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Saiba como o certificado digital eSocial funciona, seus detalhes de envio e vantagens, e como sua Software House e clientes podem explorar esse recurso!

A sua Software House com certeza tem diversas empresas como clientes. Assim sendo, tais clientes provavelmente têm obrigações fiscais para cumprir, como a emissão de notas e o eSocial, mas você sabia que existe um elemento indispensável para que eles concluam essa demanda? Estamos falando do Certificado Digital!

Essa tecnologia foi implementada como a solução autenticadora para os documentos e eventos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), pois garante agilidade e segurança a esses processos. Dentro desse universo, existem diferentes tipos de certificações, sendo um deles o Certificado Digital eSocial.

Para entender, porém, como este tipo de certificado funciona e de que maneira você pode ajudar seus clientes com essa demanda, é preciso também conhecer o que é o eSocial e seus envios e detalhes básicos. Tudo isso está contemplado neste artigo, acompanhe até o final e confira!

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O que é eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas que foi instituído a partir do Decreto nº 8373/2014 e vem sendo implementado, de forma gradual, desde de janeiro de 2018.

Essa plataforma é parte fundamental do Projeto SPED, pois centraliza, num único sistema online, a transmissão de dados e declarações obrigatórias referentes aos trabalhadores, como comunicações de vínculo empregatício, folha de pagamento, acidente de trabalho, aviso prévio, contribuições previdenciárias, FGTS e outras escriturações fiscais antes feitas em papel.

Nesse sentido, o eSocial é um grande facilitador da rotina do departamento pessoal das empresas e também das autoridades fiscais, afinal, tudo pode ser resolvido de forma remota, digitalizada, econômica e rápida, com muito menos burocracias e chances de erros.

Além disso, essa otimização dos processos beneficia os trabalhadores, pois é mais provável que o empregador cumpra com suas obrigações trabalhistas conforme às diretrizes legais em um cenário mais simples, transparente e fiscalizável.

São várias as obrigações contempladas no módulo do eSocial, tais como: CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), Folha de pagamento e GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) – confira a lista completa e atualizada dos eventos do eSocial aqui! 

Uso do certificado digital para o envio do eSocial

Como falamos no início, o Certificado Digital é a tecnologia utilizada para a identificação, autenticação e segurança dos dados e usuários dos módulos do SPED. 

Isso significa que para o seu cliente enviar os eventos do eSocial e cumprir suas obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas, ele precisará de uma certificação.

Até existem algumas exceções e casos em que o Certificado Digital não é obrigatório, como os Microempreendedores Individuais (MEI), mas a grande maioria dos acessos ao eSocial e das autenticações dos envios e declarações é feita a partir de um certificado.

Isso porque os certificados são justamente uma tecnologia de alto nível que permite a assinatura digital de documentos com segurança e validade jurídica. 

Você, como profissional de TI e Software House, pode ser quem vai orientar seu cliente sobre as certificações e, inclusive, fornecer o certificado para eles, adicionando, assim, mais valor ao seu atendimento e fontes de receita ao seu faturamento.

Quais as vantagens do Certificado Digital eSocial?

As vantagens do Certificado Digital são muitas e todas elas servem de argumento para você investir nessa tecnologia e usar ao oferecê-la aos seus clientes. A seguir, porém, condensamos as principais em três grandes vantagens, pensando em seu uso no eSocial:

Otimização em múltiplos sentidos

A certificação torna os envios do eSocial muito mais ágeis, seguros e assertivos, pois:

  • Traz as tecnologias de criptografia e reconhecimento biométrico para o processo;
  • Os envios podem ser feitos em qualquer hora, lugar ou dispositivo; 
  • O contribuinte não precisa preencher, imprimir e assinar várias guias e formulários separados; 
  • Os deslocamentos e gastos com autenticações são dispensados; 
  • Há muito menos chances de erros, falsificações e fraudes.

Economia a curto e longo prazo para os titulares

O certificado elimina os gastos com papéis, impressões, autenticações, deslocamento, correção de erros e tempo despendido com outras demandas logísticas, o que gera uma economia significativa desde o momento da aquisição da certificação.

Além disso, um único Certificado Digital terá inúmeras aplicações e usos para o seu cliente, que vão muito além do eSocial e são igualmente indispensáveis para a manutenção do negócio dele, como a emissão de documentos fiscais, por exemplo. Uma certificação é um investimento certeiro e com um altíssimo custo-benefício!

Mais segurança em tudo e para todos 

O Certificado Digital eSocial é do tipo assinatura digital, o qual é formado por um par de chaves criptográficas que garantem a autenticidade, validade jurídica e não violação das operações. 

Ou seja, a transmissão eletrônica de dados é 100% segura e muito mais confiável que as declarações em papel, assegurando que as informações da empresa e dos colaboradores do seu cliente estarão protegidas.

E a cadeia hierárquica e todo o processo de emissão das certificações também são pensados de modo a garantir um alto nível de segurança e confiabilidade.

Há um ecossistema complexo de entidades, órgãos reguladores e agentes, assim como um conjunto de tecnologias e regras aplicadas para isso.

Entenda de forma dinâmica ainda mais, sobre o eSocial e a sua relação com o certificado digital:

Certificado Digital e e-Social? | Certificado

Quem envia o eSocial?

Os contribuintes obrigados ao envio do eSocial são divididos em 4 grupos:

  • 1º Grupo: formado pelo “Grupo 2 – Entidades Empresariais” (naturezas jurídicas 201-1 a 233-0) do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1863, de 27 de dezembro de 2018, com faturamento acima de R$ 78 milhões;
  • 2º Grupo: formado pelas demais integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais” do Anexo V da IN RFB nº 1863/18, exceto os optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pe as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), e as entidades empresariais pertencentes ao 1º grupo, referidos na alínea “a”;
  • 3º grupo: formado pelos não pertencentes ao 1º, 2º e 4º grupos, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos  exceto os empregadores domésticos;
  • 4º grupo: formado pelos integrantes do “Grupo 1 – Administração Pública” e as organizações internacionais, integrantes do “Grupo 5 – Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais” do mesmo anexo da IN RFB nº 1863.

Resumindo: o guarda-chuva do eSocial é bastante abrangente e é muito provável que essa seja uma demanda de vários dos seus clientes de software. Que tal facilitar a vida deles nesse sentido e, ao mesmo tempo, beneficiar seu negócio?

Como ajudar o seu cliente?

É simples! Passando a solucionar mais essa demanda dele e oferecendo a certificação em conjunto ou em paralelo com as suas soluções de software.

Assim, ele pode contratar um serviço mais completo e resolver duas preocupações com um único fornecedor que ele já confia, ou conhecer seus produtos a partir dessa entrega e ajuda com o Certificado Digital.

Ler mais sobre Certificado Digital

Software House indicadora

Tornando-se uma Software House indicadora parceira da TecnoSpeed, você poderá ampliar o alcance e valor das suas entregas e solucionar mais essa dor dos seus clientes que precisam enviar o eSocial, sem burocracia, altos investimentos e riscos. 

Quer saber mais? Entenda como a Parceria de Indicação de Certificado Digital TecnoSpeed funciona na prática, descubra as vantagens de programas e parcerias de indicação para software houses e explore nossa proposta.

E para ir além, acompanhe neste artigo outras maneiras de inovar na sua software house e ajudar ainda mais o seu cliente!

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Certificado digital e eSocial
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Certificado digital e eSocial
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O uso do certificado digital para a autenticação e acesso do eSocial é mais uma medida ligada ao alto nível de tecnologia e preocupação com a desburocratização envolvidos na implementação desse projeto. As transações eletrônicas e o sistema que hoje substituem os formulários em papel e sistemas específicos precisavam acontecer em um processo igualmente seguro, autêntico e válido juridicamente.  Por outro lado, não poderia ser uma solução que exige muito do empregador e contribuinte, afinal o objetivo era facilitar sua rotina. E então a melhor escolha: a certificação digital como ferramenta de segurança e autenticação.
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