Muitas pessoas confundem conciliação bancária com fluxo de caixa, mas são coisas diferentes, ainda que dependentes. Entenda quais são as diferenças e veja quais as melhores práticas para executar.
Não é segredo para ninguém que um controle financeiro rígido é um dos segredos das empresas bem sucedidas, mas existem diversas práticas que devem fazer parte do controle financeiro para que ele realmente funcione, e a conciliação bancária é somente uma delas.
Com o intuito de comparar o controle interno com a conta bancária de uma empresa, a prática da conciliação ajuda nas tomadas de decisão, mantém um fluxo de caixa mais realista e permite que um negócio seja estável e tenha mais chances de sucesso.
Acompanhe a leitura para entender melhor do que se trata essa prática, qual a dimensão de sua importância e quais são as melhores diretrizes para fazê-la.
O que é conciliação bancária?
Como o próprio nome sugere, conciliação bancária é o ato de conciliar os extratos do banco e saldos de caixa com a gestão financeira de uma empresa. Com isso, é possível verificar todas as entradas e saídas e detectar possíveis divergências.
É de extrema importância que esses números batam para que as contas da empresa não saiam dos eixos, comprometendo sua saúde financeira.
Ao contrário do que muitos pensam, conciliação bancária não é a mesma coisa que fluxo de caixa, mas um acaba dependendo do outro, já que é preciso analisar o fluxo de caixa para obter os dados da conciliação bancária.
Veja no vídeo mais detalhes sobre esse assunto:
Por que a conciliação bancária é importante?
A conciliação bancária é importante por vários motivos, mas principalmente para verificar se o seu controle financeiro interno é eficaz.
Detectar inconsistências também é um ponto-chave, mas isso é apenas uma consequência, sendo que essa prática deve ser encarada como algo para validar os processos e diretrizes de controle financeiro.
Além disso, existem outras razões pelas quais a conciliação não pode ser deixada de lado. Dá uma olhada:
Mais previsibilidade
A conciliação bancária ajuda a planejar e ter previsões mais realistas, sem deixar o empresário ou gestor no escuro. Com isso, todas as receitas estarão alinhadas com seu saldo e também futuras entradas.
Saldos atualizados
É indispensável saber quanto dinheiro tem disponível para as saídas, custos e possíveis imprevistos.
Com a conciliação bancária, é possível ter acesso a esse número sempre atualizado, mas lembre-se: ele precisa estar de acordo com o que mostra o seu controle financeiro interno.
Possíveis fraudes internas
Precisamos encarar a realidade e saber que sim, infelizmente, podem acontecer fraudes internas em uma empresa. Checando os valores do controle financeiro com os do banco, nenhum centavo vai passar batido.
Fraudes ou problemas com o banco
Os bancos costumam ser instituições muito sérias e confiáveis, mas não podemos descartar a possibilidade de acontecer fraudes ou qualquer outro tipo de problema como débitos indevidos, mesmo que não seja de autoria do próprio banco.
Se os valores não estiverem batendo, é preciso investigar e identificar a raiz dessa diferença.
Fluxo de caixa mais realista
Algumas pessoas confundem fluxo de caixa com conciliação bancária, mas vale ressaltar que são coisas diferentes. Ao fazer a conciliação bancária, é possível visualizar melhor o que entra e o que sai de uma empresa e esses dados ficam mais realistas, porque passa a existir uma base de comparação.
Melhores práticas para fazer a conciliação bancária
Existem algumas formas de fazer a conciliação bancária, mas nem todas elas são recomendadas, como por exemplo as planilhas de Excel e o “bom” e velho papel.
Com o avanço dos softwares e outras soluções, ficou muito mais fácil e seguro fazer esses processos. Confira quais são as melhores práticas para fazer a conciliação bancária:
Definir um processo
Todas as entradas e saídas de uma empresa devem ser monitoradas e registradas para que não faltem dados para a conciliação bancária.
Definir um processo para isso é fundamental, e nós recomendamos que, depois de ter todos os registros de entradas e saídas em mãos, o gestor da empresa faça uma comparação desses dados internos com os dados bancários.
Por último, é preciso corrigir os erros para que as contas fiquem balanceadas. Faltou pagar algum fornecedor ou alguma conta? O cliente pagou e não houve a baixa? Tudo isso precisa estar alinhado.
Definir um período
Diferente do fluxo de caixa, a conciliação bancária não precisa ser feita diariamente. Quinzenalmente é um bom período, algumas empresas costumam fazer isso em um espaço de tempo maior, mas para isso o fluxo de caixa deve ser impecável e precisa funcionar perfeitamente.
Quanto mais tempo passar, mais difícil pode ser de reaver qualquer valor indevido nas contas de uma empresa.
Ter ajuda profissional
Para empresas recém-fundadas pode ser difícil contar com ajuda profissional para realizar tarefas contábeis, mas esse é um investimento valioso para se fazer quando possível. Administradores e contadores sabem exatamente como fazer e quais as melhores práticas de conciliação bancária, então não negligencie o trabalho desses profissionais.
Automatizar
Como falamos anteriormente, as planilhas e papéis que dependem de preenchimento manual de dados são mais propensas a divergências, justamente por ter o fator humano mais envolvido.
Automatizar processos pode parecer um desafio para muitas empresas, mas depois que as soluções são implementadas tudo fica mais fácil, rápido e a confiabilidade dos dados também aumenta.
Atenção, Desenvolvedor
Se você é desenvolvedor de software, esse é um ponto interessante para prestar atenção. O seu software tem alguma feature que facilite a vida de quem precisa fazer a conciliação bancária?
A API de pagamento da TecnoSpeed garante mais agilidade e confiabilidade ao seu cliente. É só integrar e pronto! Seu software ficará muito mais completo e o seu cliente muito mais satisfeito.
Viu como a conciliação bancária é importante? A rotina financeira de uma empresa tem muitos pontos, mas eles não podem ser ignorados se há desejo de sucesso e prosperidade.
Como você viu, o fluxo de caixa é um desses pontos, então entre aqui para saber mais sobre essa prática tão importante.