Descubra o que é gestão de contratos e como implementar essa estratégia em sua Software House para otimizar o relacionamento com clientes e sua operação!
A gestão de contratos é a administração estratégica de todos os aspectos de um contrato, desde a criação até a sua conclusão ou renovação.
É uma função essencial em qualquer empresa que lida com múltiplos clientes ou fornecedores, especialmente para Software Houses, onde os contratos delimitam o escopo, termos e expectativas entre as partes.
Em suma, uma gestão de contratos eficiente garante que as empresas cumpram especificações legais, de aquisições e de projetos, minimizando riscos e melhorando as operações comerciais.
Neste artigo, exploraremos o que envolve esse processo, sua importância, suas etapas e como uma solução de assinatura eletrônica ilimitada via API, como o PlugSign, pode simplificar o dia a dia do seu negócio. Confira!
O que são contratos?
Os contratos são acordos legalmente vinculativos entre duas ou mais partes. No contexto empresarial, são documentos fundamentais que delimitam os termos do serviço, escopo do trabalho, preços e obrigações de cada parte.
Para Software Houses, os contratos podem variar desde acordos de desenvolvimento de software, licenças e contratos de serviços, até contratos de emprego e parcerias.
Entenda o que é a gestão de contratos
Gestão de contratos refere-se ao processo de gerenciamento da criação, execução e análise de contratos para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização, enquanto reduz o risco financeiro.
Nesse sentido, uma gestão eficaz de documentos garante que os contratos sejam bem elaborados, claramente compreendidos, cumpridos e regularmente revisados para que se alinhem com o ambiente de negócios em mudança e o cenário legal.
Por que a gestão de contratos é importante?
Uma gestão eficiente de contratos é essencial por várias razões:
- Redução de riscos: Uma gestão adequada de contratos ajuda a identificar, mitigar e gerenciar riscos associados a acordos legais.
- Monitoramento de conformidade e desempenho: Isso garante que todas as partes estejam aderindo aos termos do acordo e cumprindo suas obrigações.
- Gestão de custos: Auxilia na prevenção de gastos desnecessários ao destacar ineficiências e garantir que os termos do contrato sejam otimizados financeiramente.
Quais são as 5 etapas da gestão de contratos?
Conheça as 5 etapas da gestão de contratos!
Agora que você já sabe mais sobre esse processo, vamos entender como colocá-lo em prática:
1. Pré-concepção
Esta etapa inicial envolve identificar a necessidade de um contrato e delinear seus objetivos, escopo e requisitos. Trata-se de entender o que a Software House precisa de seus clientes e o que os clientes esperam da Software House.
2. Concepção
Durante a fase de concepção, ocorre a redação real do contrato. Aqui, os termos e condições são definidos, as obrigações estabelecidas e os direitos de todas as partes delimitados. Esta etapa requer atenção cuidadosa aos detalhes para evitar ambiguidades que possam levar a disputas.
3. Nascimento
Neste ponto, o contrato é finalizado e assinado por todas as partes. Esta fase marca o início oficial do contrato e a implementação de seus termos.
4. Vigência
A fase mais longa da gestão de contratos, a vigência envolve a administração contínua e o monitoramento do contrato para garantir conformidade, gerenciar mudanças e resolver quaisquer problemas que surjam.
5. Extinção
A fase final é ou a conclusão do contrato, quando todos os termos foram cumpridos, ou o processo de renovação, caso a relação comercial continue. Esta fase envolve revisão, avaliação do sucesso do contrato e lições aprendidas para contratos futuros.
Quais são os principais desafios na gestão de contratos?
Durante o processo de gestão desses documentos, precisamos nos atentar aos problemas que podem ocorrer e ter ideias de como gerenciá-los. Acompanhe:
Gestão de mudanças durante a vigência
Gerenciar mudanças em contratos, seja devido a mudanças no ambiente comercial, avanços tecnológicos ou escopos de projeto em evolução, pode ser desafiador. Por isso, busque ter flexibilidade e entender sobre como as modificações impactam os acordos existentes.
Dificuldades na negociação
Negociar os termos dos contratos pode ser complexo, especialmente ao equilibrar os interesses de todas as partes envolvidas e encontrar uma situação que seja vantajosa para todos. Aqui, o processo demanda que as habilidades de negociação estejam afiadas para chegar a termos mutuamente benéficos.
Processos descentralizados
Sem um sistema centralizado, a gestão de contratos pode ser caótica, levando a ineficiências, obrigações perdidas e problemas de conformidade.
Use ferramentas que permitam o monitoramento em tempo real do desempenho e das condições contratuais. Conheça o PlugSign!
Com a crescente complexidade das operações empresariais e a necessidade de agilidade, os métodos tradicionais de gestão de contratos podem ser insuficientes.
É por isso que o PlugSign existe: ele é uma solução de assinatura eletrônica ilimitada que se integra via API para automatizar e simplificar todo o ciclo de vida do contrato.
Veja só como isso pode beneficiar sua Software House e seus clientes:
- Velocidade e eficiência: Com o PlugSign, você automatiza o processo de assinatura e reduz o tempo de retorno para contratos.
- Redução de custos: Também elimina a necessidade de armazenamento físico e manuseio manual de contratos, com a digitalização dos documentos.
- Conformidade e segurança: O PlugSign garante que todos os contratos sejam assinados em conformidade com as leis aplicáveis e armazenados de forma segura.
- Escalabilidade: Essa solução ainda te permite gerenciar facilmente um volume crescente de contratos, sem a necessidade de aumentar o quadro de funcionários.
Ou seja, implementar um sistema eficaz de gestão de contratos, apoiado pelo PlugSign, permite simplificar os processos, e aprimorar a satisfação do cliente e os resultados comerciais. Então, só resta uma coisa a dizer e fazer:
Ao garantir que os contratos sejam gerenciados adequadamente desde sua concepção até o término, sua Software House pode construir relacionamentos mais fortes com os clientes e fomentar uma reputação de confiabilidade e eficiência.
Não deixe que uma gestão de contratos inadequada retenha seu negócio. Descubra como o PlugSign pode transformar sua estratégia de gestão de contratos agora mesmo!
