Gestão de documentos digitais: melhores práticas para uma organização eficaz

Procurando formas de aprimorar a gestão de documentos digitais do seu negócio ou de seus clientes? Confira soluções e dicas valiosas sobre este assunto!

Você sofre com a gestão de documentos digitais ou está procurando soluções para se adaptar a esse formato e simplificar seu fluxo de trabalho? Então, este artigo é para você!

Nos próximos parágrafos, falaremos da importância e vantagens de migrar dos documentos físicos para os digitais. Além disso, trouxemos orientações para estabelecer e manter uma gestão de documentos digitais segura, eficiente e descomplicada.

Ao final, você ainda descobre uma solução que vai ajudar seus clientes nessa demanda e garantir uma nova fonte de receita para sua software house. Pronto para mergulhar no mundo do gerenciamento e organização de documentos? Vamos lá!

Afinal, o que é um documento digital?

Documento digital é um arquivo eletrônico que contém informações registradas em formato digital. Tecnicamente falando, os documentos digitais são codificados com números binários e acessados via computadores, celulares e outros dispositivos eletrônicos. 

Um documento digital pode ser criado diretamente no meio eletrônico, através de programas de texto, planilhas e outros; ou ser digitalizado em formato de arquivos PDF, DOC, CSV, JPG e mais.

A adesão desse tipo de formato cresce a cada ano, graças à expansão da Era Digital e da modernização das tecnologias de segurança, armazenamento e autenticação eletrônicas. Você sabia, por exemplo, que hoje é possível assinar documentos digitalmente com a mesma validade jurídica de uma assinatura à mão?

Assim, os documentos digitais se tornaram um modelo capaz de oferecer muitas vantagens em relação aos documentos em papel. Inúmeras pessoas e negócios estão procurando investir em soluções digitais para gestão de documentos digitais. E você deveria abrir os olhos para isso também!

Por que transformar documentos físicos em digitais?

Migrar para o digital é uma movimentação que vai muito além de uma tendência. O digital já é parte integral das nossas vidas e rotinas, e negar as suas funcionalidades e usos é praticamente impossível.

Partindo desse princípio, transformar documentos físicos em documentos digitais é um passo necessário, que vem sendo dado, inclusive, pelas autoridades públicas e governamentais. Lembra que toda a escrituração tributária e os documentos fiscais agora são eletrônicos? Pois é!

Hoje, já é possível fazer toda a organização, armazenamento e gestão de documentos de forma digital. E a adesão desse modelo eletrônico garante diversas vantagens para negócios de qualquer porte ou segmento, tais como: 

Velocidade de acesso e economia com espaço físico

Utilizar documentos digitais é o fim da papelada e daquela sala (ou salas!) de arquivo com mais e mais pastas. Documentos digitais são armazenados eletronicamente, diretamente nos dispositivos, em HDs externos ou em nuvem, e isso garante uma economia gigante de espaço físico.

Além disso, os documentos digitais podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar. No dia a dia corporativo, isso traz uma vantagem valiosa: otimização de tempo. 

E, claro: o acesso facilitado contribui com a comunicação e alinhamento dos times, a agilidade das decisões, integração dos dados e economia de esforço e dinheiro – as pessoas antes designadas para gerenciar o arquivo físico poderão desempenhar outras funções e ser úteis de outras formas.

Ou seja, mesmo no caso das empresas que ainda são pequenas e não têm uma demanda alta de armazenamento, os documentos digitais são interessantes pensando nos demais benefícios obtidos.

Pesquisa dinâmica e colaboração em tempo real

Bancos de dados digitais também facilitam o manuseio dos arquivos e documentos armazenados. Isso porque eles podem ser facilmente encontrados através de uma pesquisa de palavras-chave ou datas. 

É possível encontrar arquivos específicos com alguns cliques e em segundos – o que poderia levar horas no caso dos documentos em papel.

Outro ponto é que o digital permite acessos simultâneos, edições conjuntas e em tempo real e uma gestão eficiente e simplificada dos acessos. Todas as alterações ficam salvas automaticamente e registradas de forma nominal em um histórico. 

Essas possibilidades garantem segurança, transparência e estimulam a colaboração e a produtividade. Além de servirem como recursos para uma possível auditoria.

Economia de tempo e dinheiro

Se o armazenamento e os acessos são otimizados no digital, a consequência é uma economia de tempo e dinheiro. Só pelo fato dos documentos não existirem mais fisicamente, a demanda de papel é drasticamente reduzida, gerando uma baita economia.  

E, ainda, é possível fazer cópias ilimitadas e sem custos, e praticamente zerar os gastos com tinta de impressora, armários e pastas para armazenamento, autenticações e outros recursos indispensáveis na gestão de documentos físicos.

Sem contar o tempo economizado, como já falamos, na hora de rastrear um arquivo. Basta contar com uma boa gestão de documentos digitais para otimizar o fluxo de trabalho de toda uma organização.

Segurança na confidencialidade das informações

Não há nenhuma segurança e confidencialidade quando os documentos são impressos em uma impressora compartilhada e ficam aguardando a pessoa que os enviou buscá-los. Os papéis ficam na bandeja, ao alcance das mãos e olhos de pessoas nem sempre autorizadas a obterem determinadas informações. 

Parece algo óbvio, no entanto, acontece mais do que parece e deveria! O mesmo ocorre com relação ao acesso a salas de arquivo em que os documentos físicos ficam armazenados. Se acessado por pessoas não autorizadas, informações também podem ser comprometidas e vazadas. 

Além disso, documentos podem ser roubados, perdidos ou, simplesmente, movidos de lugar – dificultando a gestão e acessos futuros. Entretanto, tudo isso é melhor controlado na gestão de documentos digitais.

No ambiente virtual, é possível definir exatamente quais pessoas podem acessar cada arquivo e o nível de acesso disponibilizado. Também é muito mais simples cortar o acesso de algum colaborador, se necessário, e rastrear a movimentação dos colaboradores.

Proteção contra riscos físicos, químicos, ambientais e biológicos

Aderir aos documentos digitais também te livra dos riscos físicos, químicos, ambientais e biológicos que podem danificar os documentos em papel. Sim, manter um arquivo físico deixa os documentos mais importantes do seu negócio sujeitos a múltiplos danos externos.

Por exemplo: exposição solar, o calor ou variações extremas de temperatura, excesso de iluminação e umidade podem danificar os documentos. O papel pode mofar, rasgar, molhar… a tinta pode borrar ou se apagar… 

E esses são apenas alguns dos riscos ambientais e físicos que podem ocorrer. Para preveni-los, é necessário investir em meios de armazenamento de qualidade, ambientes climatizados e recursos de controle de luminosidade e umidade. 

Também existem riscos químicos, relacionados à poeira, poluição e outros elementos que podem entrar em contato com os papéis pelo ar. E biológicos, envolvendo o ataque de fungos, insetos e roedores que podem danificar ou destruir arquivos por completo.

Por fim, não podemos deixar de considerar os riscos ligados a erros humanos. Os documentos físicos podem ser molhados, sujos, amassados, rasgados, queimados, guardados de forma incorreta ou, ainda, não arquivados.

Realmente, os papéis são um formato frágil para dar conta de uma demanda tão sensível. A boa notícia é que é possível se proteger de todos esses riscos migrando para o formato e meio digital! 

Resumindo: a gestão de documentos digitais é uma prática fundamental para as empresas no contexto atual. 

É a forma mais indicada para organizar a documentação de um negócio, mantê-la segura, reduzir custos, ser ambientalmente responsável e sustentável, e garantir eficiência na localização e acesso de documentos. 

Contudo, para ter e usufruir de todas as vantagens que citamos, é preciso contar com um processo inteligente e otimizado de gestão de documentos digitais. E, como fazer isso? A gente te ajuda!

Dicas para facilitar e otimizar a gestão de documentos digitais na sua empresa de software e clientes

Confira dicas e sugestões para uma boa gestão de documentos digitais.

A seguir, você confere sugestões para implementar uma gestão de documentos digitais eficiente e otimizada, seja no seu negócio ou na empresa de seus clientes:

Defina um local e protocolos para o armazenamento

A primeira dica para uma gestão de documentos digitais de sucesso é definir os padrões do armazenamento. Onde os documentos ficarão salvos e disponíveis? Qual organização interna e protocolos serão adotados para a disposição e rastreio dos dados?

Estamos falando do modelo de armazenamento (local ou na nuvem), padrões de nomeação de arquivos, subdivisões e pastas, programação de backups e outros detalhes nesse sentido. 

Tudo isso precisa ser planejado e definido antes, bem como repassado para todos os colaboradores da empresa que lidarão e terão acesso a esse sistema. O objetivo é que todos saibam navegar pelo banco de dados digital e ajudem a mantê-lo organizado e funcional.

Use nomes curtos e autoexplicativos

A nomeação de arquivos pode até parecer um mero detalhe, mas faz toda a diferença na usabilidade e gestão. Para que ninguém fique confuso ou seja difícil localizar arquivos, a dica é sempre utilizar nomenclaturas curtas e autoexplicativas. 

Outras medidas importantes são: legendar pastas e subpastas para agilizar o rastreio de documentos; maneirar no uso de siglas e evitar caracteres especiais – eles podem prejudicar a identificação e compatibilidade dos seus arquivos.

Nomeie documentos digitais com a data invertida

Um truque para otimizar a nomeação dos seus arquivos é utilizar as datas como parâmetro identificador e classificador dos documentos. 

Inserindo a data invertida no início do nome do arquivo é possível criar uma organização cronológica ao ordenar alfabeticamente uma pasta. Então, para um arquivo da data 19 de janeiro de 2023, seu nome deve ser iniciado com 20230119.

Outra dica valiosa é incluir o número das versões em uma ordem crescente (_v2, _v3, _v4 e assim por diante), permitindo identificar rapidamente a versão mais recente e, ainda, consultar as anteriores.

Não substitua as versões antigas dos documentos

Por falar em versões, outro ponto que ajuda a otimizar a gestão de documentos digitais é manter as diferentes versões de um mesmo arquivo. Nunca se sabe quando você pode vir a precisar desses arquivos, e sem tê-los salvos é impossível voltar a consultá-los.

Desenvolva bons hábitos e organize seus arquivos em categorias

Assim como você precisa manter sua casa ou sua mesa de trabalho sempre em ordem, o mesmo vale para o banco de dados digital. A organização dos arquivos é um hábito que precisa ser desenvolvido e mantido.

Então, desde a implementação dos documentos digitais, crie processos que favoreçam a organização e os aplique, sem exceções! Assim, a gestão de documentos digitais fica mais fácil e seus arquivos ficam categorizados e seguros.

Faça backups e os mantenha atualizados

Outro ponto muito importante da gestão de documentos digitais são os backups. Eles permitem que você se proteja contra imprevistos, como bugs, perdas ou exclusões indevidas e acidentais. 

Portanto, programe e realize backups periodicamente. Além disso, é importante manter os arquivos sempre atualizados, organizando as versões antigas e arquivos inativos em subpastas e removendo os documentos que não tiverem utilidade e relevância para o negócio. 

Ah! O mesmo vale para os usuários com acesso, viu? Lembre-se de revisar as permissões de tempos em tempos e atualizá-las sempre que um colaborador for desligado ou um contrato com um cliente encerrado.

Avalie a possibilidade de conversões automatizadas

Migrar para o digital pode exigir um processo extenso e cansativo de conversão de arquivos físicos para o formato eletrônico. Principalmente em empresas com um grande volume de documentos, como escritórios de contabilidade, por exemplo, apostar em conversões automatizadas pode ser uma boa solução.

Às vezes, o investimento nesse tipo de método pode ser mais vantajoso do que os custos de tempo, dinheiro e recursos envolvidos na digitalização manual. Então, não deixe de analisar essa alternativa por aí!

Aprenda com seus erros

Mesmo com todas essas dicas, é provável que você tenha que lidar com diversos erros e crises na sua gestão de documentos digitais. É perfeitamente normal, erros acontecem mesmo quando nos preparamos para evitá-los. 

No entanto, mais importante do que tentar fugir desse tipo de situação, é encará-la e ser ágil para solucioná-la. Assim como, aprender e não deixá-la se repetir. Esse tipo de mindset vai fazer toda a diferença na sua gestão da informação, pode acreditar!

Viu só como os documentos digitais são vantajosos e, apesar de exigirem alguns cuidados, fáceis de manusear e gerir? Então, agora que você já sabe a importância e os melhores hacks da gestão de documentos digitais, é hora de colocá-la em prática.

Para isso, entretanto, é essencial ter o recurso que viabiliza o uso de documentos digitais no contexto jurídico e corporativo. Sabe do que estamos falando? Se você pensou nas assinaturas eletrônicas, pensou certo.

Para trabalhar com documentos digitais é preciso contar com um meio de autenticação compatível com esse formato. E hoje, essa autenticação é garantida pelas assinaturas eletrônicas e certificados digitais. 

Eles garantem a mobilidade que os documentos eletrônicos demandam e toda a segurança e confiabilidade que as partes envolvidas precisam. 

Então, na hora de implementar a gestão de documentos digitais na sua software house ou ajudar seus clientes a fazer isso, você precisará de uma solução de assinatura eletrônica.

E se eu te disser que você pode oferecer assinaturas eletrônicas como uma nova funcionalidade do seu sistema?

Com a API de assinatura eletrônica da TecnoSpeed, o PlugSign, você pode! E ainda garante uma nova fonte de receita para sua software house. 

Primeiro, porque todo negócio que queira uma gestão de documentos moderna e digital vai precisar desse recurso. Segundo, as assinaturas e certificados precisam ser renovados a cada 1 ou 3 anos, podendo ser uma entrada recorrente para você.

Além disso, a facilidade de poder obter uma assinatura eletrônica e assinar documentos digitais direto do seu sistema torna seu software mais valioso e indispensável. Pode ser a sua chance de cobrar mais por ele ou atrair novos públicos por conta desse diferencial.

E o retorno financeiro é apenas uma das vantagens do PlugSign! Confira todas as outras e as informações que você precisa para implementar:

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