Veja como a assinatura digital eletrônica economiza tempo em relação ao papel, reduz burocracia e acelera processos com validade jurídica.
A assinatura de documentos sempre foi uma etapa crítica dentro das empresas. Contratos, termos, aditivos e autorizações fazem parte da rotina de praticamente todos os setores.
No entanto, o processo tradicional em papel ainda impõe um custo alto: tempo. Desde a impressão até o envio, passando pelo deslocamento, pela espera de disponibilidade das partes e pelo inevitável retrabalho, algo que deveria ser simples acaba se transformando em dias, ou até semanas, de atraso.
Diante desse cenário, a tecnologia surge como aliada estratégica. Cada vez mais, empresas têm buscado alternativas digitais para reduzir a burocracia e tornar seus processos mais ágeis.
Além disso, não se trata apenas de conveniência, mas de eficiência mensurável. Estudos acadêmicos, relatórios institucionais e experiências práticas demonstram que a assinatura digital eletrônica economiza tempo, impactando diretamente a produtividade, os custos e a tomada de decisão.
Neste artigo, vamos comparar o processo tradicional de assinatura com o digital, apresentar dados concretos sobre tempo médio de execução e mostrar as vantagens da assinatura digital eletrônica. Para ilustrar a aplicação prática, trazemos também um caso real de uso com o PlugSign, solução da TecnoSpeed para assinatura eletrônica integrada via API.
Como funciona o processo tradicional de assinatura de documentos
No modelo tradicional, a assinatura de um documento envolve uma sequência de etapas que dependem fortemente de processos manuais:
- Impressão do documento.
- Conferência e ajustes físicos.
- Envio ao responsável (correio, motoboy ou deslocamento interno).
- Espera pela disponibilidade para assinatura.
- Retorno do documento assinado.
- Arquivamento físico ou digitalização posterior.
Embora pareça simples à primeira vista, esse fluxo cria gargalos importantes. O documento frequentemente fica parado em mesas, filas de aprovação ou em trânsito físico. Consequentemente, gera-se o que especialistas chamam de “tempo morto” no processo.
Para ilustrar essa realidade, um estudo acadêmico publicado na ResearchGate, intitulado “Contract Lifecycle Management: Processes and Benefits”, analisou o ciclo completo de contratos em papel, desde a criação até a assinatura final. O levantamento apontou que contratos tradicionais levam, em média, 44,09 dias para completar todo o ciclo. Esse dado evidencia que o tempo de aprovação e assinatura é tão relevante quanto o tempo de elaboração do conteúdo.
Portanto, esse dado reforça um ponto central: o problema não está apenas em redigir contratos, mas em fazer com que eles circulem e sejam assinados de forma eficiente.
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Gargalos e burocracia no modelo manual
A lentidão do processo tradicional não é uma percepção isolada. De fato, estudos na área de gestão pública e administrativa mostram que o papel cria barreiras estruturais difíceis de eliminar.
Uma pesquisa publicada pela Taylor & Francis Online, intitulada “Evaluation of the efficiency of electronic filing systems in handling records” (2025), analisou instituições governamentais que operavam com documentos físicos. Durante a investigação, o estudo identificou gargalos claros, tais como:
- Dificuldade de acesso a documentos.
- Latência de processamento (documentos aguardando ação).
- Dependência de deslocamento físico.
- Risco de extravio e retrabalho.
Segundo o levantamento, a migração para sistemas digitais reduziu o tempo de acesso a documentos entre 35% e 50%. Isso aconteceu apenas eliminando o trânsito físico e a espera por manuseio manual.
No Brasil, esses gargalos também foram amplamente documentados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Em relatórios sobre a implementação do Processo Judicial Eletrônico (PJe), o órgão aponta que a digitalização eliminou etapas como transporte físico e juntada manual. Como resultado, a tramitação de processos foi acelerada em mais de 70% em determinadas comarcas.
Esses dados ajudam a entender por que a assinatura digital eletrônica economiza tempo de forma tão significativa: ela ataca diretamente os pontos de maior ineficiência do modelo tradicional.
Como a assinatura digital eletrônica transforma esse cenário
Ao adotar a assinatura digital eletrônica, o fluxo muda completamente. O documento deixa de circular fisicamente e passa a seguir um processo digital, rastreável e automatizado.
Na prática, o fluxo se resume a: criação ou upload do documento, envio imediato para assinatura, notificação automática aos signatários, assinatura online e armazenamento seguro com validade jurídica.
Esse modelo elimina etapas intermediárias e, consequentemente, reduz drasticamente o tempo entre criação e conclusão do documento. Não há mais impressão, transporte ou espera por disponibilidade física. Como resultado, obtém-se um processo mais rápido, seguro e controlável.
Entre as vantagens da assinatura digital eletrônica, destacam-se:
- Redução significativa do tempo de assinatura.
- Menos burocracia operacional.
- Maior previsibilidade no fluxo de documentos.
- Segurança jurídica e rastreabilidade.
- Facilidade de acesso e armazenamento.
Comparativo direto: papel x assinatura digital eletrônica
Quando comparamos os dois modelos, a diferença é evidente:
Processo tradicional: média de 44 dias para conclusão do ciclo contratual, segundo estudos de CLM
Processo digital: redução de 35% a 70% no tempo, conforme pesquisas institucionais
Assinatura digital eletrônica: possibilidade de concluir todo o processo em minutos, dependendo apenas da disponibilidade das partes
Esse comparativo ajuda a entender por que tantas empresas têm migrado para soluções digitais. Afinal, a assinatura digital eletrônica economiza tempo não apenas em teoria, mas na prática diária das operações.
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Caso real: assinatura concluída em cerca de 5 minutos com o PlugSign
Além dos estudos e relatórios, a experiência prática reforça esses dados. Um exemplo concreto é o caso da Colorbrand, cliente da TecnoSpeed, que utiliza o PlugSign para assinatura eletrônica de documentos.
Segundo depoimento de Camila Maximo, da Colorbrand, o processo que antes levava vários dias foi reduzido drasticamente. Hoje, a assinatura de contratos é concluída em cerca de 5 minutos, considerando apenas a disponibilidade das partes para assinar.
Esse tipo de resultado evidencia como a tecnologia impacta diretamente o dia a dia das empresas. Em outras palavras, o que antes era um gargalo operacional transformou-se em um processo simples e ágil.
Por que a assinatura digital eletrônica economiza tempo de forma consistente
A redução de tempo não acontece por acaso. Na verdade, ela é resultado direto da eliminação de etapas desnecessárias, da automação de notificações e da centralização das informações em um ambiente digital seguro.
Quando integrada a sistemas internos por meio de API, como no caso do PlugSign, a assinatura digital eletrônica passa a fazer parte do fluxo natural da empresa. Dessa forma, não há necessidade de ferramentas paralelas ou processos manuais adicionais.
Isso explica por que a assinatura digital eletrônica economiza tempo de forma consistente e escalável, independentemente do volume de documentos processados.
Por fim, entendemos que os dados são claros: o modelo tradicional de assinatura em papel impõe um custo alto de tempo às empresas. Estudos acadêmicos, relatórios institucionais e experiências reais mostram que a digitalização reduz drasticamente esse impacto.
Ao comparar os dois cenários, fica evidente que a assinatura digital eletrônica economiza tempo, elimina gargalos e traz ganhos reais de produtividade. Além disso, as vantagens da assinatura digital eletrônica vão além da agilidade, incluindo segurança, rastreabilidade e validade jurídica.
Para empresas que lidam com contratos e documentos diariamente, investir em soluções digitais não é mais uma tendência, mas uma necessidade estratégica.
