Documento Extraviado: O que fazer e como blindar a empresa contra riscos jurídicos

Um documento extraviado pode custar milhões em multas LGPD. Guia completo para empresas evitarem riscos jurídicos e processos.

Perder um documento pode ser devastador para qualquer negócio, com multas pesadas e até processos trabalhistas. O extravio de documentos é um risco que pode afetar empresas de todos os tamanhos e setores, e a realidade é que muitos ainda ignoram a seriedade dessa questão.

Mas, e se você pudesse eliminar de vez o risco de perder documentos? Neste artigo, vamos mostrar como um documento extraviado não precisa ser mais uma preocupação. Com as soluções certas, você pode garantir que todos os seus documentos estejam seguros, acessíveis e protegidos juridicamente.

O que caracteriza o documento extraviado?

O extravio de documento, público ou privado, é a perda ou o desaparecimento de um documento que deveria estar sob a guarda ou o controle da entidade.

Esse extravio pode ocorrer por diversos motivos, como falha humana, falha no sistema de armazenamento ou até mesmo acidentes naturais, como incêndios e inundações.

Apesar de acontecer também com arquivos digitais, os documentos físicos são mais vulneráveis ao extravio.

Documento extraviado: por que é um problema tão grave?

O extravio de documentos pode gerar sérios problemas para a empresa, afetando a sua imagem perante os clientes, podendo gerar processos judiciais e consequentemente, prejuízos financeiros.

O mais grave é o extravio de documentos essenciais, como contratos, registros fiscais ou documentos trabalhistas, que podem comprometer a defesa de uma empresa em processos legais e autuações fiscais. 

A falta desses documentos pode resultar em multas, sanções e até a perda de direitos em disputas judiciais. 

Além disso, é importante lembrar que, para fins fiscais e de conformidade, a perda de documentos pode invalidar provas e comprometer a transparência exigida pela lei.

Principais consequências do documento extraviado

• Processos trabalhistas por documentos de funcionários extraviados.
• Multas fiscais por não apresentar notas e comprovantes obrigatórios.
• Penalidades da LGPD, quando o documento contém dados pessoais extraviados.
• Perda de credibilidade com clientes, investidores e parceiros.
• Impossibilidade de defesa em auditorias ou fiscalizações.

Para uma software house, a situação é ainda mais crítica: basta um documento de cliente extraviado para transformar uma relação de confiança em um passivo jurídico milionário.

Principais causas do extravio de documentos em empresas de TI

Para software houses e empresas de tecnologia, entender as causas é o primeiro passo para criar soluções blindadas. O extravio de documentos na administração pública e na iniciativa privada pode acontecer por diferentes motivos, mas alguns são mais comuns do que outros:

1. Uso de documentos manuais

Muitas empresas ainda dependem de processos baseados em papel e documentação física, criando vulnerabilidades significativas. Documentos impressos são naturalmente mais suscetíveis ao extravio, pois dependem de um espaço físico para serem armazenados e podem sofrer danos por fatores externos, como fogo, água, furto ou simples desorganização. 

Sem adequada classificação digital, ordenação sistêmica ou identificação automatizada, esses documentos se tornam de difícil localização e controle.

2. Controle de acesso falho

Essa situação acontece quando as permissões de acesso a alguns documentos não são configuradas corretamente. Para empresas de TI, isso é especialmente crítico quando:

• Múltiplos desenvolvedores acessam sistemas.
• Clientes precisam compartilhar documentos sensíveis.
• Terceirizados têm acesso temporário a informações.

3. Backup inadequado

Mesmo com as atividades internas organizadas e padronizadas, existe ainda o risco da empresa ter documentos extraviados por um agente externo. Ataques ransomware e falhas de hardware podem devastar empresas sem estratégias robustas de backup.

4. Falta de padronização

Um exemplo de padronização é estabelecer uma forma de nomear os documentos com base em data, tipo, identificação, assunto principal e setor ou responsável. Sem isso, documentos se perdem no caos organizacional.

O que fazer quando um documento é extraviado?

Ao identificar o extravio de documentos, a primeira reação deve ser agir com rapidez e transparência. Cada minuto conta.

• Mapeie o impacto: identifique qual documento foi perdido e quais processos podem ser afetados.
  

• Comunique setores responsáveis: jurídico, contábil, fiscal ou de RH precisam ser informados imediatamente.
  

• Registre a ocorrência: formalize o caso em relatórios internos e, se necessário, em boletins de ocorrência.
  

• Implemente medidas emergenciais: como resgatar cópias digitais ou solicitar segunda via.
  

• Analise responsabilidades: entenda se houve falha humana, falha de processo ou vulnerabilidade tecnológica.

Essas ações ajudam a reduzir danos imediatos, mas não eliminam o risco de penalidades.

Como evitar de forma definitiva que um documento seja extraviado?

Enquanto muitas empresas ainda confiam em arquivos físicos ou em sistemas frágeis, você pode oferecer aos seus clientes imunidade total contra o extravio de documentos.

Mas, como fazer isso? A resposta está na digitalização jurídica e segura, com ferramentas que blindam o ciclo de vida de cada documento.

PlugSign: o fim do risco de documento extraviado

Aqui entra a solução definitiva: o PlugSign, a API de assinatura eletrônica ilimitada da TecnoSpeed.

Com o PlugSign, seus clientes nunca mais precisarão lidar com o risco de extravio de documentos. A solução transforma documentos físicos em ativos digitais blindados, com validade jurídica total, eliminando de vez a possibilidade de perda ou extravio.

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Além desses recursos, o PlugSign ainda oferece funcionalidades extras que garantem segurança total: certificação ICP-Brasil, proporcionando uma validade jurídica superior ao papel; conformidade com a LGPD, garantindo proteção automática contra vazamento de dados; e uma solução white label, que permite que o crédito pela segurança documental seja totalmente da sua software house, promovendo a fidelização de clientes de longo prazo.

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