Digitalização de Documentos: o que é e todos os benefícios desse processo

Entenda o que é a digitalização de documentos e quais vantagens esse processo traz para os negócios e para a sua software house.

A digitalização de documentos é uma prática dos tempos modernos que vem sendo adotada até mesmo pelo poder público. Exemplo disso são as implementações do SPED, do eSocial e das notas e demais documentos fiscais eletrônicos.

Diante disso, é seguro dizer que os documentos digitais demonstram um novo padrão e um formato que não só é mais atual, mas também benéfico para as pessoas, os negócios e o meio ambiente.

Vamos, então, entender mais profundamente o que é a digitalização de documentos, como ela funciona, as diferenças entre documentos digitais e documentos digitalizados, e, claro, os benefícios de aderir esse processo? Acompanhe a leitura até o final!

Afinal, o que é a digitalização de documentos?

Antes de qualquer coisa, é preciso entender o conceito que estamos tratando aqui. Digitalização de documentos é o processo de passar documentos físicos para o formato digital, ou seja, torná-los arquivos eletrônicos. 

Isso pode ser feito através de aplicações ou equipamentos desenvolvidos para essa finalidade. No entanto, para garantir a autenticidade e qualidade das digitalizações é preciso mais do que um simples escaneamento. 

Uma digitalização de documentos eficiente contempla um processo de conversão, identificação e indexação dos arquivos. Além disso, a digitalização é um processo transitório para a adoção de um formato 100% digital, com documentos que já são criados no ambiente eletrônico, e são armazenados e gerenciados nesse meio.

Existe diferença entre documentos digitalizados e documentos digitais?

Sim, há diferença! Ainda que os termos sejam semelhantes, documentos digitalizados e documentos digitais não são a mesma coisa. 

Um documento digitalizado é um que foi convertido para o formato digital, mas que existia originalmente em formato físico. 

Já um documento digital é aquele que já nasce neste formato e tem sua autenticidade e validade jurídica garantidos por meio de uma assinatura eletrônica/certificado digital.

A digitalização pode ser feita simplesmente para fins de armazenamento ou compartilhamento, mas também, como já falamos, pode ser o primeiro passo para a transição para aderir uma gestão de documentos totalmente digital. 

Por que fazer a digitalização de documentos para as empresas?

Entenda agora o porquê levar a digitalização de documento para sua empresa e para seus clientes.

Agora que você já dominou a parte conceitual, que tal falarmos dos motivos para realizar a digitalização de documentos? Os principais benefícios de digitalizar documentos dentro de um negócio, incluem:

1. Menos desperdício e mais responsabilidade ambiental

A digitalização de documentos é o primeiro passo para se tornar uma empresa paperless e evitar o desperdício de papel e do dinheiro gasto com esse recurso. 

Documentos em formato digital são muito mais sustentáveis e econômicos, além de dispensarem também outras etapas e gastos, como impressões, reconhecimentos de firma e deslocamentos.

E esse é um excelente motivo para aderir à digitalização de documentos e processos. O seu bolso, o seu tempo e o planeta agradecem. 

Além de ser um diferencial competitivo, tendo em vista que é um valor que os consumidores mais têm valorizado e buscado nas marcas que contratam ou de quem compram.

2. Dispensa espaço físico para armazenamento

Quando uma empresa utiliza documentos físicos em papel, ela precisa ter um espaço dedicado para armazená-los. 

Isso, dependendo do porte da empresa ou das práticas e especificidades da organização, pode significar uma demanda de muitos metros quadrados de arquivo. 

Um grande hospital, por exemplo, pode ter milhares e milhares de registros de pacientes e históricos e arquivos médicos ao longo de seus anos de funcionamento e atendimento. E para abrigar essa papelada, pode precisar de diversas salas, uma ala ou um prédio inteiro.

No entanto, a partir da digitalização de documentos, essa questão é completamente resolvida ou, ao menos, simplificada. Os documentos são armazenados digitalmente, em dispositivos eletrônicos, HDs e/ou em nuvem.

E isso ajuda a liberar espaço na sede da instituição e dá a oportunidade desses ambientes de armazenamento serem melhor aproveitados. Sem contar a economia e a facilidade de acesso e gestão, que falaremos mais adiante.

3. Mobilidade e controle sobre os documentos

Arquivos em papel são fáceis de serem perdidos ou guardados no lugar errado e, no fim das contas, isso diminui o controle sobre os documentos e as informações sensíveis de uma empresa. 

Mais uma vez, a digitalização se apresenta como uma solução, pois garante uma organização muito mais eficiente, muitas vezes automatizada. Além disso, as ações são facilmente rastreáveis e o acesso pode ser feito de forma muito mais flexível. 

Se estivermos falando de um armazenamento em nuvem, por exemplo, há uma mobilidade completa, com os documentos podendo ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar e dispositivo. 

Qual o resultado de tudo isso? Muito mais controle e eficiência na gestão desses documentos e diversas consequências benéficas derivadas dessa otimização.

4. Menos tempo perdido e mais produtividade

Com uma gestão facilitada, organizada e móvel, gerada a partir da digitalização de documentos, as equipes ganham tempo e produtividade. 

Os arquivos são encontrados em apenas alguns segundos e cliques, o acesso é remoto e as informações se tornam muito mais atualizadas, seguras e confiáveis. 

E mais: processos – burocracias, obrigações legais e até fechamentos de vendas – podem ser concluídos com agilidade e eficiência.

5. Facilidade e integração para toda a empresa

A digitalização de documentos otimiza a gestão da informação e ajuda os diferentes setores da organização a realizarem suas tarefas da melhor forma. Isso porque o formato digital é prático e acessível – com um controle eficiente dos acessos.

Isso, além de facilitar a rotina dos profissionais e times, promove a comunicação e integração entre departamentos e processos. Assim, todas as esferas são beneficiadas: dos colaboradores ao atendimento ao público; do dia a dia aos resultados da empresa.

6. Mais segurança contra acessos indevidos e desastres

Os documentos em papel estão sujeitos a danos físicos, como incêndios, inundações, pragas, umidade e demais possíveis interferências externas e desastres. O que não ocorre na mesma escala com os documentos digitalizados e digitais, que normalmente são armazenados em nuvem e/ou backups, e podem ser recuperados.

Além disso, a digitalização de documentos permite a implementação de senhas, tecnologias de autenticação e criptografia para proteger as informações e arquivos de acessos indevidos e garantir sua confiabilidade e integridade.

7. Armazenamento, preservação e compliance

Além de mais seguros, documentos eletrônicos são muito mais fáceis de armazenar e preservar. A organização e atualizações podem ser automatizadas; o cumprimento das regulações relacionadas à privacidade, tratamento de dados e guarda de documentos é otimizado. 

E, assim, a garantia do compliance, o enfrentamento de uma auditoria e a prevenção de sanções e prejuízos se tornam menos complicados. Um benefício valiosíssimo para qualquer negócio!

8. Otimização da tomada de decisão

Por fim, a digitalização de documentos, também auxilia na organização estratégica da empresa. O acesso à informação é ágil e os dados são mais confiáveis e precisos, por todos os motivos que já citamos anteriormente, e isso torna as decisões igualmente rápidas e assertivas. 

Desse modo, investimentos, lançamentos, mudanças e qualquer outro tipo de movimentação estratégica é otimizada. O que ajuda a empresa a evoluir e crescer de forma sustentável.

Não restam dúvidas de que a digitalização de documentos e, em seguida, a migração para os documentos digitais são uma boa ideia. Indispensável para negócios de sucesso, ousaremos dizer. Se você se convenceu, nós podemos continuar te guiando nesse processo:

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