A assinatura eletrônica é uma tecnologia indispensável da atualidade. Venha dominar o funcionamento desse recurso com a ajuda do time TecnoSpeed.
A tecnologia nunca para de evoluir e nós temos vivido, nos últimos anos, a era dos documentos digitais, reparou? Tivemos a migração das notas e documentos fiscais para o formato eletrônico, o lançamento da Carteira Digital de Trânsito, do e-Título… e, mais recentemente, a implantação da CIN – Carteira de Identificação Nacional.
Intermediando todas essas versões online de documentos está a tecnologia de assinatura eletrônica. Você conhece todas as possibilidades e regulamentações de assinar documentos digitalmente?
Neste artigo, reunimos as dúvidas mais comuns e os conceitos mais importantes sobre esse tema. Então, continue a leitura para se inteirar desse universo e descobrir como aproveitar as oportunidades que esse tipo de assinatura pode trazer para sua Software House!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um recurso tecnológico que permite autenticar documentos em meio digital. No Brasil esse tipo de assinaturas é válida e reconhecida legalmente, a partir das diretrizes da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. No entanto, existem diferentes modelos, regras e aplicações para essa categoria de assinatura.
Por que a modalidade eletrônica vem ganhando espaço no meio corporativo e empresarial?
Vivemos em um mundo globalizado, onde as barreiras físicas foram superadas a partir da conexão à internet e do meio digital. É claro que essa mudança de paradigma trouxe consequências para a vida das pessoas e a realidade dos negócios.
A velocidade se tornou palavra de ordem e a praticidade e a eficiência diferenciais valiosos. Nesse contexto, fica fácil entender a ascensão das assinaturas eletrônicas, não é mesmo?
Elas vão de encontro com as necessidades do mundo corporativo e do consumidor moderno, reduzindo as burocracias e potencializando o alcance, a segurança e a produtividade dos negócios. Não demorou muito para elas se tornarem indispensáveis.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
A diferença é principalmente terminológica. Assinatura eletrônica é um “termo guarda-chuva”, que abriga as mais diversas formas de autenticação digital: as assinaturas manuscritas digitalizadas, as assinaturas online simples e também as assinaturas mais avançadas e reguladas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
Já quando falamos em assinatura digital, estamos tratando de um modelo específico de assinatura eletrônica, um que está ligado aos chamados certificados digitais. Ele conta com recursos robustos de identificação e criptografia para garantir a autenticidade e integridade da operação, e por isso concede validade jurídica aos documentos.
Ou seja, toda assinatura digital é também uma assinatura eletrônica; mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.
Como funciona uma assinatura eletrônica, na prática?
Saiba como funciona uma assinatura eletrônica, na prática! (Fonte: Freepik)
Existem diferentes tipos de assinatura eletrônica e, portanto, o funcionamento pode funcionar entre cada modelo. No entanto, na prática, e de forma geral, esse tipo de assinatura envolve as etapas de:
- Verificação da identidade do signatário (via senha, código de verificação ou biometria);
- Autenticação do documento (adição ou confirmação da assinatura); e
- Aplicação marcação digital que representa a assinatura (imagem, certificado digital ou outro identificador).
Depois disso, o documento é considerado assinado e pode ser compartilhado ou armazenado de forma segura em nuvem.
Quais são os tipos?
A legislação estabelece três tipos ou níveis de assinatura eletrônica:
Assinatura eletrônica simples
A assinatura simples é aquela que permite identificar quem está assinando e anexa ou associa seus dados a outros dados em formato eletrônico. Por envolver métodos comuns de verificação, como e-mail ou envio de senha por telefone, são menos seguras e não são recomendadas para autenticar operações mais complexas e sensíveis.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura avançada é aquela realizada a partir de certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica — é o caso da assinatura GOV.BR. O modelo pode possuir validade jurídica desde que seja admitido pelas partes ou pessoa a quem for oposto o documento.
Assinatura eletrônica qualificada
A assinatura qualificada é aquela que é realizada através de um certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Portanto, aqui temos as assinaturas digitais vinculadas à ICP-Brasil e os documentos autenticados com este modelo de assinatura são válidos para todos os fins legais.
Até onde vai à validade jurídica da assinatura eletrônica?
Como falamos, a validade jurídica da assinatura eletrônica pode depender do tipo de assinatura utilizado e também do acordo entre as partes assinantes. De forma geral, no entanto, as assinaturas eletrônicas podem, sim, ter o mesmo valor jurídico das tradicionais assinaturas a mão.
Como é feita a gestão de documentos em plataformas de assinatura eletrônica?
A gestão de documentos é beneficiada pela assinatura eletrônica e a digitalização da papelada corporativa. Tudo pode ser acessado com alguns cliques, de diferentes origens e dispositivos; o armazenamento não envolve papel ou espaço físico, e fica muito menos sujeito a acessos indevidos, roubos, perdas e danos acidentais e ambientais.
Além disso, os acessos e movimentações são rastreáveis; a logística de assinaturas se torna muito mais rápida, simples e efetiva; e todo o processo de gestão fica mais econômico, fácil e eficiente.
O que garante a segurança?
A segurança desse tipo de assinatura está ligada a diferentes recursos tecnológicos e também ao processo de sua emissão. No caso dos modelos mais avançados, é bastante comum que algoritmos, autenticações de dois fatores, selos temporais, criptografia e métodos de captura e leitura biométrica sejam implementados e utilizados para garantir a confiabilidade e segurança da assinatura.
Em quais tipos de documentos a assinatura eletrônica pode ser aplicada?
A assinatura eletrônica pode ser utilizada para assinar contratos, atestados e prescrições médicas, laudos, procurações, processos, relatórios, termos de uso, ordens de pagamento, notas, declarações tributárias, folhas de pagamento, rescisões e muito mais!
Do varejo à indústria, do microempreendedor à multinacional, do e-commerce à SaaS… a assinatura eletrônica é útil e vantajosa para os mais diversos nichos, demandas e documentos.
E agora que você já entendeu as principais dúvidas da assinatura eletrônica, que tal oferecer essa funcionalidade da tela do seu ERP para seus clientes e ainda aumentar o faturamento da sua Software House?
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