Aprenda o que é o Registro 1400 SPED Fiscal, quem deve enviar e como evitar erros na escrituração fiscal digital.
A Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI (EFD ICMS/IPI) é uma das obrigações acessórias mais importantes para empresas que precisam manter a conformidade fiscal no Brasil. Dentro dela, um dos registros que mais gera dúvidas é o Registro 1400 SPED Fiscal, também chamado de Registro 1400: Informação sobre Valores Agregados.
Esse registro foi criado para fornecer informações que permitem calcular o Valor Adicionado (VA) por município, o indicador que serve de base para o Índice de Participação dos Municípios (IPM), determinando a parcela do ICMS que cada município tem direito a receber. Preencher o Registro 1400 de forma correta é fundamental não apenas para evitar autuações, mas também para garantir que o município onde a empresa atua receba recursos importantes para financiar saúde, educação, infraestrutura e outros serviços públicos.
Ao longo deste artigo, você vai entender o que é o Registro 1400 do SPED Fiscal, para que ele serve na prática, quais empresas devem preenchê-lo, como completar corretamente seus campos e verá um exemplo prático de escrituração. Além disso, responderemos às dúvidas mais comuns em um FAQ exclusivo.
O que é o Registro 1400 SPED Fiscal
O Registro 1400 SPED Fiscal de Informação Sobre Valores Agregados é um bloco da EFD ICMS/IPI que tem como objetivo informar dados necessários para o cálculo do Valor Adicionado (VA) por município. Esses dados são fundamentais para subsidiar o cálculo do Índice de Participação dos Municípios (IPM), que define quanto cada município receberá da cota-parte de 25% do ICMS arrecadado pelo Estado.
Em termos simples, é por meio das informações declaradas no Registro 1400 no SPED Fiscal que o Estado identifica a riqueza gerada em cada município, permitindo uma distribuição mais justa da arrecadação do ICMS.
Importante: o Registro 1400 SPED Fiscal deve ser apresentado somente se a Unidade Federada do contribuinte assim exigir ou se o contribuinte possuir inscrição de substituto tributário, portanto deve ser consultado a legislação estadual onde a empresa está cadastrada e verificar se exige o envio desse registro no arquivo SPED.
Para que serve esse registro na prática
O Registro 1400 SPED Fiscal é utilizado para calcular o Valor Adicionado (VA), métrica essencial para medir a riqueza produzida em cada município. O VA serve de base para o cálculo do Índice de Participação dos Municípios (IPM), que define o percentual que cada município receberá da arrecadação do ICMS.
Além de ser uma obrigação fiscal, a escrituração correta do Registro 1400 SPED Fiscal garante que o município onde a empresa atua receba sua parte justa do ICMS. Essa transferência de recursos é essencial para financiar serviços públicos como saúde, educação e infraestrutura.
Quando a empresa preenche o registro incorretamente, pode reduzir a participação do município no ICMS, impactando diretamente a receita local e os investimentos públicos.
Quem deve preencher o Registro 1400 SPED Fiscal
O preenchimento do Registro 1400 SPED Fiscal é obrigatório para contribuintes definidos pelas Secretarias de Fazenda Estaduais (SEFAZ). Em geral, devem preencher:
- Empresas que adquirem diretamente de produtores produtos agrícolas, pastoris, extrativos minerais, pescados ou outros produtos agropecuários;
- Empresas que emitem documentos fiscais de entrada de produção própria (produtos agrícolas, pastoris, extrativos minerais, pescados etc.);
- Empresas de transporte intermunicipal e interestadual;
- Empresas de telecomunicação e comunicação;
- Distribuidoras de energia elétrica;
- Serviços de utilidade pública, como a distribuição de água;
- Estabelecimentos com inscrição centralizada;
- Outros casos definidos pela legislação da unidade federada que influenciam no cálculo do Valor Adicionado.
Cada Secretaria da Fazenda pode definir regras adicionais ou exceções, por isso é essencial acompanhar a legislação estadual vigente.
Quais são os campos do Registro 1400
O Registro 1400 SPED Fiscal exige o preenchimento de informações detalhadas sobre operações e serviços que impactam o Valor Adicionado, sendo eles:
Estes campos são detalhados no Guia Prático EFD-ICMS/IPI, disponível no Portal do Sped. E a forma de preencher o Município de origem/destino varia conforme o segmento:
- Agronegócio e extrativismo: município de onde vieram os produtos adquiridos de pessoa física ou jurídica não inscrita na SEFAZ.
- Produção própria: município de origem ou destino da produção.
- Transporte intermunicipal ou interestadual: município onde teve início a prestação do serviço.
- Telecomunicações e comunicação: município onde ocorreu a prestação do serviço.
- Energia elétrica: município onde ocorreu o fornecimento.
- Distribuição de água: município onde ocorreu a distribuição.
Antes de preencher, é recomendável verificar as instruções publicadas pela Secretaria de Fazenda da unidade federada, pois podem haver dados e cálculos adicionais ou orientações específicas.
Exemplo prático de escrituração do Registro 1400 SPED Fiscal
Imagine uma empresa distribuidora de energia elétrica que forneceu energia no município de Belo Horizonte (código IBGE 3106200), com valor mensal de R$ 80.000,00 para esse município.
A escrituração no Registro 1400 SPED Fiscal ficaria assim:
REG|COD_ITEM_IPM|MUN|VALOR
1400|ENERGIA001|3106200|80000,00
-
- COD_ITEM_IPM: código definido pela tabela da unidade federada (ex.: ENERGIA001).
- MUN: código do município (ex.: 3106200 para Belo Horizonte).
- VALOR: total mensal correspondente ao município (R$ 80.000,00).
Essas informações serão usadas pela Secretaria da Fazenda para calcular o Valor Adicionado de Belo Horizonte, impactando diretamente o repasse de ICMS para o município.
FAQ – Dúvidas frequentes
Todas as Unidades Federadas (UFs) obrigam a gerar o Registro 1400 SPED Fiscal?
Não. Nem todas as UFs exigem o preenchimento do Registro 1400 SPED Fiscal.
A obrigatoriedade depende da legislação de cada estado e pode variar conforme o setor de atuação da empresa. Algumas Secretarias da Fazenda determinam que apenas determinados contribuintes — como distribuidoras de energia, empresas de telecomunicações, transportadoras ou estabelecimentos com inscrição centralizada — precisem enviar o registro.
Por isso, é fundamental verificar a legislação específica da UF onde a empresa está estabelecida ou onde possui inscrição de substituto tributário. Normalmente, essa informação é publicada em portarias, instruções normativas ou manuais da SEFAZ estadual.
As regras para preenchimento do município são iguais em todas as UFs?
Não. As regras de preenchimento do campo “MUN” (código do município de origem ou destino) podem variar entre as UFs.
O layout do Registro 1400 SPED Fiscal é padronizado pelo Ajuste SINIEF, mas cada estado pode definir instruções complementares sobre:
- Qual município deve ser informado em determinadas operações;
- Como considerar serviços prestados em mais de um município;
- Situações específicas para setores como telecomunicações, energia elétrica ou transporte.
Sempre consulte a Secretaria da Fazenda do seu estado para confirmar as regras aplicáveis antes de enviar a EFD ICMS/IPI.
O que acontece se eu não informar o Registro 1400 SPED Fiscal quando minha UF exige?
Se a legislação da sua UF exigir o Registro 1400 SPED Fiscal e ele não for apresentado corretamente, a empresa pode ser autuada e sofrer penalidades previstas na legislação estadual.
Além de multas, a falta de informação pode afetar o cálculo do Índice de Participação dos Municípios (IPM), prejudicando o município onde a empresa atua. Em alguns casos, a Secretaria da Fazenda pode notificar o contribuinte para corrigir ou complementar as informações prestadas.
Como identificar o código correto do município para preencher o campo MUN?
O campo MUN deve ser preenchido com o código do município conforme a Tabela de Municípios do IBGE ou conforme a tabela de códigos divulgada pela Secretaria da Fazenda da sua UF.
A recomendação é:
- Verificar a tabela oficial de municípios do IBGE.
- Consultar o manual ou legislação da SEFAZ estadual, pois algumas UFs publicam tabelas específicas para o SPED Fiscal.
- Conferir se há atualização anual dos códigos, pois podem ocorrer mudanças de nomes ou desmembramentos de municípios.
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