Com dúvidas sobre qual a melhor forma de realizar o armazenamento de documentos físicos e digitais? Neste artigo, explicamos tudo sobre essa demanda!
A gestão e armazenamento de documentos é parte da rotina de qualquer empresa, empresário ou pessoa e, ao mesmo tempo, é um processo que não raramente envolve perdas, esquecimentos e outros desafios e dificuldades.
No entanto, é importantíssimo encontrar ferramentas e formas de minimizar esse tipo de situação, considerando a sensibilidade das informações envolvidas e a segurança da organização como um todo.
Vamos, então, conhecer mais a fundo essa demanda, porque ela não pode ser negligenciada e quais as melhores soluções para você armazenar seus documentos físicos e digitais por aí ou ajudar seus clientes nessa missão? É só continuar a leitura até o final!
A importância da organização de documentos para sua empresa
Saiba tudo sobre o armazenamento físico e digital de documentos
Cuidar bem da documentação de um negócio parece algo óbvio, mas ainda existem muitas organizações que têm dificuldade ou não dão a devida atenção a esse processo. Entretanto, a gestão e armazenamento de documentos é essencial pensando em:
Agilidade dos processos
Com os documentos organizados e bem guardados fica muito mais fácil dar conta de processos que os envolvem, como relatórios, auditorias, consultas, declarações e conciliações, por exemplo.
A organização é o que vai garantir a acessibilidade das informações, a fluidez dos processos e a precisão na comunicação, monitoramento e tomada de decisões.
Por outro lado, sem um armazenamento de documentos seguro e organizado, diversas rotinas se tornam mais lentas e menos eficientes e confiáveis.
Segurança das informações
Por falar em segurança, essa é outra questão que explica a demanda de organização e armazenamento de documentos dentro de um negócio.
Sem ferramentas e processos de guarda adequados ao volume de dados, à hierarquia e rotina da empresa, muitas informações sensíveis da sua operação podem ficar vulneráveis a invasões, roubos, vazamentos, perdas e danos.
Economia
Armazenar documentos corretamente também pode gerar economia para a empresa, afinal, são menores as chances de prejuízos relacionados a perdas, descumprimento de obrigações no prazo e problemas com o Fisco e outras autoridades governamentais e jurídicas.
Além disso, quando a guarda é eficaz e gerenciada de perto é possível otimizar significativamente os custos com impressão, papel e espaço de armazenamento físico ou em nuvem para os arquivos.
Sem contar, ainda, com a economia de tempo e a produtividade que a organização das informações traz à rotina dos colaboradores.
Segurança jurídica
Por fim, a organização dos documentos é importante para a manutenção da segurança jurídica do negócio, do cumprimento e adequação a todas as demandas obrigatórias legais e da estabilidade diante de investidores, outros stakeholders e do mercado como um todo.
Onde guardar os documentos físicos?
Depois de entender a importância da organização e do armazenamento de documentos, vamos partir para a parte prática? A seguir, listamos soluções e dicas para você armazenar seus documentos em papel com qualidade, organização e segurança:
Pastas
A organização de documentos físicos em pastas é uma ótima solução para quem procura um método simples, barato e adequado para um volume não muito grande de papéis. Aqui, vale a pena investir em uma organização em categorias, datas e ordem alfabética/numérica para facilitar a manutenção e consulta dos arquivos.
Armários
Uma evolução da organização de documentos em pastas é o armazenamento em armários, considerando uma quantidade mais elevada de papéis e dados que precisam ser mantidos em segurança e consultados quando necessário.
Aqui, por conta da proporção maior, a categorização e padronização é ainda mais essencial. E também, é fundamental manter as condições de preservação dos arquivos, sejam eles em papel ou mídia, como controle de temperatura, umidade e outros meios de deterioração.
Self Storage
Outra alternativa para quem busca um sistema de armazenamento de documentos, mas não possui espaço físico próprio disponível é alugar um self storage, que são unidades de armazenamento externas.
A vantagem é que o tamanho da box pode ser definido conforme a quantidade de documentos que precisam ser mantidos e que esse tipo de serviço oferece acesso livre e privacidade aos clientes, além de sistemas de câmera, portaria e segurança 24h por dia.
E os documentos digitais, como guardar com segurança?
E quando o assunto é armazenamento digital de documentos, armazenamento em nuvem e outras tecnologias e sistemas nesse sentido? Aqui estão nossas três indicações para você:
Google Drive
A primeira plataforma é o famoso Google Drive, o sistema de armazenamento de arquivos digitais em nuvem do Google.
Nele, é possível guardar, compartilhar, categorizar, editar e gerenciar diferentes tipos de dados e contratar um plano de armazenamento de acordo com a sua demanda de espaço.
O Drive também possui mecanismos de salvamento automático, controle de acesso, busca e organização que auxiliam na gestão da informação e arquivos.
Drop Box
O Drop Box também pode funcionar como o seu repositório digital, em um funcionamento bastante similar ao Google Drive, oferecendo um acesso facilitado, uma usabilidade versátil e intuitiva, e diversos recursos de organização, controle de acesso e gestão.
PlugSign
Fechando essa lista, não poderíamos deixar de te apresentar a nossa solução para essa demanda tão importante, não é mesmo?
O PlugSign não é uma simples ferramenta de armazenamento de documentos digitais, mas uma aplicação completa de assinatura eletrônica ilimitada e pensada para software houses e seus clientes.
Com ela, é possível contar com o que há de mais recente em termos de tecnologia de autenticação digital e economizar (e muito!) ao zerar ou, ao menos, reduzir significativamente as demandas de papel, transporte de documentos, espaços físicos de armazenamento e outros recursos geralmente envolvidos.
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