Como assinar documentos pelo WhatsApp? Veja o passo a passo!

Descubra como assinar documentos pelo WhatsApp de forma prática e segura! Veja o passo a passo para utilizar assinatura online e facilitar processos.

Assinar documentos pelo WhatsApp já é uma realidade e uma possibilidade que vem de encontro com as múltiplas funções do mensageiro dentro do contexto corporativo. 

Pense em utilizá-lo não só como ferramenta de comunicação, fidelização, marketing e vendas, mas também como plataforma de assinatura e envio de documentos eletrônicos. Parece interessante? E é mesmo!

O WhatsApp Business e a API de WhatsApp têm diversas vantagens e funcionalidades a oferecer para as empresas e empresários, e se você ainda não tem esse tipo de solução integrada ao seu software, está deixando uma bela oportunidade passar.

Quer saber como assinar documentos pelo WhatsApp e entender como isso funciona? Então, é só continuar a leitura até o final que a gente te explica tudo a respeito!

Utilize o WhatsApp para impulsionar seu negócio

Segundo dados da Statista, o WhatsApp soma mais de 146 milhões de usuários ativos no Brasil. De acordo com o levantamento Digital 2022, da Hootsuite, 96,4% dos brasileiros utilizam o aplicativo.

Ou seja, é inegável que o WhatsApp conquistou muito espaço na rotina das pessoas e, consequentemente, dos profissionais e negócios. Neste caso, a praticidade do aplicativo superou sua informalidade e a própria plataforma se adaptou a essa demanda.

Além disso, o WhatsApp Business trouxe novos recursos para empresas, permitindo a troca de contratos, recibos e outros documentos diretamente pelo chat.

Isso mesmo: o WhatsApp Business, que é a versão corporativa e comercial do “zap”, foi criado a partir de uma pesquisa solicitada pela equipe do WhatsApp que constatou que o app já estava sendo utilizado por muitos empreendedores e pequenos negócios.

De 2018 (ano de lançamento da versão) para cá, o WhatsApp Business vem demonstrando todo o seu potencial como uma ferramenta essencial para marcas contatarem, venderem,  se relacionarem e se conectarem com seus clientes, oferecendo uma experiência próxima, descomplicada e diferenciada.

Assinar documentos pelo WhatsApp: é possível?

O WhatsApp se tornou um dos principais canais de comunicação no Brasil, sendo amplamente utilizado para o envio de documentos e fechamento de negócios. Mas será que é possível assinar documentos pelo WhatsApp de forma segura e eficiente?

A resposta é sim, mas com uma ressalva importante: o WhatsApp é apenas o meio de contato e envio do documento, mas quem garante a autenticação e validade da assinatura é a plataforma de assinatura eletrônica utilizada.

Ou seja, para que o processo seja seguro e juridicamente válido, a assinatura deve ser feita através de ferramentas especializadas, como o PlugSign. Essas plataformas oferecem autenticação, rastreabilidade e integridade do documento, garantindo que a assinatura tenha valor legal.

Assinatura via WhatsApp tem validade jurídica?

A validade jurídica de uma assinatura feita via WhatsApp depende do tipo de assinatura utilizada. O simples envio de uma assinatura manuscrita digitalizada não garante autenticidade legal, pois não há um mecanismo formal de verificação da identidade do signatário.

Para que um documento assinado pelo WhatsApp tenha validade jurídica, ele deve ser assinado digitalmente em uma plataforma reconhecida e que cumpra os requisitos legais da Medida Provisória 2.200-2/2001, que regulamenta as assinaturas eletrônicas no Brasil.

Quais tipos de assinatura são válidos legalmente?

• Assinatura digital com certificado ICP-Brasil – possui validade jurídica plena e é a opção mais segura.
• Assinatura via Gov.br (níveis prata ou ouro) – reconhecida oficialmente pelo governo e válida para diversos documentos.
• Assinaturas eletrônicas com autenticação segura – plataformas como PlugSign oferecem autenticação por e-mail, SMS e biometria para garantir a identidade do signatário.

O que não tem validade jurídica?

• Enviar uma assinatura manuscrita em uma foto ou PDF sem autenticação digital.
• Apenas digitar o nome no documento sem autenticação formal.
• Assinar um documento sem rastreamento de identidade e verificação de integridade.

Como assinar documentos pelo WhatsApp? [Passo a Passo]

Explicando na prática como funciona a assinatura de documentos através do WhatsApp, o que acontece é: 

1. O autor/gerador do documento gera e envia o documento em um link pelo WhatsApp;
2. O link direcionará o destinatário para uma plataforma de assinatura eletrônica;
3. A plataforma, por sua vez, permitirá a assinatura do documento em questão com apenas alguns cliques, ou melhor, toques.
4. E pronto! O documento estará assinado eletronicamente via WhatsApp.

Para tornar o processo ainda mais eficiente, a assinatura digital pode ser automatizada e integrada ao software de gestão (ERP) do autor ou gerador do contrato. Dessa forma, a assinatura se torna uma verdadeira solução empresarial, e não apenas uma etapa isolada onde o documento é enviado manualmente pelo WhatsApp.

Como assinar documentos pelo Whatsapp pode gerar mais vendas?

O impacto disso para os negócios é um aumento das chances dos signatários concluírem a assinatura dos documentos e fazerem isso cada vez mais rápido, graças à praticidade e amplo uso do WhatsApp.

Nem todos os clientes têm acesso ou costume de utilizar o e-mail em seus negócios e negociações, o que representa mais possibilidade e alcance para a sua software house e os seus clientes e parceiros.

Em outras palavras, a assinatura de documentos via WhatsApp pode render mais vendas, mais conversões, mais produtividade e muita otimização para as negociações do seu sistema e das empresas que o utilizam.

Levar a assinatura para o WhatsApp é sobre desburocratização e mobilidade, aspectos que só trazem vantagens, desde que a segurança seja assegurada ou mantida.

Vantagens de assinar documentos online pelo WhatsApp

Além da vantagem apresentada no tópico anterior, a assinatura de documentos pelo Whatsapp pode garantir outros benefícios importantes:

• Agilidade e praticidade: possibilidade de assinar de qualquer lugar, pelo celular ou computador.
• Segurança e validade jurídica: desde que seja feita por plataformas confiáveis.
• Economia de tempo e dinheiro: elimina gastos com impressões e deslocamentos.
• Acessibilidade: facilita assinaturas para clientes e parceiros à distância.

Assinar documentos pelo WhatsApp é seguro?

Por falar em segurança, precisamos reforçar: assinar documentos pelo WhatsApp é, sim, um processo seguro. 

Como falamos, a assinatura é concluída por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica, que normalmente conta com diversos recursos de tecnologia – como criptografia, marcadores de tempo, chaves de identificação, certificados digitais, entre outros – para garantir a segurança, confiabilidade e validade jurídica da autenticação.

Assim, você, seus clientes, os clientes deles e demais envolvidos podem ficar tranquilos e apenas aproveitar a facilidade desse tipo de solução!

Permita que seus clientes enviem documentos pelo WhatsApp direto do seu sistema

Quer levar mais esse recurso para o seu sistema e deixar o portfólio da sua software house ainda mais completo e atrativo? Conheça o PlugSign! 

O PlugSign é a API de assinatura eletrônica da TecnoSpeed. Ela é fácil de integrar ao seu ERP e, depois disso, seus clientes terão assinaturas ilimitadas, com 100% de validade jurídica e conformidade com todas as legislações atuais, e poderão assinar documentos pelo WhatsApp e qualquer outra plataforma que quiserem!

E mais:

• Sem gastos e desperdício de papel;
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