Nota Orientativa nº 01/2025 esclarece as regras sobre o uso de EFD-Reinf certificado digital para empresas, pessoas físicas e órgãos públicos. Confira os detalhes!
Em 27 de agosto de 2025, a Receita Federal publicou a Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025, trazendo novas diretrizes sobre o uso de EFD-Reinf certificado digital na transmissão da EFD-Reinf. O documento esclarece, em detalhes, quais certificados são aceitos para diferentes tipos de contribuintes, incluindo pessoas físicas, jurídicas e órgãos públicos.
Neste artigo, vamos destacar os principais pontos da nota e explicar como se adequar às novas exigências, especialmente no que diz respeito ao uso de certificados digitais na EFD-Reinf.
EFD-Reinf certificado digital
Principais pontos da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025
A Nota Orientativa nº 01/2025 tem como objetivo padronizar e reforçar as regras sobre os certificados digitais permitidos na EFD-Reinf. O documento traz um quadro detalhado com as combinações válidas entre tipo de contribuinte e certificados autorizados, como:
- e-CPF do próprio declarante (pessoa física);
- e-CNPJ da matriz da empresa (pessoa jurídica);
- Certificados dos procuradores eletrônicos;
- Certificados de representantes legais;
- Situações específicas para órgãos da Administração Pública Federal.
Essas orientações visam garantir segurança jurídica, padronização e clareza no envio dos eventos da EFD-Reinf, um dos módulos do SPED voltado à escrituração de retenções e informações fiscais.
EFD-Reinf Certificado Digital
A EFD-Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais é uma obrigação acessória do SPED, que exige o uso de certificado digital para assinatura e envio dos arquivos. De acordo com as novas diretrizes da Receita Federal, o tipo de certificado digital aceito varia conforme o perfil do contribuinte, como pessoas físicas, jurídicas ou órgãos públicos.
A EFD-Reinf deve ser transmitida mensalmente e é obrigatória para:
- Pessoas jurídicas que realizam retenção de INSS, PIS/COFINS, IRRF, entre outros impostos;
- Produtores rurais que prestam serviços com retenção de impostos;
- Entidades desportivas e outras organizações que possuam retenções fiscais;
- Órgãos públicos, entidades públicas e demais entidades obrigadas pela legislação.
A transmissão dos dados é feita por meio do ambiente nacional do SPED, sendo necessário o uso de certificado digital para garantir a segurança e validade jurídica das informações enviadas.
Por tanto a Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025 traz regras mais claras sobre os certificados digitais exigidos para a transmissão de informações fiscais, o que facilita a conformidade com a Receita Federal e reduz o risco de erros.
Certificados digitais aceitos para pessoas físicas
Para pessoas físicas que precisam enviar informações via EFD-Reinf, os certificados aceitos são:
- e-CPF do próprio declarante (CPF);
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador eletrônico autorizado.
Essas opções garantem flexibilidade e segurança para o envio das obrigações, inclusive permitindo o uso de procuradores digitais cadastrados via e-CAC.
EFD-Reinf Certificado Digital para pessoas jurídicas
As empresas com CNPJ devem observar as seguintes permissões:
- e-CNPJ da matriz do declarante;
- e-CPF do representante legal da matriz;
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador eletrônico da matriz.
Empresas com situação cadastral baixada por incorporação, fusão ou cisão total devem utilizar o e-CNPJ da empresa sucessora. Se essa também estiver baixada, deve-se usar o certificado da última sucessora válida.
Administração pública e órgãos federais
Para órgãos da Administração Pública Direta Federal, o uso de certificado digital também está regulamentado:
- e-CNPJ da matriz do órgão, válido para matriz e filiais;
- e-CPF do representante legal da matriz, válido para matriz e filiais;
- Certificados do procurador eletrônico da matriz ou da filial;
- e-CNPJ da filial (válido apenas para a própria filial).
É possível acessar o portal da Receita Federal e modificar o perfil de acesso no e-CAC para atuar como matriz, filial ou procurador, conforme necessário.+
EFD-Reinf Certificado Digital: Como cadastrar um procurador eletrônico
Para nomear um procurador eletrônico e possibilitar o envio da EFD-Reinf por meio de e-CPF ou e-CNPJ de terceiros, o procedimento é feito via Portal e-CAC:
Acesse: Cadastrar ou cancelar procuração para acesso ao e-CAC
Além disso, o menu “Alterar Perfil de Acesso” no portal permite alternar entre os seguintes papéis, conforme necessário para a transmissão dos arquivos da EFD-Reinf:
- Responsável Legal do CNPJ perante a Receita Federal;
- Procurador de pessoa física (e-CPF);
- Procurador de pessoa jurídica (e-CNPJ);
- CNPJ matriz atuando como CNPJ filial;
- Sucessora atuando como sucedida.
Essas opções são essenciais para garantir que o envio dos arquivos da EFD-Reinf seja feito de forma correta, de acordo com a situação do contribuinte ou procurador.
Para quem utiliza os produtos da TecnoSpeed
Informamos aos nossos clientes que a publicação da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025 reforça a necessidade de atenção aos tipos corretos de certificado digital utilizados por cada perfil de contribuinte. Estar em conformidade com as novas regras evita erros de envio e inconsistências junto à Receita Federal.
E por se tratar de apenas esclarecimentos, não são necessárias modificações técnicas ou estruturais em nossos produtos. Os leiautes XML e os esquemas XSD permanecem inalterados.
Seguimos monitorando eventuais publicações complementares e, caso haja qualquer impacto futuro nas aplicações, nossa equipe estará pronta para agir com agilidade e garantir total conformidade às obrigações acessórias.
Solução EFD-Reinf da TecnoSpeed
Gerenciar a EFD-Reinf pode ser um desafio, mas com a solução certa, é possível simplificar todo o processo. Com uma integração eficiente, você pode automatizar a geração, transmissão e consulta dos 15 eventos obrigatórios, eliminando a necessidade de ajustes manuais e reduzindo os riscos de não conformidade. Além disso, nossa plataforma se mantém sempre atualizada com as mudanças na legislação, garantindo segurança e tranquilidade na gestão fiscal.
Com a solução EFD-Reinf da TecnoSpeed, você pode se concentrar no que realmente importa para o seu negócio, sem se preocupar com a burocracia.
