Notas Fiscais de Serviços Tomados: como consultar e baixar?

Consulta e download de Notas Fiscais de Serviços Tomados: confira as vantagens, dificuldades e possibilidades de automatizar.

O processo de consulta e download das Notas Fiscais de Serviços Tomados (NFS-e) pode ser extremamente trabalhoso e demorado, uma vez que, em muitos casos, a busca deve ser feita manualmente em portais de prefeituras municipais. Empresas que precisam lidar com grandes volumes de serviços contratados enfrentam ainda mais dificuldades, especialmente devido à falta de padronização dos sistemas de emissão de NFS-e em todo o Brasil.

Se você é um desenvolvedor de softwares de gestão, pode automatizar o processo de consulta e download de Notas Fiscais de Serviços para o seu cliente. Além de facilitar a vida dele, seu software se torna ainda mais atrativo no mercado.

Neste artigo, vamos analisar as vantagens e as dificuldades em implementar este recurso, e apresentar uma alternativa muito mais fácil e rápida.

O que são Notas Fiscais de Serviços Tomados?

As Notas Fiscais de Serviços Tomados (NFS-e) são aquelas emitidas contra o CNPJ da sua empresa quando você atua como tomador de um serviço, ou seja, quando contrata um prestador. Esses documentos fiscais identificam as operações e detalham informações importantes como o valor do serviço, os tributos incidentes e a descrição da atividade realizada. Eles são essenciais para o controle das transações e para a conformidade fiscal da empresa, pois garantem o registro adequado de todas as contratações de serviços.

Em muitos casos, órgãos fiscalizadores, como o Fisco, podem solicitar a apresentação dessas notas para auditorias ou processos de apuração interna. Nesses momentos, a consulta e o download das NFS-e podem se tornar um processo trabalhoso, especialmente quando precisam ser realizadas manualmente em diferentes portais de prefeituras. 

A descentralização dos sistemas municipais pode complicar ainda mais o processo, aumentando o tempo de consulta e gerando possíveis transtornos para os profissionais responsáveis pela gestão fiscal da empresa.

Quem é obrigado a emitir a Nota Fiscal de Serviços Tomados?

A emissão da Nota Fiscal de Serviços Tomados é obrigatória para empresas que contratam serviços de prestadores de outros municípios ou que são responsáveis pelo pagamento do ISS (Imposto Sobre Serviços). Nesse caso, a empresa que contrata o serviço (tomador) deve emitir a nota quando o prestador não é obrigado a fazê-lo ou quando há retenção de impostos. Isso é importante para garantir que a operação seja registrada corretamente e que os tributos sejam recolhidos conforme a legislação, evitando problemas fiscais.

Vantagens de automatizar a consulta e download de Notas Fiscais de Serviços Tomados

Automatizar a consulta e o download das Notas Fiscais de Serviços Tomados traz várias vantagens para a operação empresarial, são elas:

• Agilidade: Automatizar o processo reduz drasticamente o tempo necessário para acessar e baixar as Notas Fiscais de Serviços Tomados. Sem a necessidade de realizar o acesso manual a portais de prefeituras, as equipes economizam horas de trabalho, podendo concentrar seus esforços em atividades estratégicas.

• Redução de erros: A manipulação manual de dados fiscais está sujeita a falhas humanas, como inserção incorreta de informações ou omissões de notas. A automação elimina esses riscos, garantindo precisão na captura e no processamento dos dados fiscais.

• Melhoria na gestão: A automação facilita a integração das Notas Fiscais de Serviços Tomados com sistemas de ERP e softwares contábeis, o que otimiza a geração de relatórios fiscais, o acompanhamento de serviços contratados e a gestão do fluxo de caixa. Com dados precisos e organizados, a gestão financeira torna-se mais eficiente.

Além desses benefícios, as Notas Fiscais de Serviços Tomados podem ser utilizadas para alimentar diversos processos importantes, como:

• EFD-Reinf: A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais exige o registro preciso de retenções tributárias. A integração automática das Notas Fiscais de Serviços Tomados facilita a coleta desses dados e garante conformidade com as exigências fiscais.

• Relatórios de gestão: Com a automação, é possível gerar relatórios detalhados sobre os serviços contratados, permitindo uma análise aprofundada de despesas e contratos. Isso facilita a tomada de decisões estratégicas e o controle das finanças.

• Fluxo de caixa: A importação automática das Notas Fiscais de Serviços Tomados contribui para um controle financeiro mais preciso, integrando informações atualizadas sobre os pagamentos realizados e melhorando a previsibilidade financeira da empresa.

O grande obstáculo: descentralização da NFS-e

Um dos maiores desafios no processo de automatização da consulta de Notas Fiscais de Serviços Tomados é a descentralização da emissão das NFS-e. Cada município no Brasil adota um sistema próprio de emissão, com layouts de XML, formatos de impressão e métodos de consulta que variam de cidade para cidade.

Por que a descentralização é um problema?

• Vários sistemas: Com mais de 5.000 municípios no Brasil, cada prefeitura pode definir suas próprias regras e padrões para o ISS.

• Layouts diversificados: O formato do XML das NFS-e emitidas e o método para acessá-las variam de acordo com o sistema utilizado pela prefeitura.

• Dificuldade na integração: Desenvolver uma integração única que funcione em todos os municípios é complexo, devido à falta de padronização.

Embora exista o projeto da NFS-e Nacional, a adesão total ainda depende da aceitação de todas as prefeituras do Brasil, o que torna a solução distante.

É viável desenvolver uma solução para consultar e baixar Notas Fiscais de Serviços Tomados?

Desenvolver uma solução para consultar e baixar Notas Fiscais de Serviços Tomados requer um esforço significativo devido à diversidade de sistemas municipais. Algumas prefeituras, como São Paulo, já oferecem web services que permitem a consulta automatizada de NFS-e. Porém, essa funcionalidade não está disponível em todos os municípios.

Para cada cidade onde você precisa consultar as notas fiscais, é necessário:

1. Estudar a documentação local: Verificar se a prefeitura oferece um web service para a consulta de NFS-e.
2. Implementar a integração: Desenvolver rotinas de comunicação, autenticação e download das notas fiscais.
3. Repetir para novos municípios: Cada novo município exigirá um novo desenvolvimento, caso ele disponibilize o web service.

Esse processo é trabalhoso e pode limitar a escalabilidade do sistema de gestão.

A TecnoSpeed automatizou para você a consulta e download de NFS-e Tomadas

Desenvolvemos uma solução que resolve o problema da descentralização. Com a NFS-e TecnoSpeed, é possível consultar e baixar Notas Fiscais de Serviços Tomados de forma automatizada, sem a necessidade de desenvolver uma integração para cada município.

Como funciona?

Nosso recurso de Consulta e Download de NFS-e Tomadas é simples de utilizar. Para acessar as notas fiscais, basta:

1. Fornecer o CNPJ e a Inscrição Municipal (IM) do tomador;
2. Informar o CNPJ e a IM do prestador (em alguns municípios);
3. Definir o período de emissão das notas (data inicial e data final).

Com essas informações, o método retorna todos os XMLs das notas encontradas no web service da prefeitura, já padronizados para fácil integração com seu sistema.

Além disso, a  NFS-e TecnoSpeed oferece um Dataset tipado, que facilita a leitura e manipulação dos dados, eliminando a necessidade de se preocupar com os diferentes padrões municipais.

Mais de 2.000 municípios compatíveis com a NFS-e TecnoSpeed

A solução da TecnoSpeed para emissão NFS-e já é compatível com mais de 2.000 prefeituras em todo o Brasil, abrangendo os principais fornecedores de sistemas municipais que oferecem suporte à consulta de NFS-e. 

Algumas prefeituras exigem certificados ou outras formas de autenticação para consultas de notas fiscais, e isso pode gerar algumas dúvidas. Portanto, é fundamental verificar se a prefeitura específica requer algum tipo de autenticação.

Você pode facilmente acessar essa informação através do nosso site e consultar as cidades homologadas TecnoSpeed. Assim, ao pesquisar pela cidade, todas as exigências necessárias aparecerão para você. Isso facilita muito o processo de consulta!

Com isso, seu software pode automatizar a consulta e o download de Notas Fiscais de Serviços Tomados, independentemente do município onde seus clientes estão localizados.

Conheça a solução NFS-e Tomadas da TecnoSpeed

Agora que você conhece as vantagens de automatizar a consulta e o download de Notas Fiscais de Serviços Tomados, entre em contato com um dos nossos consultores, clicando no botão abaixo. 

Solução NFS-e Tomadas

Estamos prontos para ajudar você a integrar essa solução ao seu sistema, de forma rápida e eficiente, e a atender a demanda de seus clientes com uma solução robusta e moderna!