As notas técnicas são frequentes nos Documentos Fiscais eletrônicos, por isso preparamos esse material que tirará todas as suas dúvidas sobre as famosas NTs.
Você já ouviu falar nas Notas Técnicas? Muitas vezes, esses documentos são considerados difíceis e complexos de entender, principalmente pelos contribuintes que precisam manter suas obrigações fiscais em dia.
Neste artigo explicamos o que é uma nota técnica de Documento Fiscal eletrônico e como os desenvolvedores podem monitorá-las, para que os softwares estejam sempre em dia com a legislação vigente.
O que é uma Nota Técnica?
A Nota Técnica é um documento elaborado por técnicos especializados emitido quando identificada a necessidade de fundamentação formal. Quando nos deparamos com a divulgação de uma Nota Técnica é exibida nela novos ajuste, campos, regras, orientações de preenchimentos entre outras informações.
Portanto, é uma publicação oficial da SEFAZ que reúne informações sobre os Documentos Fiscais eletrônicos (DF-e), como layout do documento, alterações em regras de validação, mensagens de erro, campos que devem ser preenchidos, definição de novos protocolos, eliminação ou inclusão de variáveis, informe sobre prazos limite, instruções sobre protocolos, entre outros.
Esses documentos também trazem prazos para que as implementações sejam feitas pelas empresas que operam os softwares de emissão fiscal.
Quem cria as NTs?
Atualmente, a criação das Notas Técnicas (NTs) é responsabilidade conjunta da Receita Federal do Brasil (RFB), das Secretarias da Fazenda dos Estados e do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat).
Principais Entidades Envolvidas:
- Receita Federal do Brasil (RFB): Atua na regulamentação e fiscalização tributária a nível federal.
- Secretarias da Fazenda dos Estados: Responsáveis pela gestão e implementação das políticas fiscais nos âmbitos estaduais.
- Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat): Que é órgão responsável pelo desenvolvimento e implementação do projeto para a criação de documentos eletrônicos no Brasil.
Essas entidades colaboram para criar e estabelecer as Notas Técnicas referentes aos documentos fiscais, garantindo a harmonização e atualização das normas fiscais em todo o país.
Como funciona todo o processo das Notas Técnicas?
O fluxo de documentos até a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) emitir uma Nota Técnica (NT) para um documento eletrônico, como uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), pode variar um pouco dependendo das legislações ou projeto de documento eletrônico.
Um fluxo básico que visualizamos quando nos deparamos com uma NOTA relacionada a documentos eletrônico é:
- Identificação da Necessidade: A necessidade de emitir uma Nota Técnica pode surgir devido a mudanças na legislação tributária, correção de erros, atualizações tecnológicas, ou outros fatores que afetem a emissão e o processamento de documentos eletrônicos.
- Análise e Elaboração: Especialistas em tecnologia e legislação tributária analisam a necessidade de alteração ou atualização nos documentos eletrônicos, como a NF-e. Isso pode envolver questões técnicas, legais e operacionais.
- Elaboração da Nota Técnica: Com base na análise realizada, uma equipe técnica elabora a Nota Técnica que descreve as mudanças necessárias nos documentos eletrônicos. Isso pode incluir novos campos, regras de validação, alterações nos cálculos tributários, entre outros detalhes.
- Validação e Revisão: A Nota Técnica é revisada por diferentes especialistas para garantir sua precisão técnica e conformidade com a legislação vigente. Isso ajuda a evitar erros e inconsistências que poderiam afetar as empresas que emitem esses documentos.
- Homologação: A Nota Técnica é submetida a um processo de homologação, no qual é testada em ambiente controlado para garantir que todas as alterações propostas funcionem conforme o esperado e não causem problemas na emissão e recebimento dos documentos eletrônicos.
- Comunicação às Empresas: Após a aprovação da Nota Técnica, a SEFAZ ou o órgão competente comunica às empresas sobre as mudanças que serão implementadas nos documentos eletrônicos. Isso permite que as empresas se preparem para realizar as adaptações necessárias em seus sistemas de emissão de documentos eletrônicos.
- Atualização dos Sistemas: As empresas que emitem os documentos eletrônicos precisam atualizar seus sistemas de emissão para incorporar as mudanças definidas na Nota Técnica. Isso envolve programação, testes e ajustes para garantir que a emissão dos documentos esteja em conformidade com as novas regras.
- Entrada em Vigor: A Nota Técnica pode ter uma data definida para entrar em vigor. A partir desse momento, as empresas devem estar em conformidade com as novas regras ao emitir seus documentos eletrônicos.
Por que elas são importantes?
As Notas Técnicas (NT) são fundamentais para que todos os contribuintes possam se informar e acompanhar as mudanças em documentos fiscais, desempenhando um papel crucial na comunicação de informações técnicas e oferecendo dados detalhados sobre questões tributárias e regulamentação.
Elas ajudam a entender e aplicar as normas fiscais de forma detalhada, informando sobre mudanças, prazos e novidades nas leis fiscais. Além disso, as NTs padronizam processos contábeis e fiscais dentro das empresas, garantindo consistência, comprovam que os procedimentos estão corretos e em conformidade com o Fisco e facilitam operações fiscais mais transparentes, comunicando os procedimentos adotados para partes interessadas.
Ao longo dos anos, novas regulamentações surgem e processos são alterados, ganhando novas etapas. Em outros casos, alguns códigos e retornos deixam de ser utilizados. Portanto, é essencial acompanhar essas publicações para estar em dia com a legislação vigente no Brasil e evitar problemas com o Fisco.
Por que os desenvolvedores devem monitorar as Notas Técnicas?
As Notas Técnicas trazem mudanças que impactam diretamente no uso do software: uma alteração em um campo de preenchimento, um dado novo para acrescer em uma nota fiscal, a padronização de um parâmetro de entrada e saída que não foi definido anteriormente, etc.
Qualquer alteração vai afetar o dia a dia do cliente, que faz as emissões fiscais. Se o software já estiver preparado, é possível evitar sobrecarga de tarefas para o time, menos tempo investido em atendimento ao cliente ou suporte técnico e, também, em maior satisfação.
Como se atualizar sobre as Notas Técnicas?
Os desenvolvedores que trabalham com módulos fiscais podem se informar sobre as Notas Técnicas de diferentes formas. Confira!
1 – Portal dos DF-e
Cada documento fiscal tem seu devido portal como o da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), do Conhecimento de Transporte Eletrônicos (CT-e) e do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e). Em todos os sites há uma aba chamada “Documentos”, que agrega os manuais disponíveis, todo o histórico de Notas Técnicas publicadas, esquemas XML, tabelas de códigos, entre outros. Também temos o Portal dos Documentos Fiscais Eletrônicos da Sefaz Virtual Rio Grande do Sul, onde estão disponibilizados avisos, notícias, legislação e documentação técnica referentes a cada um dos documentos fiscais, bem como um conjunto de serviços e consultas para cada um dos projetos.
Outra forma de se manter informado é acessando o site da Secretaria da Fazenda de cada Estado ou dos Portais Estaduais da NF-e, já que há regras fiscais diferentes em cada Unidade Federativa (UF).
A versão mais recente do Manual de Orientação do Contribuinte, por exemplo, está disponível na íntegra no Portal da NF-e. O documento foi publicado juntamente aos seus anexos em novembro de 2020 e reúne todas as alterações referentes às Notas Técnicas da NF-e publicadas até outubro do mesmo ano.
2 – Blog TecnoSpeed
Alguns desenvolvedores consideram que as Notas Técnicas são materiais de difícil compreensão. A linguagem técnica e a falta de conhecimento sobre o universo fiscal, que envolve muitos detalhes, faz com que alguns profissionais se sintam perdidos com tantas atualizações na legislação ou formatos de documentos fiscais.
Pensando nisso, nós publicamos Pareceres Técnicos, destacando o que há de mais relevante nas novas Notas Técnicas. Esse compilado de informações é transformado em artigo e publicado no Blog poucos dias após a divulgação do material, para que todos tenham tempo de se informar, preparar um plano de trabalho e fazer as atualizações necessárias.
Esse conteúdo é feito com foco nos desenvolvedores de software e, ao acompanhá-lo, é possível sair na frente e preparar o software com bastante antecedência, garantindo que os clientes consigam fazer as emissões corretamente.
3 – Fisco4Dev
Para se manter atualizado sobre as Notas Técnicas e o impacto delas no dia a dia do contribuinte, uma excelente opção é participar do Fisco4Dev.
O Fisco4Dev é a central de conteúdos fiscais da Tecnospeed, um espaço dedicado ao aprendizado e às atualizações para desenvolvedores e empresas de software.
A ideia é reunir em uma única plataforma múltiplos canais e recursos que informem as mudanças fiscais que impactam diretamente o desenvolvimento de software no Brasil. Assim, o Fisco4Dev oferece desde dicas práticas até análises profundas sobre o universo dos documentos fiscais eletrônicos e obrigações acessórias, com conteúdos da nossa software house para a sua.
