Você sabe o que procrastinar? Talvez você ainda não saiba, mas ela já te pegou em algum momento da vida. Entenda do que se trata e veja como eliminar esse problema.
Procrastinação: palavra difícil e com significado ainda mais complicado. Ela pode ser uma grande vilã das pessoas, principalmente quando o assunto afeta a vida profissional. A procrastinação é um problema que carrega consigo muitas outras adversidades, que vão desde uma simples irritação até problemas mais graves, como depressão e outras questões de saúde mental.
Vencê-la pode ser difícil, mas não é impossível. Reconhecer que esse é um problema que precisa ser eliminado da sua vida já é um grande passo e nós estamos aqui para te ajudar. Acompanhe a leitura para entender melhor o que é a procrastinação e como dar adeus a ela.
O que é procrastinar?
Você sabe o que é procrastinar? (Imagem: Envato)
Procrastinar é ficar sempre adiando fazer algo que é necessário, seja uma atividade, uma conversa, uma tomada de decisão… É aquilo que você sabe que precisa fazer mas nunca tem a iniciativa necessária para concretizar.
Um trabalho que você precisa entregar e só começa a fazer nos 45 do segundo tempo, o presente de Natal que você deixa para comprar só no dia 24, poucas horas antes da ceia, aquela mensagem que está há dias no WhatsApp esperando uma resposta… O procrastinador sabe exatamente o que é isso.
A procrastinação costuma trazer sérios problemas à vida do procrastinador e também àqueles que o rodeiam, já que suas atividades acabam ficando incompletas ou, quando completas, perdem em qualidade.
Por que diminuir a procrastinação?
O ato de procrastinar acarreta em diversos problemas e prejudica muito a produtividade. Quando um indivíduo está procrastinando, geralmente ele está fazendo outras tarefas em vez de fazer o que precisa ser feito, como acessar as redes sociais, assistir séries, dormir… Não é raro que a procrastinação venha acompanhada de culpa por estar fazendo outras coisas em vez de estar trabalhando na atividade que precisa.
O aumento da ansiedade também é um fator que acompanha a procrastinação e, além dela, o estresse e a irritabilidade também são recorrentes. Os procrastinadores podem ainda ser mal vistos pelos seus colegas de trabalho, gestores e até mesmo amigos e familiares. Ninguém gosta de se relacionar com pessoas que não cumprem prazos e têm baixo desempenho em suas funções, não é mesmo?
Dicas para o colaborador
Você já se pegou procrastinando alguma vez na vida? Não se preocupe, isso é normal, mas é preciso ficar atento para que essa atitude não traga maiores prejuízos. Quando isso acontece no âmbito profissional, acaba envolvendo outras pessoas, os resultados do trabalho e a empresa, e isso não é nada legal. Existem algumas dicas e técnicas que podem ajudar quem está passando por isso, dá uma olhada:
Liste tarefas e defina metas
Quando se tem muitas tarefas para executar, o mais indicado é fazer uma lista com todas as tarefas e, mais do que isso, definir prioridades e metas. Outra dica legal é destrinchar as tarefas em subtarefas, para que você saiba exatamente o que fazer e não se atropele. Isso também ajuda a ter uma visão mais ampla da obrigação, mostrando que talvez não exista tempo para procrastinar. Por exemplo, se você precisa entregar um relatório em formato de planilha impressa, não coloque na sua lista apenas “relatório”, coloque todas as microtarefas que envolvem essa atividade, como criar a planilha, coletar os dados, fazer a impressão etc.
Remova distrações
Aprenda a identificar o que te distrai e corte o mal pela raiz. Algumas pessoas trabalham super bem ouvindo podcast, por exemplo, já para outras essa pode ser uma baita distração. As redes sociais costumam ser um ralo para o foco também, então sempre que possível deixe-as de lado. Leve o celular para bem longe e abra no navegador somente as abas necessárias para executar o seu trabalho. Seu dia vai render muito mais e a sensação de dever cumprido é gratificante.
Use métodos de produtividade e gestão de tempo
Se você não consegue organizar sua rotina de trabalho, conte com a ajuda de métodos de produtividade e gerenciamento de tempo, eles podem ser grandes aliados para te ajudar a ficar menos perdido. Muitos desses métodos levam em consideração as pausas necessárias para descompressão, evitando a exaustão ao longo do dia.
É só pesquisar que você irá encontrar vários, com certeza um deles irá se adaptar ao seu perfil e às suas necessidades. O método Pomodoro e o GTD são bem famosos e têm muitos adeptos.
Dicas para a empresa
Empresa com um ambiente de trabalho dinâmico, possui menores índices de procrastinação. | Imagem: Pexels
Para quem está do outro lado, tendo que lidar com um colaborador procrastinador, também existem alguns caminhos interessantes que podem ajudar. Entenda que nem sempre aquele indivíduo faz isso intencionalmente, muitas vezes o problema pode ter origens desconhecidas. Com um pouco de empatia, é possível ajudar quem sofre desse mal, veja só:
Motive o colaborador
A desmotivação também pode ser uma das causas da procrastinação excessiva, sabia? Colaboradores motivados são mais produtivos, engajados, autoconfiantes e felizes, então sempre que possível invista em ações que motivem seu time, como premiações, bônus e feedbacks.
Identifique a raiz da procrastinação
É possível identificar as causas da procrastinação com um pouco de investigação. Talvez seu colaborador esteja procrastinando porque não se sente capaz de realizar uma tarefa, porque tem muito tempo livre, porque o ambiente de trabalho tem muitas distrações… As possibilidades são muitas, cabendo à empresa detectar esses pontos. Uma vez que os problemas são identificados, fica mais fácil desenvolver soluções.
Comunique-se com clareza
Não espere que o seu colaborador adivinhe quais são suas expectativas sobre ele, isso não vai acontecer. Alinhar expectativas é fundamental para que uma tarefa seja executada. Precisa de algo feito para depois de amanhã até as 16h? Não fale que precisa disso para os “próximos dias” ou para “quanto antes possível”. As instruções precisam ser claras para que o colaborador saiba o que você espera dele.
Para ambos
Duas palavras-chave são indispensáveis para evitar que a procrastinação seja um problema para as partes envolvidas em um processo: empatia e responsabilidade. Quando todo mundo entender que a empatia é uma virtude cada vez mais valiosa e que, ao mesmo tempo, a responsabilidade é quem deve guiar as relações e o trabalho, existem grandes chances de que a procrastinação seja um problema do passado.
Procrastinação e análise de métricas: Como se relacionam?
As métricas são um parâmetro muito importante para acompanhar o desenvolvimento de uma empresa, isso vale tanto para a evolução do negócio em si, quanto para identificar o engajamento da equipe.
Dessa forma, os dados apoiam o gestor em diversas tomadas de decisões dentro da empresa, que podem transitar desde uma mudança na entrega do produto para os clientes, até uma alteração na organização e comunicação com o time.
A procrastinação está relacionada a análise de métricas?
Através de análise de gráficos, com a base de dados da empesa, é possível acompanhar as entregas dos times, assim o gestor pode compreender qual equipe está desengajada ou desestimulada.
Dessa forma, é mais fácil tomar uma decisão, com mais rapidez, já que através das análises dados pode-se fazer esse acompanhamento das entregas e assim otimizar cada vez os processos para se ter uma equipe de funcionários cada vez mais comprometida.
