O que é DIRF? Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF é essencial para fornecer informações ao Fisco. Veja o impacto que ela causa no seu software, lendo o nosso artigo.

A DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – é um documento fundamental para o bom funcionamento da tributação por renda no Brasil. Esta declaração serve para quem faz pagamentos, como por exemplo, o pagamento de pessoal, para que declare os valores repassados a terceiros.

Com essas informações, a Receita Federal consegue comparar os valores pagos, com os valores declarados, seja por pessoas físicas ou jurídicas. A DIRF é fundamental, por isso, a não-emissão ou o atraso na entrega da mesma, gera sanções como multa, por exemplo.

Por isso, você, desenvolvedor ou gestor de uma Software House, deve estar atento aos prazos e as novidades. Confira as principais informações sobre a DIRF e como fazê-la de forma mais fácil para poder focar no que realmente importa.

O que é DIRF?     

A DIRF é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é um documento emitido por pessoa física ou jurídica, em que são declarados os valores retidos na fonte em pagamentos a terceiros devendo conter as seguintes informações:

• Pagamentos a terceiro com retenção de impostos e taxas na fonte, como por exemplo, o imposto de renda;
• Pagamentos de assalariados (colaboradores de sua software house, por exemplo);
• Dedução em salários, como por exemplo, pensões alimentícias;
• Distribuição de lucros dos sócios;
• Dados de pagamento dos planos de saúde e da previdência;
• Valores enviados para o exterior.

Sendo uma declaração acessória ao imposto de renda, a DIRF é fundamental para que a sua Empresa de Software não caia na malha fina. Ela deve ser declarada tanto quando o pagamento é feito diretamente, quanto quando é feito por meio de representante.

Portanto, esta declaração acessória serve para prestar informações de pagamentos efetuados no ano anterior à declaração. Para quem declara, serve para manter em dia o seu pagamento de impostos e a sua declaração ao Fisco. Utilizada também para evitar que quem recebeu os pagamentos declarados pela empresa sonegue impostos. Além disso, com a DIRF é possível conferir se a sua Software House está seguindo as regras de recolhimento de imposto de renda adequadamente.

Importante ressaltar que a DIRF está em período de transição para a EFD-Reinf e segundo Instrução Normativa RFB nº 2.181, de 13 de março de 2024 a mesma deve ser substituída em relação aos fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025, sendo assim desenvolvedor fique atento aos prazos e as mudanças neste período de transição.

Quem é obrigado a entregar a DIRF

De modo geral, qualquer um que tenha feito pagamentos onde houve tributação direto na fonte deve emitir a DIRF. A declaração refere-se a pagamentos realizados a terceiros, seja a pessoa física ou jurídica. O emissor da declaração deve consultar as regras de enquadramento para saber se está obrigado a entregar a DIRF. As regras são alteradas anualmente, mas estão se mantendo relativamente estáveis.

Dentre os casos de obrigatoriedade da entrega da respectiva declaração, temos aquele em que houve a retenção de imposto de renda na fonte e aqueles em que não houve. Veja a diferença abaixo.

• Com retenção de IR

Essa é a situação mais comum na DIRF. Quando há retenção de imposto de renda no pagamento a terceiros, então a sua Software House deve emiti-la. Ainda que seja por uma única vez no ano em questão, os valores recebidos em que houve retenção de imposto de renda na fonte devem ser declarados, exemplos: 

• Empresas privadas com sede no Brasil;
• Empresa públicas;
• Organizações individuais;
• Condomínios edilícios.

• Sem retenção de IR

Ainda que não haja retenção na fonte, é possível que você seja obrigado a emitir a DIRF. Quem administra desportos olímpicos regional ou nacionalmente, por exemplo, deve fazer a declaração: 

• Candidatos a cargos eletivos 
• Organizações regionais e nacionais que administram desportos olímpicos;
• Pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no país que efetuarem pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior. 

Como fica a DIRF em 2024? 

Como vimos, a DIRF informa dados sobre o pagamento retido na fonte durante o ano-calendário anterior à emissão, sendo assim, o prazo limite para entrega da DIRF com os dados relativos ao ano-calendário 2023 é às 23h59 do último dia útil do mês de fevereiro de 2024. 

Havia uma previsão da extinção da DIRF sendo a última entrega para o ano 2024, porém com a publicação da Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024, a extinção da DIRF foi prorrogada para 2025, ou seja, no próximo ano a DIRF deverá ser entregue com as informações do ano-calendário 2024. 

A substituição das informações passa a valer a partir de 1º de janeiro de 2025 onde a declaração anual será substituída por informações prestadas na EFD-Reinf e no eSocial. A decisão de prorrogar a mudança foi tomada após relatos de empresários com dificuldades técnicas durante a entrega da EFD-Reinf e de dados do eSocial, as quais podem acarretar prejuízos ao fornecimento de informações para comprovação de rendimentos e retenção do IRPF. 

Com a prorrogação da extinção da DIRF prevista para 2025, é imprescindível se atentar às datas no qual ela ainda é obrigatória e se programar para entrega pois o aplicativo disponibilizado pela Receita Federal trabalha com uma série de validações de informação e, em caso de inconsistência dos dados, erros serão apontados, o que fará com que a sua declaração não seja aceita.

Quando e como emitir DIRF?   

Como já vimos o que é DIRF e para que serve, é importante entender melhor quanto ao prazo de entrega e como fazer o envio. O prazo de entrega costuma ser a data no final de fevereiro, utiliza-se atualmente o Programa Gerador de Declaração (PGD) da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF). E em 2025 o envio das informações passa a ser pelo eSocial e EFD-Reinf, a emissão atrasada ou atemporal pode acarretar multas e sanções para a sua Empresa de Software.

Após a emissão da DIRF os dados enviados serão analisados para conferir diversas informações tributárias e será observado se todos os pagamentos foram declarados e se o imposto de renda foi adequadamente recolhido.

Além disso, depois dessa conferência inicial, os dados da DIRF serão cruzados para averiguar se algum dos beneficiados, por alguns de seus pagamentos, não omitiu ou declarou incorretamente algum dos valores recebidos.

Entenda mais sobre o conceito da DIRF:

As falhas e inconsistências são muito comuns na emissão da DIRF e preenchê-la pode ser um desafio, principalmente para empresas com um grande número de funcionários/ beneficiários de seus pagamentos ou sem um profissional especializado no assunto. Por isso, contratar uma solução na emissão pode ser um grande poupador de tempo na emissão da DIRF sem erros.

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