Quer entender como o vencimento do certificado digital pode prejudicar vários setores da empresa do seu cliente? Continue com a gente neste artigo!
Assim que você abrir um CNPJ, deve emitir um certificado digital. Esse documento é a identidade eletrônica que permite ao responsável pelo setor financeiro da empresa assinar documentos à distância. Ou seja, sem a necessidade de reconhecer firma em cartório. O certificado garante ao empresário mais segurança contra fraudes em transações digitais, além de ser uma solução moderna com diversos tipos.
Em 2020, no Brasil, foram emitidos mais de 6 milhões de certificados digitais, registrando um crescimento de 17% em relação ao ano anterior. Os dados fazem parte do levantamento do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
O certificado digital também é indicado para as empresas que precisam emitir nota fiscal, já que é possível realizar transações eletrônicas sem fraudes. Por isso, atualmente, muitas software houses estão aderindo à implementação da indicação de certificado digital, junto a comercialização do seu sistema. E até mesmo emitindo esses documentos para seus clientes quando optam por se tornar Agente de Registro.
Com essa junção, muitos gestores fazem questionamentos relacionados ao travamento do software na hora de emitir as notas fiscais para o suporte da software house. Porém, o problema não está no sistema operacional e, sim, no vencimento do certificado digital.
Quer saber como ajudar o cliente da sua software house e evitar prejuízos pelo vencimento do certificado digital? Acompanhe este artigo.
“O software travou, não está emitindo notas, me ajuda?”
Esse tipo de queixa é frequente no time de suporte da sua software house? Então, seus clientes não estão se atentando ao prazo de vencimento do certificado digital deles.
Esses documentos têm prazo de validade entre 1 e 3 anos. O tempo varia de acordo com a categoria de certificado escolhido pelo cliente. O seu vencimento pode provocar recusa de acesso ao Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (eCac) da Receita Federal. Ou seja, a emissão de nota fiscal fica indisponível pelo vencimento do certificado e não necessariamente pelo travamento do software.
Com o vencimento, a empresa não consegue emitir NF e também depara-se com empecilhos como atrasos nos processos legais e impossibilidade de demitir funcionários.
Mas, você deve estar se perguntando: por que ocorre o vencimento do certificado digital, então? Eles possuem prazo de validade por medida de segurança e por precaução de atualização de dados da própria empresa. Além disso, a cada renovação de certificado, novas tecnologias são implementadas, já que o avanço tecnológico é algo contínuo.
Veja como ajudar o seu cliente
Para prevenir esse tipo de transtorno de vencimento de certificado digital e travamento do software, deve-se estar atento à validade do seu certificado. Por esse motivo, separamos algumas dicas para que a sua software house consiga ajudar o seu cliente sem grandes aborrecimentos.
Orientar pelo suporte
Através do suporte da sua software house, o cliente poderá ser avisado e orientado sobre o que fazer em relação ao vencimento do certificado digital. Por exemplo, pode-se alertar sobre a importância da renovação para que não ocorra o travamento do software e de emissão de notas fiscais.
Essa orientação do suporte poderia acontecer quando o cliente entrar em contato para tirar dúvidas ou solucionar outras questões, mesmo que o prazo de validade esteja um pouco longe, para que o cliente já saiba que naquele determinado dia, seu certificado digital estará vencendo e que ele ficará irregular.
Alertá-lo sobre o vencimento do certificado digital
A renovação do certificado digital deve ser feita através de uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Assim, o ideal é que o processo de renovação seja iniciado com 30 dias de antecedência do prazo de vencimento.
Por essa razão, é interessante emitir alertas com 90 dias de antecedência através de pop-ups dentro do seu software para que o cliente fique atento ao prazo de vencimento do certificado digital e tome providências.
Indicar para emitir o certificado digital
A sua software house também pode indicar ao cliente, a autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil, fazendo a ponte entre as duas partes e prestando o suporte necessário para realizar o processo de forma correta e sem maiores aborrecimentos.
Essa indicação poderia ocorrer em uma parte específica do seu software, onde estaria disponível o link direcionando para uma empresa parceira, ou durante a emissão do alerta, com 90 dias de antecedência, para que seu cliente já tomasse as devidas providências.
Ser uma software house indicadora de certificados
Além da opção de ser uma empresa indicadora, sua software house também poderia ter a opção de emitir ou agendar a emissão dos certificados digitais dos seus clientes. Assim, seria possível gerar ou renovar os documentos antes do vencimento do certificado digital, facilitando ainda mais o setor de contabilidade/financeiro da empresa do seu cliente.
Nessa modalidade, sua software house entrega um serviço mais completo ao cliente e ainda te permite sair na frente da concorrência, conquistando assim, mais usuários.
E como funciona a indicação de certificado digital?
Para realizar a indicação de certificado digital, sua software house deve estar nas normas de atuação impostas pelo ITI e pelo ICP-Brasil, assim, sua empresa passará mais confiança e transparência.
Ao se tornar um Indicador de certificados (onde a software house apenas faz a ponte para a emissão acontecer), você facilita que o seu cliente obtenha o certificado digital, seguindo apenas estes 3 passos:
1 – você faz o seu cadastro no TecnoSign
2 – realiza a indicação do cliente que precisa do certificado
3 – e pronto! O terceiro passo é receber o seu comissionamento pela indicação.
Indique o certificado digital para seus clientes ou entenda melhor como renová-lo pelo seu sistema. É só apertar o botão abaixo e preencher o formulário que nossa equipe conversa com você:
Conclusão
Com isso, podemos perceber a importância de deixar seu cliente sempre atento ao vencimento do certificado digital para que não ocorram questionamentos sobre a capacidade de funcionamento do seu software. Inclusive, é possível proporcionar uma melhor experiência e continuidade do trabalho.
Além de orientar seus clientes para as melhores soluções, oferecer o serviço de certificado digital na sua software house é um diferencial excelente que ajuda a aumentar a autoridade da sua marca.
