Requisitos para renovar o certificado digital dos seus clientes

Renovar certificado digital: Confira a importância, os requisitos e etapas da renovação de um certificado digital e porque você deveria ajudar seus clientes a controlarem isso!

O Certificado Digital é uma tecnologia que tem se mostrado extremamente confiável, versátil e funcional nos últimos anos. Já falamos por aqui sobre como emitir, comprar e até instalar uma certificação, mas você sabe como funciona a renovação de Certificado Digital?

Essa identidade virtual dos negócios, e também das pessoas físicas, é obrigatória em diversas situações dentro dos padrões governamentais atuais, além de ser uma excelente ferramenta para levar mais segurança, agilidade e alcance para os processos empresariais.

Por outro lado, negligenciar a renovação e perder os prazos para atualizar a validade de uma certificação é a receita perfeita para o caos. Venha entender todos os detalhes para se renovar um certificado digital e auxilie seus clientes em mais essa demanda!

Passo a passo para renovar o certificado digital dos seus clientes

Importância de renovar certificado digital

Os certificados digitais passaram de um complemento facilitador dentro dos negócios a uma tecnologia indispensável para o bom funcionamento dos processos e cumprimento de demandas conforme a legislação e as exigências das autoridades públicas e fiscais.

Isso significa que o papel de importância do Certificado Digital atualmente é inegável e vai muito além da assinatura de documentos remotamente com validade jurídica. As certificações são necessárias para manter o fluxo de diversas rotinas financeiras, tributárias e logísticas, tais como: 

• Transações bancárias;
• Declarações empresariais, fiscais e tributárias obrigatórias (eventos do e-Social, Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, DCTF Web, etc.);
• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e outros documentos fiscais eletrônicos (NFC-e, NFS-e, MDF-e, CF-e, etc);
• Assinatura de manifestações de destinatários;
• Acesso a serviços governamentais (e-CAC, e-Social, Seguro Desemprego Web, PJe, etc).

E esses processos estão conectados com outros dentro do contexto empresarial. Por exemplo: não é possível concluir vendas no varejo sem emitir a NFC-e ou o Cupom Fiscal; ou dar andamento em processos ou fazer petições sem acessar o PJ-e; fechar a folha de pagamentos sem o e-Social; liberar o transporte de uma carga de mercadoria sem a NF-e e o DANFE correspondente; e por aí vai! 

Imagine ter que pausar todas essas atividades só porque o seu certificado não está mais ativo e válido? Daí vem a importância não só de ter um certificado, mas de manter sua renovação sempre em dia!

Um certificado digital ativo e dentro do seu prazo de validade é crucial para que praticamente toda organização funcione como deveria hoje em dia e também possa atuar sem suspensões, inconvenientes ou problemas sérios com o Fisco e/ou o Governo Federal. 

Como funciona o processo de renovação?

Se feito corretamente, o processo de renovação de certificado digital é, em geral, bastante simples, e pode até ser feito de forma 100% online, via videoconferência, dispensando o comparecimento presencial à Autoridade Certificadora ou órgão responsável.

É claro que os pormenores do processo vão depender da empresa fornecedora da sua certificação ou do certificado do seu cliente, mas normalmente o processo consiste apenas em logar ou conectar o certificado que se pretende renovar, confirmar os dados contidos nele, efetuar o pagamento da taxa de renovação e emiti-lo com a nova data de validade.

Fácil, né? Apesar disso, existem alguns pré-requisitos que precisam ser cumpridos para garantir que a renovação seja possível ao invés da aquisição e emissão de um novo certificado do zero, os quais nós listamos e explicamos a seguir.

Requisitos para renovar o certificado digital

São dois os requisitos para que a renovação de certificado digital possa ser feita tranquilamente: o primeiro é que o modelo adotado na renovação seja o mesmo do modelo emitido anteriormente e utilizado até então. 

Ou seja, se o certificado em questão é um A1, não é possível renová-lo. Deve ser emitido um novo certificado A1, que será válido por mais um ano. Caso haja a intenção de alterar o modelo de certificação, de um A1 para um A3 por exemplo, não é possível optar pela renovação e a solução também é abrir um novo processo de emissão.

O segundo requisito é que o certificado a ser renovado ainda esteja ativo e dentro do seu prazo de validade, pois é o próprio certificado que autentica a operação da renovação, confirmando a identidade e liberando o acesso do titular.

Em outras palavras, não é possível renovar um certificado digital que esteja vencido e é aconselhável verificar as regras da Autoridade Certificadora específica com que se está lidando, pois algumas possuem prazos mínimos de validade para liberar a renovação.

Ah, e vale lembrar que essa validade deve contemplar todas as etapas do processo de renovação. O certificado deve estar válido até que a emissão do novo seja concluída e a nova data de vencimento esteja ativa.

Os custos da renovação também variam conforme as Autoridades Certificadoras e, obviamente, do tipo de certificação que está sendo renovada. A renovação de um certificado A3, naturalmente, será mais cara que a solicitação de um novo certificado A1.

Quando o certificado deve ser renovado? 

Considerando esse último detalhe dos requisitos da renovação, aqui vai uma dica de ouro sobre quando o certificado digital deve ser renovado: organize-se para dar entrada no processo de renovação com 30 dias de antecedência da data de seu vencimento.

Dessa forma, é possível ter tempo hábil para realizar as etapas com calma, resolver quaisquer pendências de documentação que possam surgir e garantir que a emissão do certificado renovado seja feita com sucesso e dentro do prazo exigido, evitando frustrações e, claro, os prejuízos que o vencimento de uma certificação gera para a empresa titular.

E que tal você, desenvolvedor e gestor de Software House, ajudar o seu cliente a controlar essa demanda? Em primeiro lugar, a perda do prazo de renovação do certificado pode prejudicar o funcionamento do seu ERP e outras soluções de software, afetando a relação do seu cliente com eles – afinal, talvez nem saibam que a causa do problema é o certificado.

Além disso, o mercado de certificações é uma excelente oportunidade para você agregar valor aos seus produtos e serviços, com a venda e também as renovações. E aqui, nem estamos falando tanto de ganhos financeiros, mas de força competitiva e fidelização de clientes. 

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