Documentos Eletrônicos: um avanço necessário para sua software house e clientes

Descubra porque a sua empresa de software e seus clientes devem entrar na era dos documentos eletrônicos agora mesmo e a melhor forma de fazer isso!

Já conhece e usufrui das vantagens dos documentos eletrônicos? Neste artigo, te apresentaremos este universo e o porquê a sua software house e seus clientes precisam entrar na era dos documentos eletrônicos agora mesmo. Acompanhe!

O que são documentos eletrônicos?

Documentos eletrônicos são arquivos digitais de diferentes formatos que podem ser acessados através de dispositivos eletrônicos – computadores, celulares, entre outros. 

Muito mais do que serem arquivos armazenados digitalmente, os documentos eletrônicos hoje podem ser assinados e gerenciados inteiramente no meio digital. E tudo com a mesma validade jurídica dos documentos físicos (em papel), mas muito mais praticidade e segurança.

Ou seja, migrar e aderir aos documentos eletrônicos é uma forma de otimizar a gestão da informação dentro dos negócios e diversos processos que derivam dela. 

A gestão de documentos digitais pode ser um desafio dentro do mundo corporativo, entretanto, ela é o futuro; sinônimo de avanço e inovação.

Quais são as características dos documentos eletrônicos?

Os documentos eletrônicos podem ser criados diretamente no meio digital ou convertidos para esse formato a partir de uma digitalização. Neste último caso, o documento original é um arquivo físico que foi transposto para o meio eletrônico.

No entanto, ambos são codificados em dígitos binários para que possam ser acessados e interpretados por meio de um sistema computacional. 

Além dessas características, um arquivo eletrônico conta com a facilidade de disseminação, reprodução e acesso – ainda que isso possa ser estritamente controlado. 

Traz mobilidade e não limitação física e de horário para o gerenciamento, bem como um alto índice de preservação, pois não estão sujeitos a danos ambientais e físicos.

Por outro lado, há a dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos eletrônicos e evitar problemas como perda, adulteração e fraude. Aqui, se fazem necessários uma boa gestão de documentos eletrônicos e ferramentas de autenticação, como as assinaturas eletrônicas e certificados digitais.

Como aplicar documentos eletrônicos na sua empresa e clientes?

Adotar essa funcionalidade não demanda apenas uma simples decisão. É necessário se planejar e passar por uma transição para isso. E, dependendo do volume de documentos, o processo pode ser longo e trabalhoso – contudo, as vantagens compensam, como veremos adiante.

De todo modo, migrar para a gestão de documentos eletrônicos envolve as seguintes etapas e recursos:

• Informar a mudança para os colaboradores e demais grupos envolvidos e afetados (clientes, fornecedores, etc.);
• Providenciar ferramentas de gestão de documentos eletrônicos (plataforma de armazenamento em nuvem, assinatura eletrônica, APIs integradoras para o ERP);
• Planejar e definir os protocolos para o armazenamento (local, organização de pastas, padrão de nomeação de arquivos, backups);
• Auditar toda a documentação física existente e digitalizar todos os arquivos necessários, aplicando os padrões definidos anteriormente; 
• Gerenciar os acessos e manter um processo de atualização constante deles;
• Treinar e criar materiais e grupos de suporte para que as diretrizes sejam seguidas e aplicadas corretamente por todos.

Quais as vantagens ao levar documentos eletrônicos para sua empresa e clientes?

Se você está se perguntando porque fazer todo esse processo de transição para os documentos eletrônicos vale a pena, a gente te responde já:

Entenda as vantagens de levar a assinatura de documentos eletrônicos para sua software house e clientes

Segurança de informações

Os dados de uma organização não devem estar disponíveis para qualquer um acessar e usar como bem entender. A segurança é um fator fundamental, mas que fica comprometido quando estamos falando de documentos físicos. 

O armazenamento e gerenciamento manual de documentos não conseguem mais atender às necessidades da atualidade. Os arquivos em papel são vulneráveis e difíceis de proteger e controlar. É como tentar esconder um elefante em uma sala.

Quanto mais pessoas têm acesso aos arquivos físicos, maiores são as chances de acessos indevidos e vazamento de informações sigilosas. Sem contar a possibilidade de algum documento ser roubado ou colocado no lugar incorreto e ficar temporariamente perdido.

Entretanto, tudo isso é solucionado com o uso de documentos eletrônicos. Com eles, é muito mais fácil controlar o acesso aos arquivos, identificar movimentações e manter as informações seguras.

Agilidade e comodidade na assinatura dos documentos

Assinar documentos digitalmente é uma facilidade sem igual. Não é preciso se deslocar e estar presente fisicamente, bem como gastar tempo ou dinheiro com papel, impressões e autenticações.

Bastam alguns cliques para que um documento seja assinado e autenticado de forma eletrônica – contando com as ferramentas certas. E, ainda, fica muito mais rápido fechar e renovar contratos.

Redução de custos

É claro que cortar etapas e digitalizar os documentos e a gestão deles ajuda a reduzir custos! Não é preciso mais investir em espaço físico e recursos para o armazenamento, a demanda de papel e impressão pode ser praticamente zerada.

Além disso, é possível ganhar muito mais tempo e produtividade no fluxo de trabalho, da geração ao armazenamento e localização dos documentos. E, como diz o ditado e confirma a realidade, tempo é dinheiro!

Mobilidade

A digitalização de documentos vem acompanhada da mobilidade. É possível acessar documentos eletrônicos armazenados em nuvem de qualquer dispositivo, hora ou lugar. Eles também permitem acessos simultâneos, compartilhamentos instantâneos e edições e salvamentos em tempo real.

Liberação de mais espaço físicos na sua empresa

Os documentos eletrônicos garantem o fim da papelada e das salas de arquivos com dezenas (centenas, milhares) de armários, pastas e documentos empilhados. Tudo isso significa mais espaço físico para a sua empresa, que pode ser usado de forma muito mais proveitosa ou, simplesmente, ser revertido em mais um corte de custos.

Durabilidade dos documentos

Por fim, os documentos eletrônicos também são mais duráveis, pois, como já falamos, não estão sujeitos a riscos ambientais e físicos. 

Estamos falando de danos causados por incêndios, inundações, vazamentos de água, umidade, excesso de calor, insetos, erros humanos. As possibilidades são muitas e todas elas comprometem a durabilidade dos arquivos, o que não ocorre no meio digital.

Documentos eletrônicos possuem validade jurídica?

Essa é uma dúvida muito grande dentre os empresários que estão considerando implementar os documentos eletrônicos. Mas você pode ficar tranquilo quanto a isso, pois, sim, documentos eletrônicos possuem validade jurídica.

Existem diversas legislações que atestam isso, como a Medida Provisória 2.200-2/2001, o Decreto nº 10.543, a Lei Nº 14.063/2020 e os Artigos 104 e 107 do Código Civil Brasileiro. 

Elas tratam da não obrigatoriedade de um documento físico e escrito para a validade de uma declaração ou acordo. E, também, da implementação da assinatura eletrônica como uma tecnologia que permite a autenticação de operações e documentos de forma remota e digital com validade jurídica. 

Quer saber mais? Leia também: Diferentes tipos de assinatura – Quando e como usar cada um deles

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