Você sabe diferenciar a assinatura manual, eletrônica, biométrica, digital e digitalizada? Entenda tudo sobre esses tipos de assinatura e suas particularidades neste artigo!
Com a digitalização dos processos, surgiram diferentes tipos de assinatura para autenticar documentos de forma segura e eficiente. Desde a tradicional assinatura manual até opções mais avançadas, como a digital e biométrica, cada uma possui suas vantagens e aplicações específicas.
Entender as diferenças entre assinatura tradicional, digital, eletrônica, digitalizada e biométrica é essencial para escolher a melhor solução para sua software house e seus clientes. Neste artigo, explicamos como cada tipo funciona, suas vantagens e validade jurídica, ajudando você a tomar a melhor decisão.
Tipos de assinatura e suas aplicações
A escolha do tipo de assinatura ideal depende do contexto de uso, do nível de segurança necessário e da validade jurídica exigida. Cada modelo tem características específicas que impactam a autenticação de documentos. Vamos explorar as principais opções disponíveis no mercado.
Assinatura manual (Física)
A assinatura manual é a forma tradicional de assinar documentos, feita à mão com caneta sobre papel. É amplamente aceita juridicamente, mas pode ser falsificada com relativa facilidade e exige cuidados no armazenamento dos documentos físicos.
Desvantagens:
- ✅ Simples e acessível para qualquer pessoa.
- ✅ Legalmente aceita na maioria dos documentos físicos.
- ✅ Não depende de tecnologia para ser realizada.
Desvantagens:
- ❌ Alto risco de falsificação ou adulteração.
- ❌ Exige armazenamento e transporte físico dos documentos.
- ❌ Pode ser perdida ou danificada com o tempo.
Aplicações:
- Contratos e acordos presenciais.
- Assinaturas de documentos pessoais (cheques, formulários, testamentos).
- Transações imobiliárias e contratos notariais.
Exemplo:
Uma empresa pode exigir assinaturas manuais em contratos trabalhistas físicos, arquivando-os para futuras consultas.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um método de autenticação digital que pode envolver o uso de códigos PIN, tokens, biometria ou aceite por e-mail/SMS. Ela é regulamentada no Brasil pela Lei 14.063/2020 e pode ter validade jurídica, dependendo da sua implementação.
Vantagens:
- ✅ Rápida e prática, eliminando papel e logística.
- ✅ Pode ser integrada a sistemas e plataformas digitais.
- ✅ Reduz custos operacionais e melhora a produtividade.
Desvantagens:
- ❌ Nível de segurança varia conforme a tecnologia utilizada.
- ❌ Pode não ser aceita juridicamente em determinados documentos.
- ❌ Requer comprovação de autenticidade para maior validade legal.
Aplicações:
- Assinatura de contratos digitais comerciais.
- Aceite eletrônico de termos e condições em plataformas online.
- Aprovação de transações bancárias e financeiras.
Exemplo:
Uma empresa de software pode usar assinaturas eletrônicas para formalizar contratos de prestação de serviço com clientes, sem a necessidade de um encontro presencial.
Assinatura digital (com Certificado ICP-Brasil)
A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia e um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), como o ICP-Brasil. Esse modelo garante autenticidade, integridade e validade jurídica para documentos eletrônicos.
Vantagens:
- ✅ Nível máximo de segurança contra fraudes.
- ✅ Possui validade jurídica reconhecida pelo governo brasileiro.
- ✅ Protege documentos contra alterações indevidas.
Desvantagens:
- ❌ Requer um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ).
- ❌ Pode ter custos associados à aquisição e renovação do certificado.
- ❌ Exige conhecimento técnico para implementação e uso correto.
Aplicações:
- Assinatura de contratos empresariais e governamentais.
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
- Assinatura de processos jurídicos e documentos financeiros.
Exemplo:
Empresas precisam de assinaturas digitais para autenticar documentos fiscais e contratos eletrônicos que exigem validade legal.
Assinatura biométrica
A assinatura biométrica utiliza dados físicos únicos, como impressão digital, reconhecimento facial ou ocular, para validar a identidade de uma pessoa e autorizar transações ou documentos.
Vantagens:
- ✅ Segurança elevada, pois cada pessoa possui dados biométricos únicos.
- ✅ Reduz fraudes ao evitar falsificação de assinaturas.
- ✅ Agiliza processos ao eliminar senhas e documentos físicos.
Desvantagens:
- ❌ Depende de dispositivos específicos para leitura biométrica.
- ❌ Pode ter custos mais elevados de implementação.
- ❌ Requer proteção rigorosa dos dados biométricos para atender à LGPD.
Aplicações:
- Assinaturas de contratos bancários e transações financeiras.
- Acesso seguro a sistemas empresariais e governamentais.
- Identificação em cartórios e órgãos públicos
Exemplo:
Bancos utilizam biometria facial para autenticar assinaturas em transações financeiras de clientes.
Assinatura digitalizada
A assinatura digitalizada é uma imagem da assinatura manual escaneada ou fotografada e inserida em um documento digital. Apesar de ser visualmente idêntica à assinatura original, não garante autenticidade nem validade jurídica por si só.
Vantagens:
- ✅ Fácil de gerar e aplicar em documentos digitais.
- ✅ Não exige ferramentas complexas ou certificação digital.
- ✅ Pode ser utilizada para documentos informais e internos.
Desvantagens:
- ❌ Pode ser facilmente falsificada ou copiada.
- ❌ Não garante autenticidade ou integridade do documento.
- ❌ Não tem validade jurídica sem comprovação adicional.
Aplicações:
- Documentos informais e internos de empresas.
- Cartas e e-mails assinados digitalmente.
- Aprovação de documentos que não exigem autenticação rigorosa.
Exemplo:
Um profissional pode inserir uma assinatura digitalizada em um contrato enviado por e-mail, mas para garantir autenticidade, seria necessário um método adicional, como uma assinatura eletrônica validada.
Comparação entre os tipos de assinatura
Tipos de assinatura: qual é a melhor opção para cada negócio?
A escolha do tipo de assinatura ideal para sua empresa depende de três fatores principais: nível de segurança necessário, validade jurídica exigida e facilidade de uso.
- Para pequenas empresas e autônomos: Se o objetivo for apenas formalizar acordos simples e contratos comerciais, assinaturas eletrônicas são práticas e fáceis de implementar.
- Para empresas que lidam com documentos fiscais e jurídicos: Empresas que emitem NF-e, contratos jurídicos ou precisam garantir autenticidade legal devem utilizar a assinatura digital com certificado ICP-Brasil.
- Para bancos, fintechs e empresas de alta segurança: Setores que exigem proteção contra fraudes e validação da identidade do assinante podem optar pela biometria, garantindo maior confiabilidade.
- Para documentos internos e informais: Se a empresa precisa apenas de uma assinatura rápida para documentos internos, a assinatura digitalizada pode ser suficiente, mas sem valor legal.
A decisão deve considerar a regulamentação do setor e as necessidades específicas da empresa. Em muitos casos, a combinação de diferentes tipos de assinatura pode ser a melhor estratégia para equilibrar segurança e praticidade.
Validade jurídica dos tipos de assinatura
A validade jurídica de cada tipo de assinatura depende das leis e regulamentações aplicáveis no Brasil. As principais normas que regem as assinaturas eletrônicas e digitais são:
- Medida Provisória 2.200-2/2001: Criou a ICP-Brasil e estabeleceu a assinatura digital como um meio legalmente aceito para documentos eletrônicos.
- Lei 14.063/2020: Regulamenta o uso da assinatura eletrônica e define diferentes níveis de segurança, incluindo a assinatura digital com certificação ICP-Brasil como a mais confiável.
- Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): Determina que informações utilizadas em assinaturas digitais e biométricas devem ser protegidas contra acessos indevidos e vazamentos.
Importante: Apenas a assinatura digital (ICP-Brasil) tem a mesma validade jurídica de uma assinatura feita em cartório. Outros métodos, como a assinatura eletrônica, podem ser válidos, mas sua aceitação depende do contexto e da capacidade de comprovar autenticidade.
Garantir que sua empresa utilize um método seguro e juridicamente aceito é essencial para evitar fraudes e garantir conformidade com a legislação vigente.
Vantagens da assinatura eletrônica ou digital
É válido destacar que a assinatura eletrônica e digital traz mais segurança, agilidade e economia para empresas, eliminando a necessidade de papel e burocracia. Confira suas principais vantagens:
Economia de gastos
A primeira vantagem é, sem dúvida, a economia. A assinatura manuscrita envolve o extenso uso de papel, impressões e, não raro, gastos com deslocamento, reconhecimentos de firma e outras demandas logísticas. E tudo isso é dispensado ao adotar um dos dois outros tipos de assinatura.
Agilidade e praticidade
Assinatura digital ou eletrônica é sinônimo de rapidez e praticidade, afinal, diversas etapas são cortadas do processo de assinatura tradicional e os signatários conseguem ter muito mais flexibilidade e facilidade para dar conta desse tipo de demanda.
Sustentabilidade
Por fim, as assinaturas eletrônicas e digitais saem na frente no quesito sustentabilidade, justamente por ajudarem a reduzir ou zerar o uso de papel nos escritórios e nas negociações.
Além de ser derivado da madeira e envolver, assim, a exploração das árvores, a produção do papel também demanda altas quantidades de água e gera uma taxa significativa de resíduos tóxicos e poluentes.
Resumindo: adotar as assinaturas eletrônica e digital é uma questão de modernidade, otimização e consciência.
A solução de assinatura eletrônica via API da TecnoSpeed
Para te ajudar a atender mais essa demanda dos seus clientes e entregar a eles uma rotina bem menos burocrática, nós criamos uma ferramenta de assinatura eletrônica via API: o PlugSign.
Com a API do PlugSign, você integra a assinatura eletrônica ao seu software garantindo velocidade e segurança para seus parceiros e clientes. Tudo em conformidade com as legislações atuais, incluindo a Medida Provisória nº 983/2020; a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a LGPD.
O PlugSign tem como vantagens:
- Integração simplificada;
- Assinaturas ilimitadas e rápidas;
- 100% de validade jurídica;
- Templates personalizados;
- Facilidade e economia para o seu cliente;
- Envio de cópias 100% digital para múltiplos contatos;
- Notificações automáticas em múltiplos canais (SMS, e-mail e WhatsApp);
- Fim dos gastos com logística e impressão de documentos;
- Redução significativa do uso de papel (mais sustentável);
- Dispensa o espaço físico para armazená-los;
- Suporte de Dev para Dev;
- Menor preço do mercado.
Então, não perca tempo e deixe que nossa ferramenta valide todos os documentos para os seus clientes.
E se quiser ainda mais motivos para incluir uma solução de assinatura eletrônica ou digital no portfólio da sua software house, confira o nosso artigo sobre paperless e entenda a importância dessa mudança!
Perguntas frequentes sobre tipos de assinatura
1. Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
A assinatura digital usa um certificado digital ICP-Brasil para garantir autenticidade e validade legal. Já a assinatura eletrônica pode ser feita por meios menos formais, como aceite via e-mail ou token.
2. A assinatura digital é obrigatória para contratos?
Depende do contrato. Para documentos fiscais e contratos empresariais, é altamente recomendada.
3. A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim, mas depende do contexto. A Lei 14.063/2020 reconhece a assinatura eletrônica como válida, mas pode ser necessário comprovar autenticidade.
