Gerenciar documentos fiscais: confira 6 dicas essenciais!

Se você gostaria de gerenciar documentos fiscais com mais eficiência ou ajudar seus clientes a fazer isso, este artigo é uma leitura obrigatória.

Gerenciar documentos fiscais de maneira eficiente é uma demanda em todo e qualquer negócio. Afinal, a organização desse aspecto de uma empresa é essencial para garantir sua saúde financeira, seu compliance e seu crescimento sustentável. 

Você sabia, por exemplo, que uma má gestão fiscal pode custar caro para sua empresa? Pois é! Se você está cansado de perder tempo procurando por documentos ou lidando com problemas fiscais, este artigo é para você.

Até o final dele, você vai entender a importância desse processo e conhecer dicas concretas para simplificar e otimizar o gerenciamento de documentos fiscais em sua empresas ou vida pessoal. Vem com a gente! 

O que é gerenciamento de documentos fiscais?

Gerenciamento de documentos fiscais é o processo de registrar, controlar, organizar e armazenar todas as notas fiscais emitidas e recebidas por uma organização em suas operações comerciais. 

Além disso, essa gestão envolve a rotina completa de emissão, envio e guarda dos demais documentos que acompanham as notas, como DANFEs, manifestos de carga e cupons fiscais.

Tal organização é crucial para o cumprimento das regulamentações fiscais e o cálculo correto dos impostos, evitando prejuízos e/ou problemas com o Fisco. Só por isso já é possível começar a entender a importância de gerenciar documentos fiscais. Vamos nos aprofundar mais um pouco neste ponto?

Gerenciar documentos fiscais e a sua importância

A gestão de documentos fiscais é tão importante que pode ser considerada um patrimônio. Gerenciar documentos fiscais é fundamental para evitar penalizações, desorganização interna e problemas com fornecedores e clientes. 

As notas fiscais cumprem várias obrigações vigentes dos negócios e contribuem para que eles operem com agilidade, transparência, fluidez e eficiência. Uma boa gestão fiscal reduz os riscos da operação, dá base para diversos processos posteriores importantes – como recolhimento de impostos e declarações contábeis – e fornece informações valiosas para a tomada de decisões.

Por isso, os documentos fiscais têm que ser bem cuidados e gerenciados, e quanto mais otimizado for esse processo, melhor para a empresa contribuinte e os demais agentes envolvidos (clientes, fornecedores, colaboradores, contadores, etc).

Desafios do gerenciamento de documentos fiscais

É claro que um processo tão importante reserva alguns desafios, não é mesmo? Dentre os mais comuns enfrentados pelos negócios ao gerenciar documentos fiscais, podemos citar:

• Volume de notas: Empresas de maior porte ou com modelos de negócio que envolvem muitas transações diárias terão um grande volume de documentos fiscais para gerenciar, o que pode tornar esse processo mais desafiador.
• Diversidade de formatos: O sistema tributário e fiscal brasileiro tem passado por mudanças e padronizações para se tornar mais simples para os contribuintes. No entanto, ainda existem diferentes modelos de documentos fiscais que as empresas e empresários precisam conhecer, emitir e gerenciar.
• Erros humanos: Sendo um processo realizado por pessoas, a gestão de documentos fiscais está sujeita a erros. Solucioná-los e minimizá-los é outro grande desafio dessa área.
• Armazenamento e acesso dos documentos: Garantir a segurança e acessibilidade dos documentos fiscais emitidos pode ser um desafio e tanto, especialmente quando eles estão em arquivos físicos ou em sistemas desorganizados e pouco confiáveis.

Como gerenciar documentos fiscais de forma eficiente?

Uma boa gestão de documentos fiscais envolve alguns cuidados. Por exemplo, não é possível gerenciar documentos fiscais de forma eficiente sem estabelecer uma rotina de recebimento, um diretório para os XMLs e padrões de nomeação dos arquivos.

Além disso, é fundamental adotar medidas de segurança para evitar erros na emissão, verificar a autenticidade dos documentos, controlar o acesso a eles, garantir o sigilo dos dados e manter todas as notas armazenadas pelo tempo exigido pela legislação.

A seguir, falamos mais sobre como colocar tudo isso em prática…

6 dicas para gerenciar documentos fiscais

Gerenciar documentos fiscais adequadamente envolve muitos aspectos e recursos, mas nós temos dicas valiosas e eficientes para melhorar o seu gerenciamento fiscal:

1. Controle todas as entradas e saídas

O primeiro passo para gerenciar bem seus documentos fiscais é ter uma gestão precisa e clara das despesas e receitas do negócio. Afinal, as entradas e saídas são o alicerce de todos os documentos fiscais que serão gerados e recebidos por uma empresa.

E sem um bom acompanhamento dessas informações, as chances de erros e furos na gestão fiscal aumentam significativamente. 

Então, garanta que tudo seja muito bem registrado, monitorado, verificado e conciliado para que nenhum problema relacionado à saúde financeira ou reputação tributária e legal da empresa surja.

2. Digitalize os documentos e o armazenamento deles

A gestão fiscal digital já é uma realidade e não dá para continuar correndo os riscos ou despendendo os esforços necessários para manter documentos em papel. Portanto, um passo fundamental para um gerenciamento eficiente é fazer a digitalização de todos os documentos físicos que ainda estão em prazo de guarda. 

Além disso, é importante deixar de lado o hábito de imprimir e guardar documentos em papel, pois eles apenas ocupam mais espaço e geram mais custos. Sua gestão de documentos fiscais será mais fácil, segura e eficaz se você migrar para o formato eletrônico e adotar um armazenamento em nuvem.

3. Faça a categorização dos documentos fiscais

Gestão de documentos tem tudo a ver com organização e isso não muda quando estamos lidando com arquivos eletrônicos. Para que nada se perca ou que confusões aconteçam, é essencial categorizar os documentos e adotar um padrão de nomeação e armazenamento.

Ao organizar seus arquivos por tipo de operação, CNPJ, data, inscrição estadual, entre outras variáveis, você facilita e aumenta a eficiência das rotinas do departamento fiscal. Além de deixar os documentos mais seguros e, ao mesmo tempo, fáceis de acessar e gerenciar.

4. Avalie a temporalidade dos documentos

A maioria dos documentos fiscais devem ser armazenados por no mínimo 5 anos, esse é o prazo de guarda determinado pela Receita e demais autoridades fiscais. No entanto, existem exceções. 

Por isso, monitorar a temporalidade dos documentos e garantir que todos estejam armazenados e disponíveis pelo tempo necessário é outro ponto-chave da boa gestão. 

5. Realize auditorias e revisões de tempos em tempos

Mesmo em um processo organizado e digital, podem ocorrer erros. Portanto, é importante fazer revisões periódicas do banco de dados para minimizá-los ao máximo. A cada verificação é importante aplicar ações corretivas, excluir documentos em duplicidade ou desnecessários, identificar faltas e realizar backups.

6. Integre um software de gestão fiscal como o PlugStorage

Por fim, mas não menos importante, uma dica que faz toda a diferença é investir em soluções capazes de otimizar os controles citados acima e a gestão fiscal como um todo.

Um software de gestão fiscal pode automatizar diversos processos, da emissão ao armazenamento; minimizar a manipulação humana e, consequentemente, os erros e riscos; e tornar o gerenciamento de diversos tipos de documentos uma tarefa descomplicada e muito eficiente. Além de garantir que seus documentos estejam sempre seguros e organizados.

Benefícios de contar com um software para gestão fiscal

Contar com um sistema para gerenciar documentos fiscais é interessantíssimo, pois traz vantagens como o/a:

• Aumento da produtividade;
• Centralização e automação dos processos;
• Redução da papelada, de tarefas manuais e erros e perdas;
• Diminuição de custos;
• Simplificação da rotina fiscal;
• Mais eficiência no cumprimento das obrigações;
• Aumento da segurança e controle;
• Melhora da gestão de conhecimento e base de dados da empresa;
• Promoção da integração de departamentos;
• Maior foco estratégico, analítico e relacional.

Quer levar tudo isso para o seu negócio ou para os seus clientes? Conheça e integre o PlugStorage, o gerenciador de documentos fiscais da TecnoSpeed!

Com ele, você leva recursos de armazenamento, consulta, download e distribuição para o seu software, e não terá mais que se preocupar com as demandas fiscais. 

Ele é compatível com diversos tipos de documentos (NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS e mais!) e oferece o melhor da automação para um gerenciamento de documentos fiscais otimizado, moderno e de excelência. Integre já o PlugStorage!