Armazenamento de documentos fiscais: Entenda o que é, como funciona, a importância e a melhor solução para dar conta dessa demanda.
O armazenamento de documentos fiscais é uma das obrigações tributárias que toda empresa contribuinte precisa cumprir caso não queira ter problemas com o Fisco. Você sabia, desenvolvedor?
E como, hoje em dia, um software de gestão completo precisa também contemplar um módulo fiscal, estamos aqui para te explicar tudo sobre esse tema. Assim, você vai poder orientar seus clientes, adaptar seu ERP e solucionar essa demanda da melhor forma.
É isso mesmo: até o final deste artigo, você vai saber o que é o armazenamento de documentos fiscais, a importância e desafios desse processo, como realizá-lo de forma segura e eficiente. Além disso, vai conhecer a solução da TecnoSpeed perfeita para isso. Então, vamos lá?
O que é armazenamento de documentos fiscais?
Para começar, é preciso entender o que significa exatamente esse armazenamento de documentos fiscais. Bom, de uma forma geral, manter a guarda e organização dos documentos é fundamental dentro de qualquer negócio.
Isso porque eles, naturalmente, carregam dados sensíveis da organização e podem ser necessários para consultas, conferências e decisões futuras. E isso não é diferente para os documentos fiscais.
Engana-se quem acha que as obrigações tributárias consistem só em declarar e pagar os impostos. A emissão de documentos fiscais é parte integrante dessa rotina e a guarda desses arquivos é prevista por lei como uma etapa obrigatória desse processo.
Segundo o Código Tributário Nacional (CTN), o Código Civil e o Ajuste SINIEF 07/05, o emitente deve manter a guarda de documentos fiscais e tributários pelo prazo mínimo de 5 anos e disponibilizá-los às autoridades fiscais caso seja solicitado.
Como funciona o processo?
Entrando em maiores detalhes deste processo de armazenamento de documentos fiscais, nós temos que o responsável pela guarda dessa documentação é sempre o emitente/contribuinte, ou seja, a empresa.
Em termos práticos, esse processo costuma ser realizado por gestores, contadores e colaboradores membros do departamento e/ou conselho fiscal.
Além disso, nos escritos legais mais recentes, incluindo a última versão do Manual de Orientação do Contribuinte, a indicação é que o armazenamento seja feito em formato digital, já que os documentos fiscais agora são todos eletrônicos.
Dependendo do volume de documentos fiscais emitidos pela organização, esse processo pode ser mais ou menos complexo e trabalhoso. No entanto, em todos os casos a digitalização e automatização dessa tarefa é vantajosa, como veremos mais adiante.
A importância da guarda de documentos fiscais
O armazenamento de documentos fiscais é importante para:
- Cumprir com as exigências legais tributárias;
- Ter dados comprobatórios em fiscalizações da Receita Federal;
- Manter uma boa organização e gestão pensando na saúde e vantagem da empresa no mercado;
- Realizar o pagamento devido de tributos (no prazo e valor corretos, sem duplicidade);
- Evitar multas, processos, suspensões e outros problemas ligados ao Fisco.
Prazo de armazenamento dos XMLs pelo Fisco
O Fisco também tem sua responsabilidade de guarda, mas os prazos são diferentes dos exigidos aos contribuintes. A partir de 1º de maio de 2025, entra em vigor o que determina o Ajuste SINIEF nº 02/2025, que uniformiza o prazo de retenção dos arquivos XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) — como NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e e BP-e — para 132 meses (11 anos).
Essa norma se aplica aos ambientes de recepção e validação da SEFAZ, ou seja, trata-se de um compromisso de armazenamento por parte do Fisco, que passa a manter esses documentos por esse período, impedindo inclusive a exclusão de tabelas técnicas utilizadas nas validações, mesmo após sua desativação.
Esse novo prazo não modifica as obrigações dos contribuintes. As empresas continuam responsáveis por armazenar seus próprios documentos fiscais conforme os prazos legais vigentes, que geralmente seguem os critérios de prescrição e decadência tributária — normalmente, 5 anos.
De forma simples, decadência é o prazo que o Fisco tem para identificar e formalizar uma cobrança de tributo, enquanto prescrição é o prazo para cobrar esse tributo judicialmente, depois que ele já foi lançado. Ambos os prazos costumam ser de 5 anos, exceto em casos de dolo, fraude ou simulação.
Apesar da exigência de manter os XMLs por 11 anos no ambiente do Fisco, o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário, previsto no art. 173, I, do Código Tributário Nacional (CTN), permanece válido. Ou seja, o Fisco continua tendo até 5 anos para realizar a cobrança de um tributo, independentemente da obrigação acessória estabelecida pelo Ajuste SINIEF nº 02/2025.
Portanto, ainda cabe ao contribuinte manter os documentos fiscais acessíveis para fins de fiscalização, contabilidade e obrigações jurídicas, dentro do prazo legal aplicável à sua responsabilidade direta
Como armazenar de forma segura e eficiente?
Essa é a pergunta de ouro que paira na mente de todo contribuinte, contador e empresário. Afinal, não adianta apenas saber que é preciso armazenar, é essencial fazer isso com competência e segurança.
Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada, ao permitir um processo muito mais simples, otimizado e produtivo com a adoção do formato de armazenamento de documentos em nuvem.
Primeiro, porque o armazenamento em nuvem é mais seguro, contra erros humanos, perdas e danos de arquivos do que o armazenamento físico. Segundo, porque a tecnologia cloud corta a demanda de espaço e as limitações de espaço e tempo do acesso.
E, ainda, garante a guarda de dados e documentos de diferentes naturezas de forma centralizada e em grande quantidade. Além de permitir buscas facilitadas, salvamento automatizado e uma gestão mais apurada e, ao mesmo tempo, descomplicada.
No entanto, para garantir esses benefícios, é necessário investir em recursos de armazenamento confiáveis e eficientes, como é o caso do PlugStorage, por exemplo.
6 vantagens do armazenamento de documentos fiscais com PlugStorage
O PlugStorage é a plataforma de gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos da TecnoSpeed. Nela, você encontra recursos de armazenamento e outros processos essenciais para o seu software. Além disso, garante:
1. Mais segurança
No PlugStorage, todas as notas e documentos fiscais são automaticamente armazenados em servidores seguros na nuvem pelo prazo exigido. Ou seja, eles podem ser consultados e baixados a qualquer momento e seu cliente fica sempre pronto para uma visita do Fisco!
2. Menos custo
Um armazenamento de documentos fiscais eficiente e online é sinônimo de economia, pois, como já falamos, retira a demanda de espaço físico, papéis, impressão e autenticação da conta. Além de otimizar o tempo de registro, consulta e atualização dos arquivos.
3. Otimização de processos
Uma gestão tributária e fiscal eficiente é o primeiro passo para que muitos outros processos importantíssimos fluam dentro da organização.
Com as funcionalidades do PlugStorage, é possível garantir que operações como controle de estoque, fluxo de caixa, escrituração fiscal/contábil e emissão de documentos de transporte também ocorram com qualidade, segurança e produtividade.
4. Flexibilidade
O PlugStorage soluciona o armazenamento de documentos fiscais eletrônicos e outros processos de gerenciamento desses arquivos para qualquer organização, independente do porte ou segmento.
Além disso, a nossa plataforma é compatível com diversos documentos fiscais eletrônicos. Por exemplo: NF-e, NFC-e, CT-e, SAT e SPED. E ainda é uma solução white-label que te permite substituir a nossa identidade visual pela sua em todas as interfaces, até na URL.
5. Total controle
O PlugStorage permite gerenciar as diferentes etapas e rotinas envolvendo documentos fiscais eletrônicos: do armazenamento à escrituração, da consulta ao envio por e-mail.
Tudo em um só lugar, de forma detalhada e intuitiva, integrável do jeito que você quiser: via API ou monitoramento de arquivos.
6. Vantagem competitiva
Todos os benefícios anteriores resultam em vantagem competitiva para a sua software house, os seus clientes e os clientes dos seus clientes.
Processos eficientes e automatizados são o caminho para entregar valor, reduzir custos, prevenir prejuízos, aumentar a assertividade das decisões e potencializar o sucesso e manutenção de um negócio no mercado.
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