A gestão de documentos fiscais é uma demanda essencial e desafiadora dentro dos negócios. Descubra a importância de investir nisso e qual a solução ideal!
Os documentos fiscais eletrônicos fazem parte das obrigações e do dia a dia de muitos empresários brasileiros, e vêm acompanhados de diversas regras e processos que precisam ser seguidos com atenção. A organização para cumprir com isso é o que chamamos de gestão de documentos fiscais.
Assim como em qualquer processo empresarial, a eficiência, precisão, segurança e agilidade são aspectos fundamentais na emissão, distribuição e armazenamento desses documentos. Sem um controle otimizado, as organizações podem sofrer prejuízos logísticos, financeiros e até judiciais.
Então, pensando nisso, preparamos este guia de gestão de documentos fiscais para você conhecer a importância, os principais erros e também os benefícios de investir em um gerenciamento eficiente. E, ao final, ainda te apresentamos uma solução poderosa. Acompanhe!
Importância da gestão de documentos fiscais
A emissão de notas e outros documentos fiscais é uma obrigação indispensável para empresas e empresários brasileiros que querem manter seus negócios funcionando em conformidade com a lei.
Mas, para além do aspecto legal, uma boa gestão de documentos fiscais é importante para garantir o funcionamento de todo o ecossistema da empresa. Ela está diretamente ligada às entradas e saídas, à gestão de estoque e compras e pode influenciar as estratégias, a produtividade do time e os resultados da organização de forma global a curto e longo prazo.
Ou seja, a gestão de documentos fiscais é importantíssima para que os negócios possam prosperar e cumpram suas demandas fiscais com tranquilidade e o mínimo de erros e problemas possível. Além disso, é essencial para que a gestão de tempo, financeira, contábil e de informações seja eficiente e positiva.
Principais erros no gerenciamento de documentos fiscais
Se uma boa gestão de documentos fiscais pode determinar o sucesso de uma organização, existem aspectos que podem prejudicar esse processo e que devem ser evitados por você, seu sistema e seus clientes. Confira quais os principais erros no gerenciamento de documentos fiscais:
Falta de organização
Dependendo do porte ou do fluxo de vendas do negócio, o volume de documentos fiscais pode ser gigante e um dos erros mais comuns na hora de lidar com essa demanda é a desorganização.
Mesmo que hoje em dia não seja mais necessário lidar com “papelada”, os documentos eletrônicos também precisam ser emitidos com atenção, armazenados com segurança e gerenciados de forma eficiente e ordenada. Sendo assim, é possível evitar erros, perdas, acessos indevidos e problemas com o Fisco.
Falta de segurança dos documentos da instituição
Os documentos fiscais contêm informações sensíveis da instituição e suas operações, portanto, a segurança também é um ponto importante de atenção. Tratar as emissões como meras burocracias e não se atentar ao manuseio e guarda desses materiais é um erro grave, mas que infelizmente muitos ainda cometem.
No entanto, é indispensável investir em ferramentas de gerenciamento confiáveis, modernas e capazes de manter esses arquivos disponíveis sempre que forem necessários, porém seguros contra invasões, perdas e outros imprevistos. Um sistema especializado e integrado, combinado com armazenamento em nuvem, por exemplo, são uma boa opção.
Armazenamento indevido
Falando em armazenamento, esse é outro erro que acontece bastante dentro da gestão de documentos fiscais. Primeiro, porque nem todos os contribuintes sabem que é exigido por lei a guarda de notas e outros DF-e pelo período de 5 anos. Vale ressaltar que, durante esse intervalo, o Fisco pode exigir a apresentação dos documentos para comprovar a situação legal da empresa.
Segundo, porque nem todo empresário conta com uma equipe ou mesmo um profissional especializado para fazer essa gestão e nem possui o conhecimento e os recursos corretos para dar conta dessa demanda.
Nesse sentido, são recorrentes os casos em que os sistemas de armazenamento, recursos de controle de acesso, rotinas de backup e outros elementos da segurança, sejam falhos e tragam problemas ao empreendedor e à organização.
Ausência de software adequado
Por fim, uma gestão não digitalizada, integrada e automatizada pode ser reflexo de outro erro comum: não contar com um sistema especializado e completo para esse processo.
A gestão de documentos fiscais é trabalhosa, são muitos detalhes para serem lembrados e etapas para serem executadas. É por isso que afirmamos que sem um software adequado a conclusão dessa demanda se torna um verdadeiro desafio.
Por que investir na gestão de documentos fiscais?
Por outro lado, buscar soluções para otimizar a gestão de documentos fiscais tem muitos benefícios, por exemplo:
Gerenciamento simples e otimizado
A gestão de documentos fiscais simplifica o processo em si de gerenciamento de documentos, informações e demais processos envolvidos nesta demanda.
Ao contar com uma organização clara e recursos eficientes, tudo vai fluir melhor e o que antes era motivo de preocupação vai ser resolvido automaticamente ou em alguns cliques e minutos.
Controle total das notas
Com uma gestão bem feita, é possível controlar 100% das notas, sejam elas emitidas internamente ou notas de fornecedores e outros intermediários.
A partir disso, a organização ganha em termos de transparência, agilidade, integração, acessibilidade e eficiência. O que beneficia a gestão de estoque, a gestão financeira e outros setores direta ou indiretamente relacionados.
Redução de tarefas manuais
A digitação de informações das notas fiscais é algo que leva muito tempo e está muito suscetível a erros.
Investindo na gestão de documentos fiscais é possível tornar as tarefas manuais e repetitivas muito menos necessárias, além de otimizar o tempo e satisfação dessas atividades e das pessoas que precisam executá-las.
Conformidade com o Fisco
Uma gestão de documentos fiscais eficiente é sinônimo de uma atuação legal, transparente e em conformidade com o Fisco.
Uma empresa que se preocupa e gere bem seus documentos fiscais economiza, lucra mais, é mais produtiva e passa longe das acusações de sonegação – como tem que ser!
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