Reinicialização da numeração na NFS-e Nacional e os fatores envolvidos

Entenda a reinicialização da numeração na NFS-e Nacional, os fatores envolvidos e o impacto nas empresas em 2026.

A reinicialização da numeração na NFS-e de padrão nacional tem gerado dúvidas, especialmente em relação ao porquê da numeração começar do número 1, em vez de continuar o sequencial adotado no sistema municipal anterior. Embora essa mudança cause certa resistência, ela é uma parte importante do processo de transição para o novo sistema de emissão disponibilizado pelo emissor Nacional da NFS-e e será obrigatória para todas as empresas a partir de janeiro de 2026.

Neste artigo, vamos explicar os fatores envolvidos na reinicialização da numeração e por que isso acontece quando uma prefeitura adota o emissor Nacional.

Reinicialização da numeração na NFS-e Nacional

A reinicialização da numeração na NFS-e Nacional não é uma obrigatoriedade automática anual, mas sim uma ação configurável pelo contribuinte, que pode ser realizada, por exemplo, na mudança de ano civil ou ao adotar a um novo sistema como é o caso com a entrada da obrigatoriedade do uso do emissor nacional da NFS-e. Essa alteração está diretamente relacionada a mudanças técnicas e à padronização fiscal imposta pela transição para o novo sistema nacional.

Mudança técnica ao adotar o emissor nacional

Uma vez que as prefeituras aderem ao emissor Nacional, elas precisam fazer ajustes técnicos no sistema, o que ocasiona a reinicialização da numeração das notas fiscais. A numeração será reiniciada no número 1, sem continuidade com a numeração utilizada no sistema municipal anterior. Isso ocorre porque a NFS-e Nacional segue um novo padrão único que visa unificar a emissão das notas fiscais de serviço em todos os municípios, promovendo maior eficiência e transparência no processo fiscal.

Substituição do RPS por DPS e a padronização fiscal

A reinicialização da numeração também está diretamente ligada à substituição do RPS – Recibo Provisório de Serviços pelo DPS – Documento de Prestação de Serviços. O DPS é um documento eletrônico que, em vez de ser um simples recibo, serve como base para a NFS-e Nacional, que facilita o processo de emissão e permite maior integração entre os municípios. Essa mudança também impacta a estrutura da numeração das notas fiscais.

Ambiente fiscal unificado

A adoção do emissor Nacional pela prefeitura implica em uma mudança para um novo ambiente nacional fiscal, que está integrado ao sistema federal. Para garantir que todos os municípios sigam as mesmas regras e padrões, o processo de emissão de notas fiscais de serviço precisa ser reorganizado e padronizado. Como resultado, a numeração das notas fiscais precisa ser reiniciada, começando do número 1, para assegurar que todos os documentos fiscais estejam de acordo com o novo sistema de NFS-e Nacional.

Motivos para a reinicialização da numeração na NFS-e?

Embora a reinicialização da numeração seja configurável, ela costuma ocorrer nas seguintes situações:

• Mudança de ano civil: A transição para o novo ano fiscal é um momento comum para reiniciar a numeração, uma vez que as empresas precisam emitir novas notas fiscais para o novo período, não é uma mudança obrigatória, sendo uma opção do contribuinte. 
• Adoção ao novo sistema de emissão: Quando a empresa ou a prefeitura decide adotar ao um novo padrão de emissão como por exemplo aderir ao emissor nacional da NFS-e que faz parte do Projeto da Reforma Tributária, a numeração é reiniciada, pois o sistema é distinto daquele utilizado pelas prefeituras que operavam com sistemas próprios.

Impacto nas empresas e na emissão de NFS-e Nacional

A mudança na numeração pode gerar certa confusão ou resistência por parte das empresas, já que elas estavam acostumadas com a numeração sequencial que utilizavam no sistema municipal anterior. No entanto, essa reinicialização é um passo importante para padronizar a emissão de NFS-e em todo o Brasil, garantindo que todos os municípios sigam as mesmas diretrizes fiscais.

Vale lembrar que, apesar de ser uma mudança técnica, ela não afeta a validade ou a autenticidade das notas fiscais emitidas. O reinício da numeração não compromete o cumprimento das obrigações fiscais nem o processo de auditoria e fiscalização.

A necessidade da reinicialização da numeração na NFS-e Nacional

A reinicialização da numeração na NFS-e Nacional faz parte de um processo maior de padronização e integração fiscal que visa modernizar o sistema tributário brasileiro. Embora a mudança na numeração gere algumas dúvidas, ela é uma ação necessária para garantir a unificação das notas fiscais e a transparência no processo de emissão.

Empresas e prefeituras que adotarem o emissor Nacional devem estar preparadas para a reinicialização da numeração, que pode ocorre no início de cada ano civil ou no momento da transição para um novo sistema. A NFS-e Nacional representa um avanço significativo para a simplificação das obrigações fiscais no país, tornando o processo mais eficiente e integrado.

Desafios da NFS-e Nacional

A adesão NFS-e Nacional traz uma série de desafios para os municípios, especialmente para aqueles com infraestrutura tecnológica mais limitada. Com a obrigatoriedade de integrar os sistemas de emissão de notas fiscais de serviço ao Emissor Nacional em 2026, os municípios enfrentam a necessidade de modernizar seus processos fiscais, ajustar seus sistemas existentes e treinar suas equipes para a nova realidade. Isso envolve desde a formalização do convênio com a Receita Federal até a configuração da plataforma tecnológica e realização de testes para garantir a compatibilidade e eficiência.

Por outro lado, essa transformação tem um impacto significativo também nos desenvolvedores e gestores de software. Empresas que fornecem soluções fiscais precisam atualizar ou criar novos parâmetros para garantir a compatibilidade com o Emissor Nacional ou as prefeituras que vão utilizar seus próprios emissores é preciso adequar o layout. Os gestores de software terão que ajustar suas soluções para garantir que todos os municípios possam realizar a emissão de NFS-e sem problemas, reduzindo erros e aumentando a eficiência na gestão tributária.

Para os desenvolvedores, isso significa a necessidade de entender as especificações técnicas do Emissor Nacional e implementar essas mudanças de forma ágil, criando soluções flexíveis que atendam tanto aos requisitos dos municípios quanto dos contribuintes. 

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