Apuração Assistida na Reforma Tributária: Tudo o que você precisa saber

Descubra como a apuração assistida vai simplificar a apuração e o pagamento dos novos tributos da Reforma Tributária e como se preparar.

A reforma tributária brasileira está em fase de implementação e traz consigo uma das maiores inovações no campo da apuração de tributos sobre o consumo: a apuração assistida. Esse novo modelo promete transformar a maneira como as empresas cumprirão suas obrigações fiscais, tornando o processo mais automatizado e transparente, com a utilização de sistemas digitais. A apuração assistida é um mecanismo essencial para a transição entre o sistema atual e a nova realidade tributária, com ênfase no Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e na Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).

Neste artigo, vamos explorar o funcionamento da apuração assistida, como ela se conecta com a reforma tributária e o impacto desse modelo para as empresas, além de orientar sobre as etapas de preparação e integração dos sistemas internos para o cumprimento das novas obrigações fiscais.

O que é a apuração assistida?

A apuração assistida é uma das grandes inovações da reforma tributária. Trata-se de uma ferramenta digital que tem como objetivo simplificar e automatizar o processo de apuração dos tributos sobre o consumo. Por meio dessa plataforma, todas as operações fiscais e financeiras das empresas serão registradas e processadas em tempo real, garantindo que tanto as empresas quanto as autoridades fiscais tenham acesso imediato às informações fiscais.

Esse processo é gerenciado por um sistema integrado hospedado na nuvem soberana do governo onde empresas, consumidores finais, Receita Federal, estados, municípios e o Comitê Gestor poderão visualizar todas as operações fiscais em que estejam envolvidos, permitindo mais transparência, segurança e eficiência no cumprimento das obrigações tributárias

Benefícios da apuração assistida

A apuração assistida tem como principal objetivo operacionalizar a não-cumulatividade e a confissão de dívida conforme os parâmetros estabelecidos pela Reforma Tributária. Nesse contexto, ela oferece diversos benefícios significativos, como:

• Redução de erros: O sistema automatizado minimiza os erros humanos na apuração de tributos.
• Transparência: A integração com as autoridades fiscais oferece mais clareza e visibilidade sobre as operações tributárias.
• Segurança jurídica: O controle rigoroso das informações aumenta a segurança para as empresas, reduzindo riscos de autuações por erros de preenchimento ou interpretação.

Cronograma de Implementação

A reforma tributária estabelece um cronograma de transição para a apuração assistida que será implementada em duas etapas principais. A primeira fase, de testes (homologação), começou em 1º de agosto de 2025 e é voltada para as empresas participantes do projeto-piloto da CBS. Durante esse período, as empresas terão a oportunidade de testar o sistema, identificar possíveis ajustes e se familiarizar com a nova ferramenta de apuração tributária.

A segunda fase, de obrigatoriedade, está prevista para começar em 1º de janeiro de 2026. A partir dessa data, todas as empresas deverão adotar o novo modelo, com a transição gradual para a CBS e IBS. Isso implica que as obrigações fiscais relacionadas tanto ao IBS quanto à CBS serão totalmente digitalizadas. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para se integrarem ao novo regulamento, que estará baseado no envio dos documentos fiscais eletrônicos contendo os campos e tags dos novos tributos da Reforma Tributária.

É importante destacar que, durante os testes iniciais, será apresentado um saldo prévio de IBS e CBS, com base nos documentos fiscais eletrônicos e nas informações fornecidas pelas empresas. Com a apuração assistida, os documentos fiscais eletrônicos deixam de ser apenas uma obrigação acessória e passam a constituir confissão de dívida, o que significa que qualquer erro no preenchimento ou falta de dados impacta diretamente o valor apurado e devido.

Portanto, é essencial que as empresas aproveitem o segundo semestre de 2025 fase de teste do envio dos documentos fiscais para realizar os testes necessários, ajustar suas plataformas internas e garantir que seus sistemas estejam devidamente parametrizados e integrados ao novo modelo tributário. Esse período de preparação será crucial para evitar problemas como inconsistências nos registros fiscais e autuações indevidas quando o sistema começar a exigir a apuração assistida de forma obrigatória.

O Impacto da apuração assistida nas empresas

A implementação da apuração assistida exigirá que as empresas façam ajustes significativos em seus sistemas internos, como ERPs, para garantir a integração com o sistema digital do governo. Isso pode gerar desafios, especialmente em relação à parametrização correta dos sistemas para destacar a alíquota dos novos tributos IBS e CBS, sem gerar duplicidade ou erro no cálculo dos tributos.

Essa nova realidade exigirá das empresas investimentos em tecnologia e uma adaptação cultural, já que a transformação vai além da digitalização, alterando profundamente os processos internos e o relacionamento com o Fisco. Com a implementação do novo modelo, a responsabilidade fiscal passa a ser compartilhada entre as empresas e a Receita Federal, mas o rigor na precisão dos dados continua sendo fundamental. Empresas que se anteciparem e investirem na atualização de seus sistemas terão vantagens competitivas, já que poderão otimizar seus processos internos, reduzir custos e evitar problemas com a Receita.

Além disso, as empresas precisarão investir em treinamento e processos de validação de dados para garantir que as informações enviadas nos documentos fiscais estejam corretas. A responsabilidade pela veracidade das informações permanece integralmente com o contribuinte, o que exige atenção redobrada durante a adaptação ao novo modelo.

A apuração assistida não é apenas uma mudança tecnológica, mas uma oportunidade estratégica. A precisão dos dados se tornará a chave para o sucesso no novo modelo, e as empresas que se adaptarem rapidamente estarão melhor posicionadas no mercado, com processos mais eficientes e seguros. No entanto, para que isso aconteça, é imprescindível que as empresas invistam em capacitação e tecnologia e se preparem adequadamente para os desafios que surgirão com a reforma tributária.

Manuais técnicos da Reforma Tributária Empresas

A Receita Federal disponibilizou uma série de manuais técnicos para orientar as empresas na implementação da apuração assistida. Esses documentos são essenciais para entender como simular operações fiscais e integrar os sistemas internos ao novo modelo tributário. Os principais manuais são:

• Manual RTC Empresas – Versão 1

• Apuração Assistida – Primeiros Passos – Volume 1

• Apuração Assistida – Primeiros Passos – Volume 2

Esses manuais orientam sobre a simulação de operações fiscais, o uso de calculadoras tributárias e o funcionamento do sistema do split payment e  apuração assistida. Além disso, incluem diretrizes sobre a integração do sistema com os ERPs das empresas e como gerar documentos fiscais eletrônicos (NF-e) para registro e pagamento da CBS.

E o IBS? Ele também faz parte dos manuais técnicos da Reforma Tributária?

Atualmente, os manuais técnicos disponíveis abordam exclusivamente a CBS, o tributo de competência federal. A regulamentação do IBS, por sua vez, ainda está pendente, aguardando a publicação da lei do PLP 108/2024, que tratará do Comitê Gestor do IBS e de outros aspectos relacionados aos tributos estaduais e municipais.

Quem pode já utilizar? 

Por enquanto somente as empresas participantes do projeto piloto de homologação, sendo elas: 

• Empresas com termo de cooperação assinado com a Receita Federal, por participarem do CONFIA ou das homologações do SPED;
• Indicações do Pré-Comitê Gestor do IBS;
• Indicações por entidades representativas do setor de tecnologia (fornecedoras de software);
• Indicações por entidades representativas de diversos segmentos econômicos e portes empresariais.

Em futuro próximo a apuração assistida será obrigatória para todas as empresas de acordo com o cronograma de transição, com a obrigatoriedade acontecendo ao longo de 2026 e 2027.

Portanto, embora o modelo esteja em fase de construção e desenvolvimento, as empresas que não estão no Projeto Piloto, podem observar as documentações e se preparar, e claro esperar por novas definições e orientações das autoridades fiscais.

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