Assinatura Eletrônica: segurança e praticidade para empresas de todos os tamanhos

Descubra como a assinatura eletrônica traz segurança jurídica e praticidade para empresas de todos os tamanhos, reduzindo custos e cumprindo normas.

Nos últimos anos, a ascensão dos contratos digitais transformou a forma como empresas de todos os tamanhos realizam seus negócios. Com a digitalização de processos, as organizações agora otimizam operações burocráticas, aumentam a segurança jurídica de documentos e, principalmente, ganham agilidade e eficiência. Nesse cenário, a assinatura eletrônica se destaca como uma solução prática, legal e segura para validar documentos de forma simples e confiável. Neste artigo, vamos explorar como a assinatura eletrônica facilita a vida corporativa, ajudando as empresas a cumprir normas de segurança importantes, como a Medida Provisória 983/2020, a Medida Provisória nº 14063/2020 e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A ascensão dos contratos digitais nas empresas

Hoje, empresas de diversos setores estão se beneficiando dos contratos digitais e da assinatura eletrônica para melhorar processos internos e externos. Essa tendência ganhou força não só pela agilidade e praticidade, mas também pelos custos reduzidos e pela segurança que oferecem. As vantagens são muitas, e vamos entender melhor como elas fazem a diferença.

Vantagens dos contratos digitais para empresas

Empresas que adotam contratos digitais rapidamente percebem o impacto positivo dessa escolha em várias áreas de atuação. Desde a simplificação de processos burocráticos até a melhora na segurança de documentos, os benefícios são claros e diretos.

• Redução de Custos: A eliminação de papel e de gastos com impressão, envio físico e arquivamento de documentos gera uma economia significativa. Especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de contratos, como escritórios de contabilidade, seguradoras e prestadores de serviços financeiros, os resultados são imediatos.

• Agilidade no Processo de Assinatura: Com contratos digitais, o tempo de espera para obter uma assinatura é reduzido de dias ou até semanas para alguns minutos. Esse ganho de agilidade é crucial em áreas como vendas e atendimento ao cliente, onde cada minuto conta para finalizar um acordo e manter o cliente satisfeito.

• Segurança Jurídica e Rastreabilidade: Os contratos digitais oferecem um registro de cada etapa do processo de assinatura, documentando quando cada parte visualizou, alterou ou assinou o contrato. Essa rastreabilidade garante que todas as partes tenham acesso à mesma versão do documento, aumentando a confiança no processo e reduzindo o risco de fraudes.

• Sustentabilidade: A digitalização de contratos permite que as empresas reduzam o uso de papel, incentivando práticas mais sustentáveis e alinhadas às expectativas de clientes e investidores. Esse posicionamento sustentável pode ser um diferencial importante, fortalecendo a imagem da empresa.

• Conformidade com Padrões Legais: Soluções como o PlugSign facilitam o cumprimento das normas locais, incluindo a LGPD e a MP 983/2020, para que as empresas digitalizem seus processos de forma segura e dentro da lei.

• Mobilidade e Flexibilidade: Com contratos digitais, é possível assinar documentos a partir de qualquer dispositivo – computador, tablet ou celular –, o que facilita operações para equipes remotas e colaboradores que estão sempre em movimento. Empresas com operações distribuídas conseguem se manter organizadas e cumprir prazos com mais facilidade.

Segurança Jurídica: assinatura eletrônica e a legislação vigente

A segurança jurídica proporcionada pelos contratos digitais é, sem dúvida, um dos pontos mais importantes para as empresas. E para reforçar essa confiabilidade, a legislação brasileira tem avançado, criando normas que garantem a validade e segurança do uso de assinaturas eletrônicas. Vamos detalhar as principais regulamentações que dão suporte a esse avanço.

Medida Provisória 983 de 2020

A MP 983/2020 estabelece normas para o uso de assinaturas eletrônicas em documentos tanto públicos quanto privados. Com ela, as assinaturas foram classificadas em três níveis de segurança:

• Simples: Adequada para autenticações de menor risco e que não exigem confirmação rigorosa de identidade.
• Avançada: Com autenticação mais rigorosa, exigindo elementos como biometria ou códigos de acesso únicos que confirmam a autenticidade do signatário.
• Qualificada: Utiliza certificação digital baseada na infraestrutura de chave pública (ICP-Brasil), que garante a segurança máxima e validade jurídica mais robusta.

Com essa categorização, as empresas têm a flexibilidade de escolher o nível de assinatura que melhor se adapta ao tipo de documento e à importância de cada transação. Em um cenário corporativo tão dinâmico, essa flexibilidade é essencial para manter a eficiência.

Medida Provisória nº 14063/2020

Para fortalecer ainda mais a segurança jurídica dos documentos digitais, a MP nº 14063/2020 complementa a MP 983/2020, ampliando a validade das assinaturas digitais e expandindo seu uso para setores que tradicionalmente exigiam assinaturas físicas, como saúde e financeiro. Com essa medida, empresas desses setores podem adotar contratos digitais de forma segura, mantendo a confiabilidade que esses documentos demandam.

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

A LGPD foi um divisor de águas para a privacidade e proteção de dados no Brasil. Com o aumento dos contratos digitais, garantir que os dados pessoais estejam seguros tornou-se ainda mais crucial. A LGPD exige que as empresas adotem procedimentos rigorosos para assegurar a privacidade dos dados dos signatários, especialmente em documentos que contêm informações sensíveis.

Soluções de assinatura eletrônica, como o PlugSign, adotam padrões de segurança que ajudam as empresas a cumprir as exigências da LGPD, protegendo as informações pessoais e prevenindo vazamentos de dados. Com isso, as empresas garantem a privacidade e segurança dos seus clientes e parceiros.

 

PlugSign: uma solução segura e prática para empresas

O PlugSign se destaca como uma plataforma que vai além da segurança e praticidade para empresas; ele é uma solução ideal também para software houses que desejam oferecer mais valor aos seus próprios clientes. Com a integração da API do PlugSign diretamente no ERP, essas empresas podem disponibilizar a assinatura eletrônica como parte do pacote de serviços de seus sistemas, ampliando as funcionalidades de seu software e permitindo que os clientes finais gerem e gerenciem contratos digitais dentro do ERP que já utilizam no dia a dia.

Essa possibilidade de integração traz um diferencial competitivo para as software houses, permitindo que seus clientes tenham acesso direto à assinatura eletrônica em uma plataforma que já conhecem e confiam, o que aumenta a praticidade e agiliza a adoção do recurso. Assim, o PlugSign não apenas ajuda as empresas a cumprir exigências de segurança e legalidade, mas também contribui para que software houses expandam suas soluções e fortaleçam o relacionamento com seus clientes.

Conclusão

Hoje, as assinaturas eletrônicas e contratos digitais são mais do que uma tendência; são uma necessidade para empresas que querem inovar e otimizar seus processos. A segurança jurídica oferecida por regulamentações como a MP 983/2020, a MP nº 14063/2020 e a LGPD permite que as empresas adotem contratos digitais com tranquilidade, sabendo que seus documentos têm validade e proteção.

O PlugSign surge como uma solução completa que une segurança e praticidade, atendendo tanto às exigências legais quanto às necessidades das empresas. E, para software houses, representa uma oportunidade de oferecer um serviço extra aos clientes, integrando a assinatura eletrônica ao ERP e simplificando o processo de gestão de contratos. Quer saber como o PlugSign pode transformar o processo de assinatura de documentos da sua empresa? Acesse PlugSign – Solução Segura e Prática e descubra como modernizar suas operações com segurança e confiabilidade.