Certificado digital eSocial: como funciona?

Entenda o que é o eSocial, sua relação com o certificado digital e quais as diretrizes e vantagens que envolvem essas duas tecnologias.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi instituído pelo Decreto nº 6.022 em 22 de janeiro de 2007 e, anexo a ele, foram desenvolvidos e disponibilizados diversos serviços direcionados à área trabalhista e ao relacionamento entre o fisco e os contribuintes.

A constante digitalização dos processos públicos que envolvem empresas e pessoas físicas trouxe mais praticidade e segurança para as rotinas contábeis, financeiras e até do departamento pessoal, que é o foco do módulo eSocial, o tema do nosso conteúdo de hoje.

Essa transição para o digital também atraiu atenção e criou a demanda da aquisição de certificados digitais, o que explica porque o mercado de certificações cresce a cada ano. Agora, se você ainda não tem tanta clareza sobre a relação do certificado digital e o eSocial, este post vai te ajudar! Vamos lá?

O que é eSocial?

O nome completo do eSocial é Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele foi instituído a partir do Decreto nº 8373/2014 e começou a ser implementado em janeiro de 2018.

Consiste em uma plataforma digital do governo que centraliza num único sistema online a transmissão de dados e declarações obrigatórias referentes aos trabalhadores, incluindo as comunicações de vínculos, folha de pagamento, acidente de trabalho, aviso prévio, contribuições previdenciárias, FGTS e escriturações fiscais.

O eSocial envolve e integra os dados e demandas de diversos órgãos públicos, como a Secretaria de Previdência, a Secretaria de Trabalho, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Receita Federal do Brasil, entre outros.

A unificação dessas rotinas e órgãos facilitam o dia a dia do departamento pessoal das empresas, pois tudo pode ser resolvido online e em um só lugar. A diminuição da burocracia reduz a chance de erros e serve como um incentivo para o empregador manter as contratações, pagamentos e outras obrigações em dia e dentro das diretrizes legais.

Além disso, o eSocial também é vantajoso para o trabalhador no que diz respeito ao cumprimento dos direitos previdenciários e trabalhistas que ele possui, afinal a fiscalização é facilitada e o processo ganha mais transparência, segurança e fluidez para todas as partes envolvidas.

Com relação às obrigações contempladas no módulo do eSocial, são 15:

  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • Folha de pagamento
  • GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • GPS – Guia da Previdência Social 
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

Sobre a identificação e autenticação dos usuários neste sistema, temos a exigência do certificado digital para boa parte dos contribuintes. Ou seja, o acesso ao eSocial, na maioria dos casos, é feito a partir de uma certificação digital.

Certificado digital e eSocial: menos burocracia

O uso do certificado digital para a autenticação e acesso do eSocial é mais uma medida ligada ao alto nível de tecnologia e preocupação com a desburocratização envolvidos na implementação desse projeto.

As transações eletrônicas e o sistema que hoje substituem os formulários em papel e sistemas específicos precisavam acontecer em um processo igualmente seguro, autêntico e válido juridicamente. 

Por outro lado, não poderia ser uma solução que exige muito do empregador e contribuinte, afinal o objetivo era facilitar sua rotina. E então a melhor escolha: a certificação digital como ferramenta de segurança e autenticação.

Uso do certificado digital para o envio do eSocial

O certificado digital é usado para o envio do eSocial por sua tecnologia criptográfica que permite identificar titulares e autenticar documentos eletronicamente com validade jurídica.

Existem diferentes tipos de certificados digitais, mas os indicados para o envio do eSocial, conforme o Manual de Orientação do eSocial, são os do tipo “A” – Assinatura Digital, podendo ser um certificado A1 ou A3.

A certificação, que deve ser emitida por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil e estar dentro da validade, é solicitada em duas etapas: antes do início da transmissão ao sistema eSocial, para garantir a segurança do tráfego das informações; e para a assinatura dos documentos, identificando o titular e autenticando a operação.

Quais são as vantagens?

O certificado digital esocial facilita os transmites do departamento humano e contábil da empresa

As vantagens do certificado digital são muitas, mas podem ser resumidas em três principais pensando no seu uso no eSocial:

Otimização

O certificado digital torna o processo mais ágil e assertivo, na medida em que o contribuinte não precisa preencher, imprimir, assinar várias guias e formulários separados, se deslocar até o cartório para autenticar a documentação e encaminhá-la a lugares diferentes para cumprir suas obrigações legais. 

Além de não precisar manter um arquivo em papel para comprovação de seus processos – a conferência dos dados pode ser feita em tempo real, garantindo a diminuição de erros e efetividade da fiscalização.

Economia

Os gastos com papéis, impressões, autenticações, deslocamento, correção de erros e tempo despendido com outras demandas logísticas são reduzidos significativamente com o uso do certificado digital.

Segurança

A certificação de assinatura digital é formada por um par de chaves criptográficas que garantem a autenticidade, validade jurídica e não violação da operação. Ou seja, é possível realizar a transmissão eletrônica de dados com a maior segurança possível tendo a tecnologia como aliada.

Quem envia o eSocial?

Os obrigados ao envio do eSocial são divididos em 4 grupos:

  • 1º Grupo: formado pelo “Grupo 2 – Entidades Empresariais” (naturezas jurídicas 201-1 a 233-0) do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1863, de 27 de dezembro de 2018, com faturamento acima de R$ 78 milhões;
  • 2º Grupo: formado pelas demais integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais” do Anexo V da IN RFB nº 1863/18, exceto os optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pe as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), e as entidades empresariais pertencentes ao 1º grupo, referidos na alínea “a”;
  • 3º grupo: formado pelos não pertencentes ao 1º, 2º e 4º grupos, exceto os empregadores domésticos;
  • 4º grupo: formado pelos integrantes do “Grupo 1 – Administração Pública” e as organizações internacionais, integrantes do “Grupo 5 – Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais” do mesmo anexo da IN RFB nº 1863.

Oportunidade de parceria para SH

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O uso do certificado digital para a autenticação e acesso do eSocial é mais uma medida ligada ao alto nível de tecnologia e preocupação com a desburocratização envolvidos na implementação desse projeto. As transações eletrônicas e o sistema que hoje substituem os formulários em papel e sistemas específicos precisavam acontecer em um processo igualmente seguro, autêntico e válido juridicamente.  Por outro lado, não poderia ser uma solução que exige muito do empregador e contribuinte, afinal o objetivo era facilitar sua rotina. E então a melhor escolha: a certificação digital como ferramenta de segurança e autenticação.
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