Falhas de comunicação entre um sistema e o órgão emissor de notas fiscais podem acontecer. Nestes momentos, será necessário ativar a Contingência Offline da NFC-e. Entenda mais.
Apesar de toda tecnologia atual, ainda é possível que existam problemas de comunicação momentâneos entre um ERP (sistema de gestão empresarial) ou PDV (ponto de venda) com a receita federal.
Essas falhas ou “quedas” podem durar apenas alguns segundos, ou na pior hipótese, custar horas para serem resolvidas. Nestes casos, o cliente não pode se tornar um refém desses problemas, e a empresa precisa minimizar o tempo para emissão da nota fiscal do consumidor, mesmo em situações atípicas. Para isso, é preciso entender sobre a Contingência Offline da NFC-e.
Quando ativar a Contingência Offline da NFC-e?
O tempo dos blocos de notas fiscais manuais já ficaram para trás, as NFes (Notas fiscais eletrônicas ou Nota Fiscal do Consumidor) foram implantadas com o objetivo de trazer mais agilidade e segurança nos processos de geração de notas de todos os tipos.
Contudo, toda esta execução depende da comunicação entre um aplicativo local e o sistema da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda), órgão federal responsável por fiscalizar e controlar todas as operações fiscais no país.
A NFE é um documento fiscal obrigatório para o transporte de mercadorias. Por isso, é imprescindível que a emissão da nota fiscal do consumidor aconteça de forma ágil, mesmo que exista “algo errado” na transmissão dos dados pela web.
Geralmente, por problemas relacionados a internet ou com a “queda” do sistema da SEFAZ, o serviço de emitir uma nota fiscal se torna momentaneamente indisponível.
Nestes casos, não podemos pedir para o cliente aguardar a resolução desta adversidade, e é justamente nestas ocasiões em que a Contingência Offline da NFC-e deve ser aplicada.
Apesar de resolver um problema importante, é sempre bom lembrar que emitir uma NFC-e em contingência offline é um processo atípico, por essa razão, deve ser utilizado apenas em casos realmente necessários. O Fisco pode exigir explicações caso haja muitas reincidências nesta prática.
Como emitir NFC-e em Contingência Offline?
Independente do motivo, quando tomamos a decisão de emitir NFC-e em Contingência Offline, temos que ter em mente que o documento fiscal não será emitido para SEFAZ naquele momento.
Neste caso, toda operação será realizada localmente e o XML será salvo em ambiente interno de forma momentânea, para ser enviado após a resolução dos bugs de comunicação. Nestas ocasiões específicas, o prazo para envio do XML ao órgão responsável é de até 24 horas, após a sua geração.
Após restabelecida a comunicação entre os servidores, o XML será encaminhado para a validação da NFC-e.
Emitir NFC-e em Contingência Offline é um trabalho parecido com a emissão de uma nota fiscal comum, com apenas algumas peculiaridades.
Alterações no XML
O XML de uma NFC-e emitida em Contingência Offline tem algumas particularidades específicas para a sua emissão. Por exemplo, o campo <tpEmis>, que identifica o Tipo de Emissão, deve receber o valor 9 = Emitido em Contingência.
Além disso, alguns campos adicionais devem ser preenchidos. A tag <dhCont> deve conter a data e hora da entrada em modo de contingência, e a <xJust> deve ser preenchida com a justificativa para a utilização da Contingência Offline da NFCe.
Impressão da DANFCE
A impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (DANFCE) é o processo mais importante no momento da emissão no caixa. Isso porque fornecer o cupom é suficiente para “liberar” o cliente, fator relevante para o atendimento.
No caso da Contingência Offline da NFC-e, devem ser impressas 2 cópias da DANFCE. Uma delas deve ser entregue ao cliente em mãos, e a outra deve ser mantida no estabelecimento. Além disso, a DANFCE deve conter a frase “Emitida em contingência”, para sinalizar o ocorrido de maneira transparente.
Envio após o retorno da conexão
Quando a conexão com a internet for estabilizada ou os web services da SEFAZ voltarem a funcionar, será necessário enviar a NFC-e para a autorização.
Caso essa nota seja rejeitada, será necessário corrigir suas informações.
É importante lembrar que as informações de cabeçalho não podem ser alteradas. Isso acarretaria problemas, pois o cliente já foi embora com o cupom referente a esta nota, que seria tornada inválida. Por essa razão, é importantíssimo fazer validações rígidas dp esquema antes de enviar uma nota via Contingência Offline NFC-e.
E se a nota for autorizada, tudo certo: basta armazenar o XML da nota em um repositório seguro.
Veja abaixo um fluxograma da emissão de uma NFC-e em modo normal e em modo de contingência offline.
NFC-e sem retorno: o que fazer?
Uma das questões mais comuns aqui no atendimento da NFC-e TecnoSpeed, é em relação à seguinte situação:
O usuário emite uma NFC-e em modo normal, logo em seguida, ele perde a conexão antes de obter retorno da SEFAZ.
Para liberar o cliente no caixa, o usuário emite uma outra NFC-e idêntica, em contingência, mudando a numeração.
E então, o que fazer com essas duas notas? O primeiro passo é consultar a chave daquela primeira nota emitida.
Caso ela tenha sido rejeitada, deve-se inutilizar a numeração daquela nota, para não gerar buracos nas suas séries numéricas. E se ela foi autorizada, vamos cancelar essa nota, de modo a não causar problemas relacionados aos impostos e à contabilidade da empresa.
Implementando a Contingência Offline da NFC-e no seu software
Como vimos até aqui, emitir NFC-e em Contingência Offline é uma solução emergencial muito útil para evitar que um negócio pare. Apesar de sua importância, nem todos os ERPs possuem esta função integrada.
Por sua praticidade para o usuário final, podemos concluir que os códigos para aplicar esta solução sejam bem extensos e repletos de detalhes como controles de numeração e de validação, data, cancelamento, duplicidade etc.
Implementar essa funcionalidade em um sistema complexo e já em funcionamento demandará de muito esforço e investimento em horas de programação, além de poder comprometer as outras operações do ERP.
Pensando em toda esta complicação, o pessoal da TecnoSpeed criou uma solução surpreendente, um gerenciador de contingência offiline da NFC-e integrável a ERPs, o Manager NerverStop.
Esta é uma solução pronta para resolver este grande problema dos seus clientes. Ele possui vários recursos, que vão tornar a geração de documentos fiscais em modo offiline muito mais fácil, tais como:
- Testes e tentativas de conexões constantes
- Alertas de DANFCe duplicados
- Automação dos cancelamentos e inutilizações
- Gestão da numeração dos documentos fiscais
- Acionamento automático da contingência
- Sincronismo das notas emitidas offiline de forma automática
Como utilizar o NeverStop
Apesar de ser uma ferramenta tão versátil e útil, ele é apenas uma API da NFC-e TecnoSpeed, desta forma, o NeverStop é adquirido sem custo na contratação do produto NFC-e. Sensacional, não é mesmo?
O NeverStop certamente ajudará seus clientes a transformar um momento tão difícil como uma falha de comunicação com a SEFAZ, em um processo simples e automatizado, ganhando tempo e diminuindo filas! Conheça mais sobre esta aplicação:
Graças ao NeverStop a gestão de uma crise como emitir NFC-e em Contingência Offline, deixará de ser um pesadelo e um evento estressante, para se tornar apenas uma rotina controlada nas empresas de seus clientes.
