Fluxo de Caixa: Como Fazer, Ferramentas e KPIs Mais Importantes

Tire todas as dúvidas sobre como fazer um fluxo de caixa! Descubra os melhores KPIs e ferramentas para o controle financeiro da sua Software House!

Você tem dúvidas sobre como fazer o fluxo de caixa? 

Esse é um item indispensável para Software Houses que desejam ter maior controle financeiro, medir os lucros e encontrar os pontos de melhoria do negócio. 

Neste post, entenda como fazer um fluxo de caixa e quais os indicadores e ferramentas mais importantes para considerar nesse processo. 

O que é um Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta utilizada para a gestão financeira do negócio. 

Nele, você inclui as entradas e saídas, as datas e os valores das contas, o faturamento das vendas e todos os outros gastos com a empresa.

Ele é necessário para realizar o planejamento econômico da organização e ter uma visão completa sobre as entradas e saídas de dinheiro, oferecendo dados para embasar as tomadas de decisão. Assim, a empresa pode saber exatamente qual o seu crescimento mensal. 

Existem diferentes formas de estruturar um fluxo de caixa e a escolha vai depender dos objetivos do negócio.  

Ele pode ser livre, usado para determinar a capacidade da empresa de gerar capital; projetado, para prever gastos e o faturamento.

A última forma é a operacional, para determinar quanto de dinheiro é necessário para sustentar o negócio. 

Na internet, há alguns exemplos de fluxo de caixa disponíveis, mas o ideal é que você personalize um de acordo com as necessidades da sua empresa. 

A Importância do Fluxo de Caixa para uma Software House

O fluxo de caixa é indispensável para organizar a área financeira de uma Software House. 

Negócios que têm um ótimo controle financeiro evitam não pagar os funcionários ou entrar em dívidas.

Eles sabem exatamente quando e quanto irão receber e como vão gastar o dinheiro recebido. 

Além disso, organizar o fluxo de caixa ajuda a estabelecer projeções orçamentárias, traçar estratégias para alcançar as metas do negócio e elaborar planos de contingência. 

Uma Software House deve ser orientada por resultados e, nesse cenário, o fluxo de caixa entra para basear em dados as tomadas de decisão dos gestores. 

Fazer o acompanhamento do fluxo é fundamental para entender quais pontos merecem atenção dentro do negócio e quanto de dinheiro pode ser investido em inovação. 

Outro benefício que a organização do fluxo de caixa traz para uma Software House é a redução de custos.

Isso porque há maior controle sobre as movimentações financeiras, de modo que você sabe exatamente para onde vai o dinheiro. 

O que facilita identificar os gastos desnecessários e os pontos de melhoria.  

Um sistema de gestão pode auxiliar muito na hora de montar o seu fluxo de caixa. 

A TecnoSpeed conta com soluções para otimizar o seu software de gestão financeira. 

Agora, descubra como fazer um fluxo de caixa e organizar todas as movimentações financeiras da sua empresa. 

Como Fazer um Fluxo de Caixa Passo a Passo

Agora que você já sabe a importância do fluxo de caixa para sua Software House, é hora de conhecer o passo a passo para implementar essa eficiente ferramenta de gestão. 

Passo 1: Registrar e Organizar todas as Movimentações Financeiras

O primeiro passo é fazer o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio. 

Nesta etapa, você não deve deixar nenhum gasto ou recebimento de fora, por menor que seja o valor. 

É fundamental ter muita atenção a esse processo, para evitar erros na hora do registro.

Dados registrados de forma errada podem comprometer todo o fluxo de caixa e o planejamento financeiro da sua Software House. 

Para organizar essas informações e evitar erros, o ideal é categorizar as movimentações financeiras. 

Passo 2: Categorizar as Entradas e os Gastos da Empresa

Categorizar as despesas e as receitas do negócio é o segundo passo para ter um fluxo de caixa eficiente. 

Para esta etapa, é preciso fazer um plano de contas, que inclui a divisão das movimentações financeiras em: ativos, passivos, receitas e despesas. 

Os ativos são o patrimônio total da empresa, desde as máquinas até os investimentos feitos no negócio. 

Já os passivos correspondem às contas da empresa, desde os gastos com fornecedores até os pagamentos fiscais. 

As receitas são as entradas no caixa, vindas principalmente das suas vendas. 

Por fim, as despesas são as saídas do caixa, como os gastos operacionais, desde o pagamento dos funcionários até as contas de luz e telefone.   

Essa categorização funciona para você ter mais clareza sobre o negócio, identificar o que mais rende e o que causa prejuízo e pode ser suprimido. 

Para tornar o processo ainda mais eficiente, padronize as descrições dos dados que serão incluídos no seu fluxo de caixa. 

Crie códigos e abreviações que identifiquem cada uma das informações e ensine essa padronização aos colaboradores. 

Passo 3: Analisar os Dados e fazer Projeções 

Por último, é preciso analisar as informações registradas e se planejar para o futuro. 

Isso é necessário para identificar o comportamento do seu fluxo de caixa e saber quanto de dinheiro ficará disponível para a compra de uma nova máquina, por exemplo. 

Além disso, com base nos dados, você avalia a variação de dinheiro no mês, podendo definir quais as melhores datas para receber e realizar pagamentos. 

Por fim, o fluxo de caixa é uma forma eficiente de descobrir se a empresa está ou não gerando lucro e quais as práticas que mais contribuem para isso.

Agora que você já sabe como fazer um fluxo de caixa passo a passo, veja as ferramentas mais indicadas para isso.

Ferramentas para se fazer um Bom Fluxo de Caixa

Para realizar um controle financeiro eficiente na empresa, existem inúmeras soluções no mercado. 

Uma das mais conhecidas é o ERP, um sistema de gestão empresarial que automatiza tarefas e faz todo o controle sobre o negócio. 

Ele é ideal para o controle financeiro da empresa e você pode complementá-lo com funções específicas, como emissão de notas fiscais, a partir da integração com outros software.

Outra opção utilizada por empresas de pequeno porte são as planilhas. Se você quiser testar essa última opção para realizar o controle financeiro da sua empresa, pode baixar um modelo completo de planilha de fluxo de caixa com gráfico grátis. Outra alternativa de ferramenta para registrar o seu movimento de caixa diário grátis. 

As opções que permitem controlar o fluxo de caixa diário e são grátis, na prática, não são tão eficientes como um ERP, porque demandam um trabalho manual grande e não contam com todas as funcionalidades de um software especializado. 

Melhores Práticas para fazer a Demonstração do Fluxo de Caixa

A Demonstração do Fluxo de Caixa, ou DFC, é fundamental para o controle financeiro do negócio. 

Ela é o registro de todas as informações sobre o seu fluxo e precisa ser bem organizada para trazer os resultados esperados. 

Com a DFC, você é capaz de controlar todas as movimentações financeiras da empresa durante um determinado período. 

Essas movimentações envolvem entradas e saídas, seja no caixa ou nas contas bancárias do negócio. 

Assim, a DFC mostra a origem dos recursos da sua empresa e as datas de recebimento e pagamento, tornando o seu fluxo de caixa muito mais transparente. 

Um das práticas adotadas pelas empresas na hora de fazer a DFC é utilizar uma planilha de fluxo de caixa. 

Ela é facilmente encontrada para download e pode facilitar muito o controle financeiro do negócio. 

Um sistema ERP também é um grande aliado na hora de fazer a DFC. 

No mercado, existem soluções completas para ajudar você a elaborar esse documento e evitar erros, pois os processos são automatizados. 

Outra ótima prática é fazer o acompanhamento financeiro da empresa por meio de relatórios que registram a evolução do seu fluxo de caixa ao longo dos meses.

Por isso, na hora de elaborar o demonstrativo de fluxo de caixa, é importante levar em conta as KPIs de gestão financeira nesse processo. 

Veja, agora, quais são as mais utilizadas. 

KPIs Importantes que uma Software House de Sucesso não pode Ignorar

KPIs (Key Performance Indicator) são os indicadores-chave de performance de um negócio. 

São ótimas formas de medir os resultados e descobrir se as estratégias adotadas para organizar o fluxo de caixa da sua Software House estão funcionando. 

Veja agora alguns dos principais indicadores para esse caso. 

     1. Geração de caixa 

A geração de caixa corresponde ao valor líquido, que pode ser positivo ou negativo. 

Este último caso indica baixa performance e que, então, mudanças precisam ser feitas na empresa para evitar problemas. 

A geração de caixa é calculada a partir da divisão do saldo médio de caixa pelas vendas feitas no período. 

     2. Faturamento

O faturamento nada mais é do que o total das receitas de um negócio. 

É um indicador do desempenho das vendas. 

Esse KPI pode ser analisado por produtos ou canais de distribuição, gerando uma visão mais detalhada do negócio. 

     3. EBITDA

EBITDA é a sigla em inglês para Earnings before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization ou Lucros antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização, em português.

É calculado a partir da divisão das receitas e lucros operacionais (descontado do Imposto de Renda) sobre a soma das despesas financeiras, da depreciação e da amortização.

O objetivo desse KPI é indicar o desempenho das atividades operacionais do negócio.   

     4. Ticket Médio

O ticket médio corresponde ao valor médio das vendas da empresa. 

Ele é calculado dividindo-se o faturamento bruto do mês pelo total de vendas do período.

Assim, é possível avaliar se é o momento de aumentar o valor dos produtos e serviços ou se a empresa precisa atrair mais clientes para atingir o equilíbrio financeiro. 

     5. Crescimento de Receita

O crescimento de receita é calculado a partir da divisão do total de recebimentos do mês atual pelo total do mês anterior.  

Esse KPI indica os ganhos do período e ajuda a fazer o acompanhamento financeiro mês a mês, permitindo saber quais as épocas de alta e as de baixa para o negócio. 

Todas esses KPIs podem ser medidos por um sistema ERP. 

Hoje, existem soluções no mercado que podem ser integradas a um sistema de gestão e tornar o seu software mais competitivo, garantindo o sucesso do fluxo de caixa. 

Se preferir, você pode incluir essas informações em uma planilha de fluxo de caixa diário em excel, pronta e grátis. 

Outra opção é baixar uma ferramenta de fluxo de caixa diário do Sebrae.

Não é recomendável montar uma planilha de fluxo de caixa em pdf, porque, assim, você não consegue fazer as alterações necessárias ao longo dos meses. 

O pdf é uma alternativa para deixar os resultados anteriores registrados.

Conclusão 

Ao longo do post, você viu como fazer um fluxo de caixa e a importância dessa ferramenta para empresas de Software. Um sistema de gestão pode ajudar muito nesse caso e deve ser otimizado com outras funcionalidades que auxiliem na gestão financeira do seu negócio.

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