Multas do eSocial: quais são e como evitá-las?

Você conhece as multas do eSocial? Neste post, te explicamos quando elas ocorrem, quais são as principais e como ajudar seus clientes a evitá-las!

As multas do eSocial passam a valer em 2023 e é importante que as empresas estejam atentas às suas obrigações e evitem ser penalizadas por descumprimento das normas. Para contextualizar, o eSocial é o sistema público estabelecido em 2004 pelo Governo Federal para centralizar as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais que se tornaram digitais. Todas as informações e processos nele contemplados são chamadas de eventos do eSocial.

Tais eventos envolvem obrigações periódicas e não-periódicas, as quais possuem prazos e regras para serem cumpridas e transmitidas às autoridades fiscais e governamentais. Assim sendo, ao não fazer os envios da forma exigida, algumas multas do eSocial são aplicáveis.

Você conhece quais são essas multas e os detalhes que elas envolvem? A seguir, te explicamos exatamente o que acontece quando uma empresa não entrega os eventos do eSocial e você poderá auxiliar seus clientes se isso um dia acontecer com algum deles!

Obrigatoriedade eSocial

O eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014 e é obrigatório desde 2018.

Com seus mais de 40 eventos, ele faz parte das rotinas dos empregadores brasileiros e ajuda a cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias previstas na Lei. Suas demandas contemplam desde dados de classificação fiscal e estrutura administrativa das empresas até processos como admissões, declarações tributárias, folha de pagamento, etc.

Desde o início do projeto, há um cronograma de implantação que vem guiando as organizações dos mais diferentes setores rumo à obrigatoriedade e uso integral do sistema.

E falando da parte prática, alguns eventos possuem datas fixas para acontecerem e serem transmitidos no sistema, outros devem ser cumpridos conforme a demanda. Nos dois casos, porém, é preciso se atentar e seguir as regras do Manual de Orientação do eSocial e alterações das documentações técnicas divulgadas pelo Fisco através do portal gov.br.

Além disso, o eSocial ainda se baseia nas regras e leis trabalhistas e previdenciárias, portanto, suas obrigações também refletem as regulamentações existentes na CLT, normas de Saúde e Segurança do Trabalho e demais legislações vigentes relacionadas a isso.

Atraso no envio dos eventos eSocial

Se um empregador, seja ele pessoa física ou jurídica, não cumpre as obrigatoriedades do eSocial e não realiza ou atrasa o envio dos eventos, sejam quais forem, ele passará a estar sujeito a penalidades e multas. 

Esse descumprimento pode ser traduzido tanto em atrasos, como em erros ou falhas na transmissão dos dados e declarações, contempladas pelos eventos do eSocial. Então, vale ficar de olho em tudo isso ao preparar seu ERP para integrar o eSocial e orientar seus clientes!

Multas do eSocial

A partir de janeiro de 2023, as empresas que não estiverem em regularidade com o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) podem ser multadas pela Receita Federal. 

As multas são aplicadas de acordo com as exigências que precisam ser cumpridas, como a falta de informação da admissão do trabalhador, alterações de contrato ou dados cadastrais dos empregados. No caso da falta de exames médicos obrigatórios, as multas podem chegar até R$ 4.025,33. 

Já a não notificação imediata de acidentes de trabalho também pode resultar em multas, variando entre os valores mínimos e máximos do salário de contribuição, podendo dobrar em caso de reincidência. Empresas que não informarem os riscos do trabalho do funcionário, de acordo com o evento S 2240 – Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), também podem receber multas de valor máximo.

Para manter os prejuízos financeiros bem longe, a melhor saída é a informação. Confira algumas das principais multas do eSocial, bem como os valores e detalhes de cada penalidade:

Não inclusão de admissões

Conforme a CLT, as admissões de novos funcionários devem ser obrigatoriamente registradas no sistema do eSocial e isso deve acontecer no prazo de até 1 dia antes do trabalhador iniciar na empresa.

Ao perder este prazo, o valor da multa aplicada pode chegar a R$ 3 mil. Já ao contratar funcionários e manter eles sem registro no eSocial e em suas Carteiras de Trabalho, a multa é de até R$ 800 por colaborador e até R$ 6.000 em caso de reincidência.

Falta de comunicação de mudanças e eventos não-periódicos

Eventos não-periódicos que estão ligados a mudanças ou acontecimentos imprevisíveis devem ser comunicados através do eSocial. Aqui, inclui-se, por exemplo, períodos de férias, alterações de cargos ou acordos contratuais, atualizações de dados do colaborador e também acidentes de trabalho que envolvam a ausência ou não do trabalhador.

A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser enviada até o 1º dia útil após a ocorrência do acidente e de forma imediata em caso de falecimento. As multas variam entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição, e dobram em caso de reincidência. 

Já a não comunicação das férias rende uma multa de R$ 170 por colaborador para a empresa, enquanto a não efetivação de alterações contratuais ou cadastrais podem gerar penalidades de até R$ 600 por empregado registrado indevidamente.   

Falhas no envio de eventos periódicos

Também existem obrigações recorrentes e previstas que precisam ser cumpridas em prazos determinados. A folha de pagamento, por exemplo, precisa ser enviada mensalmente e ao descumprir essa exigência, a empresa pode ser multada em R$ 1.812,87.

Um outro exemplo é o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) que precisa ser enviado ao eSocial no momento da admissão e saída do colaborador, periodicamente e em caso de alguma demanda específica. O não envio dos comunicados de ASO pode gerar multas que variam entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

Como evitar multas no eSocial?

Com as atualizações de 2023, as multas do eSocial se tornaram mais rigorosas e onerosas para as empresas. Por isso, é fundamental que estejam atentas às suas obrigações e evitem ser penalizadas por descumprimento das normas.

Nesse sentido, apresentamos algumas estratégias para evitar multas no eSocial:

1. Acompanhe o calendário: as datas limite para o envio de dados ao eSocial são cruciais para evitar multas. É importante manter um calendário atualizado e estar atento a possíveis mudanças nas datas de entrega.
2. Tenha uma equipe dedicada ao envio de dados: para reduzir erros e retrabalhos no envio de documentos, é importante ter uma equipe dedicada à gestão desses processos. Isso aumenta a confiabilidade do trabalho e reduz significativamente o risco de multas.
3. Invista na prevenção de acidentes e exames: garantir a saúde e integridade da equipe também contribui para a redução de multas. Muitas normas de segurança possuem multas associadas quando não são cumpridas, como no caso do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

Ao seguir essas estratégias, as empresas podem minimizar seus riscos de multas no eSocial e garantir que estão em conformidade com as normas estabelecidas pelo sistema.

Como saber se a empresa possui multa?

É importante que as empresas estejam cientes das possíveis infrações cometidas no eSocial e saibam como verificar se estão em conformidade com as normas estabelecidas pelo sistema.

Normalmente, as empresas recebem um documento emitido por um Auditor Fiscal do Trabalho, descrevendo a infração à legislação trabalhista. Após o recebimento, têm até dez dias corridos para apresentar defesa da infração cometida, que deve ser escrita e entregue até a unidade do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) da cidade, ou encaminhada pelos Correios. 

Somente após a apresentação da defesa, o empregador será notificado via postal sobre a imposição de multa, se for o caso, e assim, pode efetuar o recolhimento da multa ou recorrer da decisão.

Para verificar se a empresa possui infrações no eSocial, é necessário identificar se o processo é físico ou eletrônico. Em caso de processo físico, é possível acessar eletronicamente apenas alguns dados, como o auto de infração e a decisão da autoridade administrativa. 

Para isso, basta acessar o site do governo federal, informar o CPF/CNPJ, o número do auto e o código de acesso. Esse código é uma senha alfanumérica exclusiva de cada auto de infração, encontrada no próprio documento ou no Termo de Notificação respectivo, garantindo segurança e privacidade na consulta. Caso se queira acessar a íntegra do conteúdo, é necessário se dirigir à Superintendência Regional do Trabalho do estado.

No caso de processo eletrônico, é possível consultar não apenas o auto de infração, mas a íntegra do processo administrativo. Basta acessar a página do serviço através deste link e informar o CPF/CNPJ, o número do auto e o código de acesso. Essa ferramenta é uma forma eficiente e rápida de verificar as possíveis infrações cometidas no eSocial e tomar as medidas necessárias para corrigi-las e evitar multas futuras.

eSocial no seu sistema

Se você está se perguntando agora se não há uma maneira de você ajudar seus clientes a evitarem essas preocupações e fugir das multas de forma simples e eficiente, podemos te garantir que, sim: basta levar o eSocial da TecnoSpeed para o seu sistema!

Integrando o seu ERP com um módulo que contemple os eventos do eSocial, como é o caso do nosso, você poderá automatizar todo o processo de transmissão de dados e cumprimento das obrigações para o seu cliente. Consegue imaginar como isso pode ser valioso para ele?

Conheça o eSocial TecnoSpeed

Para te ajudar a tirar essa ideia do papel sem dificuldade ou grandes investimentos de tempo ou dinheiro, nós desenvolvemos uma aplicação que oferece exatamente essa integração e otimização das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dentro do seu sistema.

Conheça o eSocial TecnoSpeed e torne seu software capaz de enviar os eventos do eSocial de um jeito muito mais simplificado:

Integre já o eSocial TecnoSpeed!

Essa solução vai executar todo o processo de geração, transmissão e consulta dos 48 eventos do eSocial para o seu cliente, te gerar uma economia de 70% do tempo de implementação de um módulo com este fim e muito mais. Tá esperando o quê?