eSocial: tudo que você precisa saber

Você sabe o que é eSocial? Como ele afeta sua empresa? Vamos desmistificar essa obrigação acessória, e ajudá-lo a preparar sua empresa ou seu software!

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Finalmente, o Projeto SPED chegou ao departamento pessoal. Após ser prorrogado várias vezes desde seu primeiro anúncio, o eSocial começou a ser implantado no início de 2018 para grandes empresas, e vem se tornando obrigatório para cada vez mais empregadores.

O eSocial tem sido uma revolução nos departamentos pessoas das empresas, bem como para os contadores e desenvolvedores de softwares deste ramo.

Para ajudar todos esses públicos, preparamos um material para esclarecer definitivamente essa obrigação acessória, e ajudá-lo a preparar sua empresa ou seu software.

Se preferir, assista a versão em vídeo, apresentada pelo Bruno Maestrello:

O que é eSocial?

O eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas)  é uma plataforma do governo federal que unifica e centraliza o envio de informações fiscais, trabalhistas, tributárias e previdenciárias sobre trabalhadores, incluindo funcionários públicos e empregados domésticos, ao governo.

Paralelo ao eSocial, também foi desenvolvida a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) que contempla obrigações acessórias relativas à contribuições sociais e previdenciárias sem vínculo empregatício, isto é, não relacionadas à remuneração ou folha de pagamentos, como serviços prestados, tomados, Imposto de Renda e receita bruta.

Cinco órgãos e entidades do governo federal estão trabalhando em conjunto para o desenvolvimento e manutenção do eSocial:

• Receita Federal do Brasil
• Caixa Econômica Federal
• Ministério da Previdência Social
• Ministério do Trabalho
• Instituto Nacional do Seguro Social

Uma das principais propostas do eSocial é “acabar com a papelada”. Além de concentrar todas as informações em forma digital, sem necessidade de impressão, o eSocial extingue 9 obrigações acessórias, além de outras prestações de informação menores.

Qual é o prazo de implantação do eSocial?

A implantação do eSocial vem sendo realizada de forma faseada, subdividida entre 4 grupos de empregadores e entre os tipos de eventos.

Os Grupos do eSocial são:

• Grupo 1: Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016.
• Grupo 2: Empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões em 2016 e não optantes pelo Simples Nacional.
• Grupo 3: Empresas empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
• Grupo 4: Administração pública e Organizações Internacionais.

Sua empresa ou seus clientes já estão obrigados a aderir o eSocial? Confira o cronograma de implantação do eSocial completo:

Grupo 1

• Eventos Iniciais e Eventos de Tabela (S-1000 a S-1080): 10 de janeiro de 2018
• Cadastro de Trabalhadores e Eventos Não Periódicos (S-2190 a S-2399): 10 de março de 2018
• Eventos Periódicos (S-1200 à S-1300): 10 de maio de 2018
• Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho: 10 de julho de 2019

Grupo 2

• Eventos Iniciais e Eventos de Tabela (S-1000 a S-1080): 10 de julho de 2018
• Cadastro de Trabalhadores e Eventos Não Periódicos (S-2190 a S-2399): 10 de outubro de 2018
• Eventos Periódicos (S-1200 à S-1300): 10 de janeiro de 2019
• Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho: 10 de janeiro de 2020

Grupo 3

• Eventos Iniciais e Eventos de Tabela (S-1000 a S-1080): 10 de janeiro de 2019
• Cadastro de Trabalhadores e Eventos Não Periódicos (S-2190 a S-2399): 10 de abril de 2019
• Eventos Periódicos (S-1200 à S-1300): 10 de julho de 2019
• Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho: 10 de julho de 2020

Grupo 4

• Eventos Iniciais e Eventos de Tabela (S-1000 a S-1080): 10 de janeiro de 2020
• Cadastro de Trabalhadores e Eventos Não Periódicos (S-2190 a S-2399): indefinido
• Eventos Periódicos (S-1200 à S-1300): indefinido
• Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho: 10 de janeiro de 2021

Quais são os eventos do eSocial?

Com a substituição de uma quantidade enorme de documentos, é de se esperar que o eSocial contemple muitas informações, de diferentes tipos, periodicidades e frequência de reutilização. Estas informações são organizadas em eventos, cada um contendo seu layout próprio e os campos com informações pertinentes à ele.

Os 48 eventos do eSocial são classificados em 3 tipos: Eventos Iniciais, Eventos de Tabelas, Eventos Não-periódicos e Eventos Periódicos. Esses eventos possuem uma sequência lógica de envio, conforme a imagem abaixo:

Veja a definição e a lista de eventos do esocial, com a definição dos tipos de eventos e links para a documentação e o layout de cada um deles na versão 2.5 do eSocial.

Eventos Iniciais

Esses eventos contém informações sobre o empregador, como classificação fiscal e estrutura administrativa. Os dados enviados nestes eventos são aproveitados em eventos periódicos e não-periódicos. No momento da implantação do eSocial na empresa, deve-se enviar eventos deste tipo para cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos.

Na versão mais recente do eSocial, existe apenas um Evento Inicial:

• S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público

Eventos de Tabela

Complementando os eventos iniciais, os Eventos de Tabelas incluem informações importantes, que se repetem em diversos eventos periódicos e não-periódicos, aparecendo várias vezes no layout.

Devem ser transmitidos imediatamente após os Eventos Iniciais, pois as informações aqui contidas são imprescindíveis para a composição do restante dos eventos do eSocial.

Uma vez enviadas as informações para preenchimento destas tabelas, é necessário mantê-la perfeitamente atualizada, enviando eventos de retificação conforme ocorram alterações.

Os Eventos de Tabelas possuem um campo chamado “data de início de validade” e “data de fim de validade” que estabelecem a validade das informações. Sempre que necessário enviar um evento de alteração das tabelas, deve-se alterar a data de validade.

Os Eventos de Tabelas são:

• S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos
• S-1010 – Tabela de Rubricas
• S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias
• S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos
• S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas
• S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão
• S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
• S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
• S-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
• S-1080 – Tabela de Operadores Portuários

Eventos Não-Periódicos

Como o nome sugere, são eventos que acobertam acontecimentos que não tem uma data pré-fixada para acontecer, relacionados à direitos e deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais.

Por exemplo, a admissão de um novo empregado, alteração salarial, acidente de trabalho, demissão, entre outros eventos sem periodicidades fixas para ocorrer.

Os Eventos Não-Periódicos são:

• S-2190 – Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
• S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
• S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
• S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
• S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional
• S-2230 – Afastamento Temporário
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
• S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações
• S-2250 – Aviso Prévio
• S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente
• S-2298 – Reintegração
• S-2299 – Desligamento
• S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
• S-2306 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
• S-2399 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
• S-2400 – Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS
• S-3000 – Exclusão de eventos
• S-5001 – Informações das contribuições sociais por trabalhador
• S-5002 – Imposto de Renda Retido na Fonte
• S-5003 – Informações do FGTS por Trabalhador
• S-5011 – Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte
• S-5012 – Informações do IRRF consolidadas por contribuinte
• S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte

Eventos Periódicos

Eventos Periódicos são eventos relacionados à acontecimentos com datas fixas para acontecer, como por exemplo, a folha de pagamentos.

Os Eventos Periódicos são:

• S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social
• S-1202 – Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previd. Social
• S-1207 – Benefícios previdenciários – RPPS
• S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
• S-1250 – Aquisição de Produção Rural
• S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
• S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
• S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos
• S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência
• S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos
• S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos
• S-1300 – Contribuição Sindical Patronal

Como pagar os tributos declarados no eSocial e EFD-Reinf?

Em complemento ao eSocial e à EFD-Reinf, a Receita Federal criou a DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários e Federais Web).

A DCTFWeb permite que o contribuinte confesse os créditos e débitos, a partir das apurações prestadas através do eSocial e da EFD-Reinf. Em seguida, a plataforma consolida todas essas informações e gera a DARF para pagamento dos tributos.

Saiba mais sobre a DCTFWeb clicando aqui.

Como transmitir o eSocial?

Para transmitir o eSocial, o empregador deve ter um software com módulo eSocial implementado. Isso porque envio manual dos eventos do Portal do eSocial é de uso exclusivo dos empregadores domésticos. Sendo assim, as informações devem ser enviadas via web services.

Se você precisa implantar o eSocial na sua empresa, existem centenas de opções de softwares no mercado. Pesquise e encontre o sistema ideal para o seu negócio, junto ao seu escritório de contabilidade.

No entanto, se você é um desenvolvedor de softwares, o desafio é bem diferente.

Como implementar o eSocial no meu software?

Com o surgimento desta demanda no mercado, é imprescindível que o seu software esteja preparado para o eSocial. No entanto, desenvolver este módulo não é uma tarefa tão simples. Antes de qualquer linha de código, o desenvolvedor deve estudar as regras de negócio do eSocial, compreendendo toda a parte técnica e tributária do projeto.

Depois de estudar a parte teórica, é necessário desenvolver o layout de cada um dos 48 eventos disponíveis no eSocial. Além disso, você deve configurar e atualizar a comunicação com os web services Receita Federal, de modo a transmitir os eventos. Por fim, também é necessário criar a explicação e o tratamento de erros em eventos rejeitados, pois do contrário, seu software irá gerar uma demanda enorme de suporte.

Para auxiliar os desenvolvedores de software nessa árdua tarefa, a TecnoSpeed desenvolveu o Componente eSocial, uma solução completa que executa todo o processo de geração, transmissão e consulta dos 48 eventos do eSocial.