Quer garantir que as NFC-es emitidas pelo seu sistema estejam corretamente escrituradas no SPED Fiscal? Veja as melhores práticas e evite problemas com o Fisco.
A NFC-e, Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, é o documento fiscal que registra e valida as transações do varejo no Brasil. Ela faz parte do SPED Fiscal e deve ser escriturada de maneira correta para garantir a conformidade das empresas desse segmento.
Mas, você sabe exatamente como essa escrituração fiscal digital deve ser feita? Os módulos do SPED Fiscal envolvidos e os prazos de entrega e retificação da NFC-e? A seguir, falamos de todos esses detalhes e sobre a importância da escrituração da NFC-e.
Acompanhe a leitura até o final para dominar as principais obrigações e documentos do SPED Fiscal, assim como os requisitos legais e melhores práticas para escriturar a NFC-e de forma correta e simplificada!
Como escriturar a NFC-e no SPED Fiscal?
A NFC-e foi implementada para facilitar e modernizar a gestão fiscal e tributária das empresas do varejo, independentemente do seu porte ou nicho. A escrituração da NFC-e no SPED Fiscal deve ser feita em um sistema próprio, dentro do arquivo EFD-ICMS/IPI e conforme as padronizações descritas no Guia Prático EFD-ICMS/IPI e no Manual de Orientação da Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI.
O contribuinte deve gerar e manter uma EFD-ICMS/IPI para cada estabelecimento, contemplando todas as informações referentes aos períodos de apuração do(s) imposto(s). O arquivo digital deve ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) para validar as informações escrituradas nele.
Após essas verificações, o arquivo digital precisa ser assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3 (padrão ICP-Brasil) e transmitido através de um software específico da SEFAZ ao ambiente Sped. Apesar de ser um processo mais prático que o modelo de escrituração manual anterior, o contribuinte deve escriturar a NFC-e com atenção, para preencher os dados corretamente e evitar prejuízos em sua operação e conformidade fiscal.
Escrituração Fiscal Digital (EFD): como escrever?
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é composta por três partes: EFD-ICMS/IPI, que registra as informações e operações relacionadas a esses tributos; EDF-Contribuições, que contempla os dados relacionados ao PIS/PASEP e Cofins; e EFD-Reinf, que consiste na escrituração dos rendimentos pagos e retenções do Imposto de Renda.
Sua escrita é feita de forma totalmente eletrônica (e não mais manualmente), em arquivos digitais padronizados e transmitidos via internet ao ambiente do Projeto SPED, por meio de um PVA (Programa Validador de Assinatura). Essa é uma obrigação acessória que precisa ser cumprida mensalmente pelos contribuintes, sempre baseada nas emissões e eventos ocorridos no mês anterior.
Para garantir a segurança da escrituração, o arquivo da EFD deve ser validado via PVA e assinado com um Certificado Digital, como já falamos anteriormente.
NFC-e no SPED EFD-ICMS/IPI
Como já falamos, a NFC-e deve ter suas informações escrituradas dentro do módulo SPED Fiscal ou EFD-ICMS/IPI.
Sendo mais específicos, os contribuintes varejistas que emitem NFC-e modelo 65 utilizarão os registros C100 e C190 do arquivo SPED EFD-ICMS/IPI para incluir as informações das NFC-es emitidas pelo seu estabelecimento. Sempre cumprindo as regras específicas de layout vigentes.
Confira quais informações entram em cada um desses registros:
Registro C100
Este registro deve ser gerado para cada documento fiscal código 01, 1B, 04, 55 e 65 (saída), registrando a entrada ou saída de produtos ou outras situações que envolvam a emissão dos documentos fiscais mencionados. As NFC-e (código 65) não devem ser escrituradas nas entradas, este registro também contempla os lançamentos antes feitos pelos registros C400 a C495 dentro do lançamento do ECF (Emissor Cupom Fiscal). Ou seja, aqui o contribuinte informa os dados gerais da NFC-e de forma muito mais simples e prática, que são:
- Chave de acesso da NFC-e
- Data e hora da emissão
- Valor total da NFC-e
- Código da CFOP
- Situação da NFC-e
Registro C190
Já o registro C190 contempla os valores detalhados das alíquotas de ICMS, IPI, CFOP e outros impostos incidentes na operação. Um aspecto importante é que, em uma escrituração correta, a soma dos valores desse campo deve ser equivalente ao valor total da NFC-e informado no registro C100.
Caso exista uma divergência entre os valores, o PVA-EFD-ICMS/IPI deve emitir uma “Advertência” na hora da validação. Isso, no entanto, não impedirá a transmissão do arquivo ao Fisco. Então, é importante ficar de olho nesse detalhe para evitar qualquer problema após o envio da escrituração.
Além disso, algumas boas práticas e dicas também são interessantes de conhecer e ter em mente:
- No caso de uma NFC-e com o espaço de cliente em branco, o registro C100 deve ser gerado sem o contribuinte e não deve haver registro 0150 para esse cliente. Isso é necessário para evitar inconsistências na validação do arquivo.
- A escrituração da NFC-e não utiliza o registro C170, como ocorre com a NF-e. Nesse caso, o registro de itens com destaque de PIS e Cofins é feito a partir do registro C175, dentro da escrituração do SPED EFD-Contribuições.
Prazos de entrega e retificação da NFC-e no SPED Fiscal
O prazo de entrega da escrituração do SPED Fiscal pode variar de estado para estado, conforme as regras estabelecidas por cada SEFAZ.
No caso de São Paulo e Rio de Janeiro, por exemplo, o envio deve ser feito até o dia 20 do mês subsequente à apuração. Em Minas Gerais, o vencimento é no dia 25 do mês subsequente. Para confirmar qual o prazo de entrega aplicado no seu estado, consulte o site da SEFAZ da sua região.
Já quando o assunto é a retificação da entrega, ela pode ser feita sem necessidade de autorização até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (Ex.: Janeiro de 2024 pode ser retificado até 30 de abril de 2024). Neste caso, deve ser utilizado o leiaute vigente no período de apuração, mas o PVA deve ser a versão atualizada da data da transmissão.
Depois desse prazo de três meses, as retificações só podem ser feitas com autorização, de acordo com as determinações do Ajuste Sinief 11/2012.
Importância da escrituração da NFC-e no SPED Fiscal
A escrituração correta da NFC-e no SPED Fiscal é indispensável para garantir a conformidade fiscal da sua empresa. E compliance é, por sua vez, um aspecto fundamental para a manutenção e crescimento sustentável de qualquer negócio.
Ainda que não tenha um padrão nacional implementado, a NFC-e é um documento-chave no contexto do varejo, tanto para o processo de modernização e digitalização dos processos quanto em termos de segurança e eficiência.
Aproveitar os vários benefícios que acompanham a implementação de uma gestão fiscal atualizada e otimizada depende dos processos de escrituração, no entanto. Por isso, é não só importante, mas necessário investir e cumprir essa obrigação exatamente como manda a legislação.
Principais obrigações e documentos do SPED Fiscal
O SPED Fiscal, também conhecido como EFD-ICMS/IPI, é uma obrigação fiscal que integra a escrituração de documentos fiscais eletrônicos e as informações essenciais para a apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Essa ferramenta visa simplificar e modernizar a fiscalização tributária, promovendo maior transparência e eficiência na gestão fiscal.
Na prática, o SPED Fiscal é um arquivo digital composto por 10 blocos:
- Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências;
- Bloco B – Escrituração e Apuração do ISS
- Bloco C – Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
- Bloco D – Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
- Bloco E – Apuração do ICMS e do IPI
- Bloco G – Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP
- Bloco H – Inventário Físico
- Bloco K – Controle da Produção e do Estoque
- Bloco 1 – Outras Informações
- Bloco 9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital
Tais blocos contemplam informações de diferentes tipos e funcionam como um roteiro de preenchimento e envio dessa escrituração obrigatória para contribuintes emissores de NF-e e NFC-e.
Em um cenário mais macro, o SPED Fiscal é complementado pelas demais escriturações acessórias que compõem o módulo EFD (Escrituração Fiscal Digital) do Projeto SPED: EDF-Contribuições, que contempla informações relacionadas ao PIS/PASEP e Cofins; e EFD-Reinf, que trata dos rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).
Além de ficar por dentro dessas escriturações, é interessante ficar de olho nas atualizações específicas da SEFAZ do seu estado para garantir a escrituração correta da NFC-e no SPED Fiscal.
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