Nota Fiscal eletrônica (NF-e): tudo que você precisa saber

Você sabe o que é Nota Fiscal eletrônica? E o DANFE? Como implementar um módulo emissor de NF-e? Entenda este documento fiscal e veja como preparar o seu software!


Desenvolver o módulo fiscal e suas regras de negócio é uma das etapas mais difíceis da criação de um software de gestão. E se você pretende fornecer seu ERP para empresas que comercializam produtos, vai precisar de um módulo de NF-e.

Mas afinal, o que é a Nota Fiscal eletrônica? Quais documentos ela substitui? E o que é esse tal de DANFE? Como preparar meu software para emitir a NF-e? Vamos descobrir!

O que é Nota Fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e), modelo 55, é um documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, que deve ser emitido em diversas operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias, como venda para pessoa jurídica, devolução, transferência, entre outros.

Implantada em 2008, a Nota Fiscal Eletrônica foi o primeiro módulo do Projeto SPED. Seu layout, comunicação e autenticação foram a base para todos os documentos fiscais eletrônicos criados após ela, como o CT-e e a NFC-e.

Entre as operações com circulação de mercadoria, a única que não utiliza NF-e é a venda para o consumidor final. Nestes casos, o contribuinte deve emitir a Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e), modelo 65.

Quais documentos de papel a NF-e substitui?

A Nota Fiscal eletrônica, modelo 55, substituiu a antiga nota fiscal modelo 1 ou 1A. Além disso, também substitui a Nota Fiscal de Produtor Rural, que agora também pode ser emitida via webservice.

Em relação ao varejo, a NF-e não é utilizada. A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2, e o Cupom Fiscal autorizado via ECF foram substituídos pela Nota Fiscal do Consumidor eletrônica, a NFC-e

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Antes de mais nada, para emitir NF-e, você (ou seu cliente, se você for um desenvolvedor ou contador) deve estar credenciado para isso, junto à Secretaria da Fazenda do seu estado.

Cada estado é responsável pelo cadastro de seus contribuintes na NF-e. Esse processo pode ser feito pelo portal da SEFAZ do seu estado, e o processo exato de credenciamento pode variar de um para outro.

Feito isso, vamos para a parte mais complicada e técnica da coisa.

Fluxo de emissão da NF-e

O fluxo de emissão de uma NF-e é a sequência de etapas que você precisará cumprir para emitir a nota.

Começa na geração do arquivo XML contendo as informações sobre sua empresa e sobre aquela venda, passa pela assinatura digital, envio para a SEFAZ, validação e autorização, e termina na impressão da DANFE.

Fluxo de emissão da NF-e

Confuso? Muito, eu imagino, com tantos conceitos novos! Mas fique tranquilo: vamos analisar cada elemento e cada etapa do processo de emissão da Nota Fiscal do eletrônica:

Arquivo XML

Para compreender a Nota Fiscal eletrônica mais a fundo, é importante absorver bem um conceito: a NF-e é um documento exclusivamente digital. Mas o que exatamente isso significa?

Diferente dos seus documentos de papel antecessores, a NF-e não existe fisicamente. O verdadeiro documento, com validade fiscal, é um arquivo de computador do tipo XML cujo nome é um número bem comprido, chamado de “chave da nota”.

Ué, mas como eu vou representar as mercadorias sem acesso à um equipamento eletrônico para consultar o XML? Bem, para isso, existe o DANFE, sobre o qual falaremos mais adiante. 

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica é o documento em si, com validade fiscal, e por isso deve seguir uma estrutura exata. Ele é composto de dois tipos de elementos: campos e valores. Este arquivo irá conter as informações daquela operação.

Assinatura digital

Para que um “simples” arquivo XML possa ser chamado de documento fiscal eletrônico, ele deve ser assinado pelo contribuinte que emitiu aquele documento, de modo a confirmar sua autenticidade.

Esse processo é chamado de assinatura digital e deve ser feito antes de enviar a NF-e para autorização no servidor da SEFAZ.

A assinatura digital é feita através do certificado digital do contribuinte, emitido por um agente certificador autorizado pela ICP Brasil. Existem 2 tipos de Certificado Digital, o A1 e o A3:

  • Certificado A1: é um arquivo digital, que deve ser instalado na máquina ou plataforma emitente. Tem validade de 1 ano, e pode ser instalado e utilizado simultaneamente em vários computadores/pontos de venda.
  • Certificado A3: é um certificado físico, podendo ter forma parecida com um pendrive, um cartão ou um leitor biométrico. Tem validade de 3 anos, e só pode ser utilizado em um computador por vez.

Certificados digitais A1 e A3

O processo de assinatura consiste em preencher os campos do XML da nota relacionados à informações do certificado no XML da nota. Se você utiliza a NFe TecnoSpeed no seu software, basta seguir este tutorial para implementar a assinatura digital.

Envio

Depois de montar seu XML e assiná-lo para provar que é você mesmo quem está emitindo aquela NF-e, está na hora de enviá-la para a SEFAZ e obter a autorização fiscal para aquela operação. Para isso, você precisará da URL de envio de NF-e do seu estado.

Após o envio, sua nota será submetida às regras de validação, que estarão de acordo com os Manuais e Notas Técnicas em vigência. Em seguida, você receberá uma resposta da SEFAZ sobre a sua NF-e: basicamente, se ela foi autorizada ou rejeitada.

Se ela foi rejeitada, você precisará corrigi-la para enviar novamente. Normalmente, a mensagem de rejeição da SEFAZ já contém uma descrição do erro encontrado.

Mas se a NF-e foi autorizada, tudo certo! Agora só falta imprimir a representação física da nota para o cliente. 

Impressão do DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação física, impressa em papel e simplificada, da Nota Fiscal eletrônica. Sendo assim, o DANFE não possui valor fiscal por si só.

A principal utilidade do DANFE é facilitar a consulta da NF-e armazenada dos servidores da SEFAZ, através de um código de barras ou da chave de acesso da NF-e. Para alguns processos de fiscalização e conferência, as informações do DANFE são suficientes.

DANFEExemplo de DANFE

Além de ser um atalho para o verdadeiro documento, o DANFE ainda contém um resumo sobre a NF-e, como o emitente, destinatário e o valor total da carga, com base nas Notas Fiscais vinculadas.

Como implementar NF-e no meu software?

Praticamente todas as empresas, de todos os tamanhos e regimes tributários, que lidam com circulação de mercadorias, precisam emitir Nota Fiscal eletrônica. Por isso, não tem como fugir: você vai precisar implementar um módulo emissor de NF-e no seu sistema

Para isso, será necessário estudar e implementar todas as estruturas de geração de arquivo, comunicação com cada web service de cada SEFAZ, ficar atento às várias regras de validação, regras de contingência, regras de layout do DANFE, regras de negócio, alíquotas de impostos, regras de numeração…. Ufa!

Para ajudar os desenvolvedores de software, a TecnoSpeed criou uma solução completa e muito fácil de integrar: a NFe TecnoSpeed.

NFe TecnoSpeed: DLL e API para o seu software

A NFe TecnoSpeed é uma solução pronta para ser integrada ao seu software, que realiza todas as etapas da emissão da NF-e, desde a geração do XML até a impressão do DANFE.

Uma vez integrado, você não se preocupa mais com NF-e: nossa plataforma cuida de tudo para você, mantendo-se sempre atualizada de acordo com a legislação vigente.

Veja como é fácil integrar a NFe TecnoSpeed ao seu software:

fluxo NFe TecnoSpeed

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Formado em Marketing. Redator do Grupo TecnoSpeed. Escreve artigos e conteúdos para TecnoSpeed DF-e, Certificados Digitais e WiFire.

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