NFe consulta: manual ou eletrônica?

NFe consulta pela chave de acesso pode levar muitas desvantagens para seus clientes. Porém existe uma forma muito fácil de você ajudá-lo nesta questão. Quer saber qual? Então leia este post!


Atualmente os documentos fiscais eletrônicos possuem um código verificador chamado chave de acesso, que é informado tanto no arquivo XML quanto no DANFe e DACTE, os documentos auxiliares da NFe e CTe.   

Esta chave de acesso é um número de 44 caracteres atribuído a cada Nota Fiscal e Conhecimento de Transporte eletrônico emitidos. Sua principal função é permitir que tanto emissores quanto destinatários possam verificar e imprimir os documentos sempre que necessário.

Porém depender exclusivamente do funcionamento da Sefaz e da digitação manual do código da chave de acesso pode trazer muitos prejuízos para o seu cliente. 

Quer saber como facilitar a vida do seu cliente e fazer com que a NFe consulta pela chave de acesso manualmente? Continue lendo este post!

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CTe e NFe: consulta e armazenamento

Todos os documentos fiscais eletrônicos devem ter seus XMLs armazenados pelas empresas emissoras durante pelo menos 5 anos. O descumprimento desta regra acarreta em multas de até R$ 1.000,00 por documento emitido sem XML armazenado. É um prejuízo realmente grande!

O armazenamento mandatório é a principal razão pela qual o fisco é rígido em relação à consulta e impressão de documentos fiscais eletrônicos. Mas este não é o único motivo. 

Outra razão muito importante é o combate às fraudes e notas frias, que é a emissão de NFe falsas com um CNPJ de empresas existentes, porém não envolvidas na transação. Apenas o controle rígido de emissão e consulta de NFe dá a certeza de que este tipo de fraude não está sendo feita com o CNPJ das empresas dos seus clientes.    

A chave de acesso, que vem descrita tanto nos documentos auxiliares DANFe e DACTE quanto no próprio XML, pode ser consultada de duas formas: manualmente, porém passível de erros, ou por meio de plataformas seguras e confiáveis.

Vamos detalhar cada uma delas agora, para que você consiga compreender melhor os processos.

Por que evitar consultar a NFe pela chave de acesso?

Como já dissemos acima, consultar e armazenar as NFe e CTe é obrigatório, porém é possível escolher qual método utilizar. 

Mas como funciona cada um deles?

  • NFe consulta manual:

Assim que ocorre a emissão da NFe ou CTe, o destinatário recebe o DANFe ou DACTE impresso em um papel contendo inúmeras informações como dados do emissor, valor da transação, impostos pagos e, é claro, a chave de acesso.

Porém os documentos auxiliares são passíveis de perda, já que são impressos e não eletrônicos.

Como armazenar a NFe em caso de perda do DANFe? É aí que se encontra o problema.

Neste caso, seu cliente tem que entrar em contato com a empresa emissora para pedir que eles te enviem o XML dos documentos. E este processo pode demorar conforme a boa vontade dos parceiros.

Se seu cliente tem um processo de organização e armazenamento de documentos auxiliares, ele pode utilizar a chave de acesso impressa neles, acessar o site da Sefaz e buscar os XML da NFe ou CTe manualmente.    

Nestes casos, existem dois problemas: se o site da Sefaz estiver sobrecarregado ou fora do ar, ele não poderá continuar com suas tarefas. Além disso, a chave de acesso é composta por 44 caracteres.

Em caso de emissão de grande quantidade de notas fiscais, por exemplo, este processo pode ser improdutivo. Fora que qualquer número digitado por engano inviabiliza toda a consulta.    

Existe ainda mais uma desvantagem da consulta manual. A consulta por chave de acesso via webservice só é permitida por apenas 90 dias após a emissão do documento.

Ou seja, se este prazo for ultrapassado, a nota não pode mais ser consultada, tornando seu armazenamento impossível.   

  • NFe consulta eletrônica

Muitas empresas já disponibilizam soluções confiáveis que fazem todo este processo de forma automática por meio do certificado digital.

A Nota Segura é uma plataforma completa de armazenamento, consulta, download e distribuição de documentos fiscais eletrônicos para o seu software. Bom pra você, pro seu cliente e pro contador! 

Além de ser uma solução  white-label, a plataforma ainda distribui o XML para os atores da nota: destinatário, contador, transportador, entre outros e a nota chega antes mesmo do produto. 

Quando você escolhe fazer uma parceria deste tipo, fideliza seus clientes atuais e torna seu software muito mais atrativo pra quem ainda não é seu cliente.

E o melhor: todos os processos de implementação ficam por nossa conta! Aqui é fácil realizar a NFe consulta eletrônica.

A emissão de documentos fiscais eletrônicos organizada e segura é imprescindível para que as empresas dos seus clientes não percam dinheiro e credibilidade com multas e fraudes em seu CNPJ. 

Todos os empresários de software sabem como o dia a dia dos clientes pode ser atribulado e complexo. Mas eles sabem também que nem sempre desenvolver todo um módulo novo para o seu ERP pode ser uma possibilidade real.

Neste caso, fechar parcerias com empresas especialistas é a melhor maneira de encontrar o diferencial para o seu sistema sem a dor de cabeça de desenvolver tudo do zero.

Então, que tal entrar em contato com conosco e conhecer de perto as vantagens da Nota Segura?

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Formado em Comunicação em Multimeios. Analista de Marketing da TecnoSpeed, focado em produção de conteúdos para mídias digitais.

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