O que é o arquivo XML dos documentos fiscais?

Toda transação comercial gera um arquivo XML da nota fiscal, e o armazenamento deste arquivo é muito importante.


XML é a sigla para Extensible Markup Language, ou, em português, Linguagem Extensível de Marcação Genérica. 

O arquivo XML é a forma mais fácil de compartilhar informações por meio da internet, computadores e aplicações. Ele pode incluir diversas linguagens diferentes, como XHTML, que é o formato das páginas web, ou SDMX, SMIL e MathML, que são expressões matemáticas, por exemplo. 

Sua principal função é organizar sequências de dados para que elas possam ser separadas, lidas e integradas a outras linguagens. Além disso, os arquivos XML são conhecidos pela fácil portabilidade, já que informações de um banco de dados podem ser transmitidas e lidas por outros bancos de dados.  

Desenvolvedores e empresários de software lidam com XMLs diariamente, então provavelmente estas informações não são uma novidade para você. Mas alguns documentos fiscais brasileiros emitem uma versão digital em formato XML, e é sobre isso que nós abordaremos abaixo. 

Confira, a seguir, mais sobre o XML da nota fiscal e a melhor forma de mantê-los organizados para facilitar o dia a dia de sua Software House!

Entenda o arquivo XML da nota fiscal

Aqui no blog da TecnoSpeed, nós já conversamos sobre os principais tópicos que envolvem a NF-e (Nota Fiscal eletrônica). Caso tenha interesse, é só acessar este post.

A NF-e é um documento fiscal, de existência apenas digital, que deve ser emitido em diversas operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias, como venda para pessoa jurídica, devolução, transferência, entre outros.

Sempre que um produto é vendido ou devolvido, deve-se emitir uma nota fiscal eletrônica como comprovante da transação. Esta emissão gera um arquivo XML, que engloba os dados da compra/ devolução em formato padrão de escrituração fiscal brasileira.

O XML da nota fiscal não é impresso e entregue para o cliente, mas deve ser armazenado de modo que, se necessário, seja fácil encontrá-lo para conferência das informações. Além disso, o arquivo XML tem validade jurídica porque leva a assinatura digital do dono do comércio, tornando todo o processo de comercialização mais seguro.

Antes da implantação do sistema de Nota Fiscal eletrônica, sempre que uma transação comercial era efetuada, o vendedor era obrigado a preencher manualmente um documento em papel autorizado pela Fisco chamado AIDF, ou Autorização de Impressão de Documento Fiscal. 

O processo manual levava tempo e desperdiçava muito papel, já que qualquer rasura inviabilizada o envio da nota fiscal, obrigando o vendedor a começar tudo de novo.

Além disso, uma pessoa sempre deveria ficar atenta ao estoque de talões, porque caso ele acabasse, a transação não poderia ser concluída. Outra dificuldade do processo antigo era a quantidade de documentos fiscais físicos que deveria ser armazenada e organizada de tempos em tempos.

Atualmente, sempre que uma compra é feita, a empresa que fez a transação envia um e-mail com a nota fiscal eletrônica para que ela possa ser convertida em XML e impressa em PDF. Para que todo esse processo possa ser feito, é necessário adquirir um conversor de XML, gratuito ou pago, e um sistema de consulta automática de notas fiscais direto do site da SEFAZ

Lembrando que as notas fiscais eletrônicas, tanto de compra quanto de troca de mercadorias ou serviços, devem ser armazenadas durante cinco anos, mesmo que o acesso a elas possa ser facilmente feito pela internet.

Que informações estão presentes no XML?

O arquivo XML guarda todas as informações sobre a transação comercial que foi feita. São inúmeros arquivos gerados todos os dias, e como dissemos acima, devem ser armazenados por cinco anos. 

Para facilitar o armazenamento, consulta e organização, é muito vantajoso para sua Software House investir numa solução de documentos fiscais. Além de otimizar o processo e evitar falhas, a emissão sem erros, é garantida. Isso é fundamental, já que esse documento ter relevância fiscal.

Quando o comerciante consulta o XML da nota fiscal, consegue verificar os seguintes dados: 

  • Dados gerais da NF-e, como valor, data de emissão, modelo, série, etc.
  • Dados completos do emitente e destinatário
  • Descrição dos produtos e serviços
  • Dados relativos aos encargos e impostos
  • Dados do transporte, como tipo de frete, dados da transportadora, volume que está sendo transportado, etc. 
  • Dados da cobrança 
  • Fonte de impressão do DANFE

DANFE x XML da nota

Enquanto a emissão da nota fiscal eletrônica e o armazenamento do arquivo XML são feitos exclusivamente em formato digital, o estabelecimento comercial deve imprimir e entregar para o cliente a versão impressa da NF-e, chamada DANFE.

Porém o DANFE não tem validade judicial, ele é apenas a representação física da NF-e. O único documento que leva a assinatura digital é o XML da nota fiscal.

Além disso, o DANFE possui uma chave de acesso de 44 dígitos. Dessa forma, o cliente pode digitar o código diretamente no portal da NF-e para consultar as informações, completas ou resumidas, da nota fiscal. O XML só pode ser consultado pelo dono da assinatura digital do documento. 

Se você é um empresário de Software House vale lembrar que, atualmente, já existem soluções completas no mercado que podem ser facilmente integradas nos sistemas da sua empresa para facilitarem todo o processo de emissão de NF-e e armazenamento de XML.

Quando você opta por integrar uma solução completa de documentos fiscais em seu software, ela fica responsável por realizar todas as etapas de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, desde a geração do XML até a impressão do DANFE. Assim, é garantido que todas as obrigações da legislação estão sendo cumpridas corretamente.

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Formado em Comunicação em Multimeios. Analista de Marketing da TecnoSpeed, focado em produção de conteúdos para mídias digitais.

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