Descubra o que é XML, como usar na NF-e, vantagens e como gerar, enviar e consultar XML de notas fiscais. Explore as soluções TecnoSpeed para otimizar seus processos!
O XML é amplamente utilizado na tecnologia e em outros setores pela sua flexibilidade e organização de dados. Ele facilita a troca de informações entre sistemas e sua padronização garante uma comunicação eficiente com plataformas diversas.
Neste artigo, você entenderá o que é XML, desde sua sintaxe até suas principais características. Além disso, verá exemplos práticos de como ele simplifica processos e otimiza soluções. Descubra tudo sobre o XML!
O que é XML?
XML, sigla para Extensible Markup Language (Linguagem de Marcação Extensível), é uma linguagem de marcação que define um conjunto de regras para codificar documentos em um formato legível tanto para humanos quanto para máquinas.
Pense em um sistema de organização flexível que permite estruturar informações de maneira padronizada. É exatamente isso que o XML faz! Ele não se limita a um conjunto pré-definido de tags como o HTML, usado para exibir conteúdo em páginas da web. Com o XML, você define suas próprias tags, criando uma estrutura personalizada para seus dados.
Essa flexibilidade é o que torna o XML tão poderoso e amplamente utilizado na troca de dados entre sistemas. Sejam sites, bancos de dados ou aplicações de terceiros, o XML facilita a comunicação e o compartilhamento de informações de forma organizada e eficiente.
A estrutura do XML é baseada em tags, que são palavras-chave envolvidas por sinais de “menor que” (<) e “maior que” (>). As tags funcionam como contêineres, definindo o significado dos dados que envolvem.
Um conjunto de tags forma um elemento, que representa uma unidade de informação. Os elementos podem conter atributos, que fornecem informações adicionais sobre o elemento.
Veja o exemplo abaixo:
Neste exemplo, podemos observar a estrutura do XML de Nota Fiscal, com elementos como “infNFe” contendo informações sobre a Nota Fiscal eletrônica, “emit” com dados do emitente, “dest” com dados do destinatário, e assim por diante. Cada elemento possui suas próprias tags e atributos, definindo a estrutura e o conteúdo da informação.
Histórico do XML: da GML ao padrão atual
O XML tem suas raízes na década de 70, com a criação da GML (Generalized Markup Language) pela IBM. A GML foi a precursora das linguagens de marcação, buscando solucionar a necessidade de processar grandes volumes de dados de forma organizada.
Em 1986, a ISO (International Organization for Standardization) lançou a SGML (Standard Generalized Markup Language), uma versão padronizada da GML. A SGML ganhou popularidade por sua flexibilidade e capacidade de representar diversos tipos de documentos.
O surgimento do HTML (HyperText Markup Language), em 1989, trouxe a facilidade da SGML para o mundo online, permitindo a criação de páginas web.
Finalmente, em 1996, o XML foi criado para solucionar as limitações do HTML e oferecer uma linguagem mais robusta para a organização e troca de dados. O XML herdou a flexibilidade da SGML e se tornou um padrão fundamental na era digital.
XML da Nota Fiscal: a base da NF-e
No Brasil, o XML ganhou grande popularidade por ser o formato padrão para emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e). O XML da nota fiscal é um arquivo digital que contém todas as informações da transação comercial, como dados do emitente, destinatário, produtos ou serviços, valores, impostos e muito mais.
A obrigatoriedade da NF-e impulsionou a adoção do XML no país, tornando-o essencial para empresas de diversos setores. Gerar, enviar, consultar e armazenar o XML da NFe são procedimentos cruciais para garantir a conformidade fiscal e a eficiência nos processos empresariais.
O arquivo XML revolucionou a nota fiscal
Antes da implantação do sistema de Nota Fiscal eletrônica, sempre que uma transação comercial era efetuada, o vendedor era obrigado a preencher manualmente um documento em papel autorizado pela Fisco chamado AIDF, ou Autorização de Impressão de Documento Fiscal.
O processo manual levava tempo e desperdiçava muito papel, já que qualquer rasura inviabilizada o envio da nota fiscal, obrigando o vendedor a começar tudo de novo.
Além disso, uma pessoa sempre deveria ficar atenta ao estoque de talões, porque caso ele acabasse, a transação não poderia ser concluída. Outra dificuldade do processo antigo era a quantidade de documentos fiscais físicos que deveria ser armazenada e organizada de tempos em tempos.
Atualmente, sempre que uma compra é feita, a empresa que fez a transação envia um e-mail com a nota fiscal eletrônica para que ela possa ser convertida em XML e impressa em PDF. Para que todo esse processo possa ser feito, é necessário adquirir um conversor de XML, gratuito ou pago, e um sistema de consulta automática de notas fiscais direto do site da SEFAZ.
O XML da nota fiscal deve ser armazenado de modo que, se necessário, seja fácil encontrá-lo para conferência das informações. Além disso, o arquivo XML tem validade jurídica porque leva a assinatura digital do dono do comércio, tornando todo o processo de comercialização mais seguro.
Lembrando que as notas fiscais eletrônicas, tanto de compra quanto de troca de mercadorias ou serviços, devem ser armazenadas durante cinco anos, mesmo que o acesso a elas possa ser facilmente feito pela internet.
Quais informações estão presentes no arquivo XML?
O arquivo XML guarda todas as informações sobre a transação comercial que foi feita. São inúmeros arquivos gerados todos os dias, e como dissemos acima, devem ser armazenados por cinco anos.
Para facilitar o armazenamento, consulta e organização, é muito vantajoso para sua Software House investir numa solução de documentos fiscais. Além de otimizar o processo e evitar falhas, a emissão sem erros é garantida. Isso é fundamental, já que esse documento ter relevância fiscal.
Quando o comerciante consulta o XML da nota fiscal, consegue verificar os seguintes dados:
- Dados gerais da NF-e, como valor, data de emissão, modelo, série, etc.
- Dados completos do emitente e destinatário.
- Descrição dos produtos e serviços.
- Dados relativos aos encargos e impostos.
- Dados do transporte, como tipo de frete, dados da transportadora, volume que está sendo transportado, etc.
- Dados da cobrança.
- Fonte de impressão do DANFE.
DANFE x XML da nota fiscal
Enquanto a emissão da nota fiscal eletrônica e o armazenamento do arquivo XML são feitos exclusivamente em formato digital, o estabelecimento comercial deve imprimir e entregar para o cliente a versão impressa da NF-e, chamada DANFE.
Porém o DANFE não tem validade judicial, ele é apenas a representação física da NF-e. O único documento que leva a assinatura digital é o XML da nota fiscal.
Além disso, o DANFE possui uma chave de acesso de 44 dígitos. Dessa forma, o cliente pode digitar o código diretamente no portal da NF-e para consultar as informações, completas ou resumidas, da nota fiscal. O XML só pode ser consultado pelo dono da assinatura digital do documento.
Vantagens do XML
A utilização do XML oferece uma série de benefícios, tanto para desenvolvedores quanto para usuários finais. Veja só:
Flexibilidade
Permite criar tags personalizadas para representar qualquer tipo de dado, tornando-o adaptável a diferentes necessidades e cenários.
Organização
Estrutura os dados de forma hierárquica, o que facilita a leitura, o processamento e a análise das informações. Essa organização é superimportante para garantir a clareza e a eficiência na troca de dados.
Interoperabilidade
Facilita a troca de informações entre diferentes sistemas e plataformas, independentemente das tecnologias utilizadas. Isso é fundamental para a integração entre diferentes aplicações e empresas.
Legibilidade
A sintaxe simples e intuitiva torna o XML fácil de entender e interpretar, tanto por humanos quanto por máquinas. Assim, o desenvolvimento e a manutenção de sistemas que utilizam XML são facilitados.
Escalabilidade
Suporta grandes volumes de dados e pode ser facilmente expandido, atendendo às necessidades de empresas de qualquer porte.
Segurança
Permite a implementação de recursos de criptografia para garantir a confidencialidade, integridade e autenticidade dos dados.
Aplicação do XML
O XML é uma linguagem versátil com aplicações em diversas áreas, como:
E-commerce
Troca de informações entre lojas virtuais e sistemas de pagamento, garantindo a segurança e a confiabilidade nas transações online.
Gestão de dados
Armazenamento e recuperação de informações em bancos de dados, facilitando a organização e o acesso aos dados.
Integração de sistemas
Comunicação entre diferentes aplicações e plataformas, como ERPs, CRMs e sistemas de gestão de estoque.
No contexto da NF-e, o XML é fundamental para:
- Emissão de notas fiscais: Geração do documento eletrônico com todas as informações da transação, de forma precisa e completa.
- Armazenamento de notas: Organização e arquivamento digital das NF-e, garantindo a segurança e a acessibilidade das informações.
- Envio para a Sefaz: Transmissão da NF-e para a Secretaria da Fazenda, cumprindo as obrigações fiscais de forma eletrônica.
- Consulta de notas: Verificação da autenticidade e das informações da NF-e, garantindo a validade da transação.
- Integração com ERPs: Comunicação entre sistemas de gestão empresarial e a NF-e, automatizando processos e evitando erros manuais.
Validação e segurança no XML
A segurança é um aspecto essencial no uso do XML, especialmente em transações comerciais e documentos fiscais. O XML oferece recursos para garantir a confidencialidade, integridade e autenticidade dos dados por meio de padrões de criptografia como XML Signature e XML Encryption.
Inicialmente, a validação era feita por meio de DTD (Document Type Definition), mas com o tempo foi substituído pelo XML Schema. O XML Schema, por ser derivado do XML, oferece maior flexibilidade e precisão na definição e validação de documentos.
Como gerar XML de Nota Fiscal?
A geração do XML da NF-e geralmente é realizada por meio de softwares emissores de Nota Fiscal eletrônica, facilitada por APIs como a Suíte de Componentes da TecnoSpeed. Esses softwares automatizam o processo, garantindo a conformidade com as exigências legais.
Confira o passo a passo geral:
- Informar dados do emitente, destinatário, produtos/serviços, valores, impostos, etc. É importante que esses dados sejam inseridos de forma precisa e completa, de acordo com as normas fiscais.
- Utilizar um certificado digital para assinar a NF-e, garantindo sua autenticidade e integridade. A assinatura digital garante que o documento não foi alterado após sua emissão.
- Enviar o arquivo XML para a Secretaria da Fazenda do seu estado, utilizando um sistema de comunicação específico.
- Aguardar a autorização da Sefaz, que valida a nota fiscal. A autorização da Sefaz confirma que a nota fiscal foi emitida corretamente e está apta para uso.
- Imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que representa a NF-e, contendo as informações principais da operação, e acompanha a mercadoria em trânsito.
Dica: Utilize soluções como as APIs da TecnoSpeed para simplificar a geração e gestão de XMLs de notas fiscais dentro do seu software de gestão empresarial (ERP).
Como baixar XML?
Para baixar um arquivo XML, é necessário acessar o portal ou sistema onde o XML está armazenado, como o site da Receita Federal ou um sistema ERP utilizado pela sua empresa. Geralmente, você precisará de dados como a chave de acesso da nota e, em alguns casos, o certificado digital para autenticação. Sem essas informações, o download pode não ser permitido, devido à segurança dos dados.
Outra opção prática é utilizar APIs ou ferramentas especializadas que automatizam o processo de obtenção dos XMLs diretamente das fontes autorizadas. Esses sistemas podem ser configurados para realizar downloads em massa, economizando tempo e reduzindo erros humanos. A escolha do método ideal depende das suas necessidades e do volume de XMLs que você precisa gerenciar.
Transformar XML para PDF
Converter XML para PDF é útil para apresentar informações de maneira mais clara e visualmente amigável. Essa transformação geralmente é feita utilizando ferramentas ou sistemas que interpretam o XML e geram o layout do documento, como a DANFE no caso de notas fiscais. Muitas plataformas ERP ou soluções especializadas oferecem essa funcionalidade de forma automatizada.
Caso prefira fazer a conversão manual, existem softwares gratuitos e pagos que permitem o upload do arquivo XML e geram um PDF com o conteúdo formatado. Além disso, linguagens de programação como Python oferecem bibliotecas específicas para processar XML e criar PDFs personalizados. A conversão não apenas facilita a visualização, mas também garante uma apresentação profissional e compatível para diferentes finalidades.
Veja como enviar XML de Nota Fiscal
O envio do XML da NF-e para a Sefaz ocorre através de um sistema de comunicação específico, que pode variar entre os estados. Em geral, o processo se inicia com o estabelecimento de uma conexão segura com o Web Service da Secretaria da Fazenda.
Após a conexão, o arquivo XML da NF-e é transmitido, seguindo rigorosamente as normas e especificações técnicas definidas. Por fim, é necessário aguardar a resposta da Sefaz, que inclui a confirmação de recebimento e o protocolo de autorização, validando a emissão da Nota Fiscal eletrônica.
Para facilitar esse processo e garantir uma integração eficiente com a Sefaz, a TecnoSpeed oferece APIs e componentes que automatizam o envio do XML.
Consulta do XML de Nota Fiscal
A consulta do XML pode ser realizada de duas maneiras principais: acessando o portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e informando a chave de acesso da NF-e, um código único que a identifica, ou utilizando soluções como as que temos por aqui.
Para facilitar ainda mais esse processo, a gente disponibiliza o Validador NF-e online, uma ferramenta gratuita que permite validar o XML da sua nota fiscal de forma rápida e simples. Basta inserir o código XML no validador e você terá acesso a todas as informações da nota, além de poder verificar se ela está de acordo com as normas da Sefaz.
Com essas ferramentas, você garante a autenticidade das suas notas fiscais e a conformidade com a legislação, simplificando seus processos e evitando transtornos.
Suíte de Componentes e PlugStorage TecnoSpeed: simplificando a emissão e gestão de documentos fiscais
Para facilitar a integração do XML e a emissão de documentos fiscais eletrônicos em seus softwares, a TecnoSpeed oferece a Suíte de Componentes, uma solução completa que contempla todas as etapas do processo, desde a geração do XML até o armazenamento e a gestão dos documentos fiscais.
E para complementar a Suíte de Componentes, a TecnoSpeed oferece o PlugStorage, uma plataforma completa para gerenciar, consultar, baixar, armazenar e distribuir os documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos por seus clientes. Com o PlugStorage, seu ERP automatiza todas as burocracias fiscais do seu cliente, tornando seu software ainda mais valioso e atrativo no mercado.