Obrigações acessórias: quais são e como funcionam

Como funciona as obrigações acessórias de uma empresa? Calma, respondemos todas as suas dúvidas nesse artigo!

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O sucesso com administração fiscal e tributária de uma empresa depende do conhecimento sobre a legislação vigente no país e das especificações de cada esfera – municipal, estadual e federal – do local de atuação. 

Um tema que gera muitas dúvidas são as obrigações acessórias, principalmente por serem diferentes para cada regime tributário e terem frequências diferenciadas de repasse de informações. Quer saber como elas funcionam? Continue a leitura!

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias reúnem dados de empresa relativas às atividades tributárias, econômicas e trabalhistas. Informações como receita efetiva, impostos e obrigações trabalhistas (folha de pagamento e encargos) devem ser enviadas ao governo nas 3 esferas: federal, estadual e municipal. 

Na prática, são realizadas declarações mensais, trimestrais ou anuais, que servem para comprovar que a empresa não possui débitos ou irregularidades. Essa é uma forma dos órgãos públicos realizarem o trabalho de fiscalização, apuração e arrecadação dos tributos e contribuições.  

Obrigações acessórias vs obrigações tributárias

As obrigações tributárias referem-se ao pagamento de qualquer tipo de tributo, que podem ser impostos, taxas ou contribuições diversas relacionadas ao regime no qual a empresa se enquadra e a especificidade do segmento de atuação. 

Já as obrigações acessórias dizem respeito à sistematização e repasse dessas informações de pagamento de forma organizada. Como o próprio nome indica, elas são obrigatórias para as empresas e devem ser cumpridas para evitar problemas com o fisco, que pode acarretar em prejuízos morais e financeiros para o negócio. 

É importante lembrar que as obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário. As empresas podem aderir ao Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional, transitando entre regimes a cada novo ano, se necessário. 

Dados dos âmbitos municipais, estaduais e federais são cruzados, contribuindo com garantia de veracidade das informações enviadas pela empresa aos órgãos responsáveis. Com um banco de dados robusto e alimentado de forma frequente, ficou mais fácil identificar problemas, como a sonegação de impostos ou emissão de documentos fiscais em desacordo com a legislação vigente. 

Quais as obrigações acessórias do Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário que foi criado para simplificar o pagamento de tributos, sendo utilizado principalmente por microempreendedores individuais (MEI), microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Para aderir ao enquadramento, a empresa deve faturar até 4,8 milhões ao ano.

As alíquotas são mais baixas e baseadas no faturamento da empresa. O recolhimento é feito de forma simplificada, sendo que os tributos municipais, estaduais e federais são pagos em uma única guia. 

Veja, abaixo, quais são obrigações acessórias do Simples Nacional e fique em dia com o fisco. 

DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é obrigatória para Microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional. 

O repasse é feito anualmente à Receita Federal, apresentando informações pertinentes a rotina da empresa como despesas, número de funcionários e outras demandas em que o recolhimento de tributos foi realizado. 

DAS

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) refere-se à arrecadação do Simples Nacional, sendo calculado sobre o faturamento mensal da empresa. Este recolhimento é mensal. 

DIRF

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte (DIRF) repassa os dados referentes à contribuição incidente no pagamento e recebimentos. Para essa obrigação, a empresa faz o envio anual à Receita Federal. 

DESTDA

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DeSTDA) é uma obrigação acessória de Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que optaram pelo Simples Nacional e contribuem com o ICMS.

O envio é totalmente digital e feito mensalmente. No entanto, há diferenças para alguns Estados, que não optam por esta obrigação. 

Quais as obrigações acessórias para o Lucro Presumido?

Empresas que aderem ao regime tributário de Lucro Presumido pagam impostos baseados na estimativa de lucro da empresa. O cálculo é feito considerando a atividade desenvolvida pela empresa, que varia de 1,6% e 32% da receita. Confira, abaixo, as obrigações acessórias contribuintes que aderem ao regime.

DES

A Declaração Eletrônica de Serviços (DES) é destinada às empresas que prestam serviços e tem frequência mensal. O envio das informações é repassado à Receita Federal.

DCTF

A Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) tem natureza federal e sua função é registrar dados referentes aos tributos, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF ou IRF), Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). 

EFD Contribuições

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) Contribuições deve ser enviada em duas situações: para a escrituração da contribuição ao PIS/PASEP e COFINS e também para escrituração eletrônica da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (indústria, comércio e serviços) em relação à Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), aos serviços, etc. 

Essa obrigação acessória é repassada ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). 

SPED FISCAL

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) permite a transmissão das obrigações acessórias dos contribuintes à administração tributária e órgãos fiscalizadores. 

Esse sistema promove a integração dos fiscos, que compartilham informações contábeis e fiscais; uniformiza as obrigações acessórias para contribuintes e é mais ágil na transmissão de informações e fiscalização.

O SPED Fiscal é um arquivo digital, com certificação e validade jurídica, submetido no Programa Validador e Assinador (PVA) do sistema. Dados sobre ICMS e IPI, por exemplo, são apurados neste documento e é por meio dele que a Receita Federal e os órgãos estaduais recebem as informações.

A transmissão de informações utilizando o sistema traz inúmeros benefícios: agiliza os processos e diminui custos para as empresas, além de otimizar o trabalho dos órgãos fiscalizadores. 

GIA ESTADUAL

A Guia de Informações e Apuração (GIA) de ICMS é uma obrigação acessória para contribuintes informarem ao governo do Estado as apurações individuais de ICMS.

O prazo para enviá-la muda de acordo com o último dígito da inscrição estadual da empresa.

GIA – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA

A Guia de Informações e Apuração da Substituição Tributária é obrigatória para empresas que realizam vendas de produtos que estão dentro do regime ST. A informação é enviada ao governo do Estado. 

LFE

O Livro Fiscal Eletrônico (LFE) é destinado para empresas de Brasília e sua finalidade é informar a receita do contribuinte que consta  ICMS e/ou do ISS no DF.

SISCOSERV

O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços (SISCOSERV), Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio. Essa obrigação acessória permite o controle de informações sobre serviços de importações e exportações.

Dicas extras

Agora que você já aprendeu quais são as obrigações acessórias para diferentes regimes, vamos trazer algumas dicas para manter a gestão fiscal das empresas sempre em dia. 

•  Ter conhecimento sobre administração fiscal permite que processos morosos se resolvam com agilidade. Busque informação de qualidade sobre o assunto e esteja atento às atualizações fiscais;
• Faça um planejamento tributário estratégico e/ou operacional coerente com a realidade da empresa, buscando formas de minimizar gastos;
•  Estratégias de inteligência fiscal vão ajudar na análise e proteção das informações fiscais da empresa, promovendo uma tomada de decisão mais assertiva;
•  Organização e atenção aos prazos, sobretudo de armazenamento de documentos fiscais, são primordiais para evitar problemas com o fisco.

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