Ainda tem dúvidas sobre como emitir nota fiscal? Entenda de uma vez por todas para que serve, os tipos e como emitir notas.
Se você já se perguntou ou pesquisou “como emitir nota fiscal?”, saiba que você não está sozinho. A emissão de notas fiscais está presente na rotina de praticamente todo negócio e, apesar disso, ainda é alvo de muitas dúvidas.
Isso porque trata-se de um tema cheio de detalhes, regras e atualizações, existem diversos modelos de nota vigentes, tornando a emissão um processo não tão simples e confundindo muitas pessoas e empresários que precisam cumprir com essa obrigação fiscal.
Então, que tal esclarecer de uma vez por todas para que serve a nota fiscal, seus tipos e modelos e, principalmente, como emitir notas passo a passo? Até o final deste post você vai ter todas essas respostas e descobrir como automatizar e descomplicar esse processo. Vem com a gente!
Para que serve a Nota Fiscal?
A Nota Fiscal (NF) foi implementada através do Convênio ICMS s/n° de 15 de Dezembro de 1970 e seu objetivo sempre foi servir de registro para uma operação de trânsito de mercadorias ou uma prestação de serviços entre duas partes e servir como documentação comprobatória para as personas envolvidas na transação e o Fisco.
Ou seja, a NF serve para discriminar compras e vendas das mais diversas naturezas, o transporte de mercadorias entre filiais, a troca de serviços entre empresas e/ou pessoas, mantendo a relação comercial transparente e registrada diante da SEFAZ, evitando casos de sonegação fiscal.
Tipos de notas fiscais
Desde a primeira legislação sobre NF até alguns anos atrás, os documentos fiscais eram físicos, em papel, tendo passado por versões preenchidas manualmente até as mais recentes formatadas digitalmente, conforme os modelos e layouts estabelecidos, e impressas.
Porém, foi a partir do Ajuste SINIEF 07/05 de outubro de 2005 que foi iniciada a implementação da versão digital da Nota Fiscal, a Nota Fiscal Eletrônica, e dos demais modelos eletrônicos em substituição das notas de papel utilizadas anteriormente.
Hoje, as notas eletrônicas substituíram as de papel, são obrigatórias para boa parte dos empresários e negócios, e válidas em todo o território nacional. Sua emissão e armazenamento são eletrônicos, no formato de arquivo XML, e a sua validade jurídica é assegurada por meio de uma assinatura digital e da Autorização de Uso do Fisco.
Modelos de notas fiscais
Existem muito formatos de Nota Fiscal eletrônica, variando conforme o negócio e objetivo.
Tanto no antigo formato físico como no novo e vigente formato eletrônico, existem diferentes tipos de notas fiscais, com finalidades específicas conforme o tipo de operação e/ou transação comercial. Confira alguns dos principais modelos de notas fiscais tradicionais e eletrônicas:
Tradicional
- Nota Fiscal (Modelos 1 ou 1-A): antes utilizada por todos os contribuintes sujeitos à legislação do IPI e do ICMS, substituída pela NF-e.
- Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2): emitida para o cliente que adquire a mercadoria ou o serviço, substituída pela NFC-e.
- Nota Fiscal de Produtor (Modelo 4): utilizada para operações rurais e trazer benefícios para os produtores agrícolas e pecuários, substituída pela NFP-e.
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte (Modelo 7): Utilizada em todos os tipos de transporte: de pessoas e de mercadorias, substituída pelo CT-e, MDF-e e BP-e.
Eletrônica
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- Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e): modelo 55, que se refere à venda de produtos físicos em grande escala;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): emitida para registrar operações de transporte de carga entre municípios e estados;
- Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e): usada quando a transação envolve não a compra e venda de uma mercadoria física, mas a prestação de um serviço, contemplando o ISS (Imposto Sobre Serviço);
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): modelo 65, utilizada pelas lojas de varejo e comércios como farmácias e mercados;
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): emitido para registrar operações de transporte de mercadorias contemplando tanto as infos da NF-e quanto do CT-e;
- Nota Fiscal Avulsa (NFAe): emitida por autônomos que não possuem CNPJ, MEIs que não são prestadores de serviços e não contribuintes do ICMS;
- Nota Fiscal do Produtor Rural (NFP-e): adaptação da NF-e para as transações de produtos rurais, conforme a Norma Técnica 2018.001;
- Nota Fiscal Complementar: emitida quando há necessidade de acrescentar e/ou atualizar os dados da NF-e original;
- Nota Fiscal de Estorno: emitida quando há erros nas informações transmitidas às SEFAZ que precisam ser corrigidas antes da circulação da mercadoria ou da execução da prestação de serviços.
- Nota Fiscal de Exportação: emitidas quando o comprador está localizado no exterior, oficializando o trânsito no território nacional e a saída de mercadorias para fins de exportação perante à SEFAZ;
- Nota Fiscal de Remessa: registro de mercadorias sem intenção de venda e garante que não haverá a cobrança de impostos nesse processo.
Como emitir NF-e?
Para emitir nota fiscal é fácil, porém, é importante se atentar a todos os processos. | Imagem: Cottonbro.
Para emitir uma NF-e, você vai precisar primeiramente:
- Fazer seu cadastro de emissor junto à SEFAZ do seu estado;
- Adquirir um certificado digital do tipo A1 ou A3;
- Providenciar um software emissor configurado com os web services e demandas do processo, o qual pode ser próprio ou adquirido de terceiros.
Com isso em mãos, é possível partir para o processo da emissão em si, que consiste em:
- Incluir todos os dados da nota e gerar o arquivo XML;
- Autenticá-lo por meio do certificado e assinatura digital;
- Transmitir o arquivo ao portal do SEFAZ para autenticação;
- Após a validação da nota, gerar o DANFE e enviar os arquivos para o destinatário da nota.
Como emitir nota fiscal MEI?
O processo para emitir nota fiscal como MEI é simplificado e intermediado por um sistema disponibilizado pela SEFAZ de cada estado, no caso de atividades de comércio e indústria, e pelas prefeituras, no caso de atividades de serviços. O passo a passo é:
- Verificar qual o sistema emissor disponibilizado na sua cidade/estado;
- Se cadastrar com um login e uma senha;
- Acessar o sistema e buscar a página de emissão do sistema;
- Preencher os dados solicitados e emitir suas notas.
Fácil, né? Também já é possível realizar o processo de emissão pelo aplicativo MEI Fácil para empreendedores das cidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Salvador.
Vale lembrar que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para pessoas físicas e em todas as situações, conforme determina a Resolução CGSN nᵒ 140, de 2018, porém deve emitir quando o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa.
Como emitir nota fiscal como pessoa física?
Sim, é possível emitir nota fiscal como pessoa física, sabia? O processo é feito através de uma Nota Fiscal Avulsa e, portanto, a autorização dele pode variar conforme as regras de cada estado, mas consiste em:
- Realizar o cadastro no site da Sefaz;
- Reunir todos os documentos necessários, no caso: CPF, RG e comprovante de residência;
- Preencher o formulário da nota com as informações do produto ou serviço e das partes envolvidas;
- Aguardar a validação da SEFAZ e imprimir/salvar/enviar o DANFE.
Apesar de simples e possível, a emissão de notas avulsas por pessoas físicas não é recomendada, pois trata-se de uma transação comercial/profissional. A melhor solução, caso você seja autônomo, é se formalizar cadastrando-se como MEI.
Quais são as vantagens em emitir nota fiscal?
- cumpre a obrigação prevista na Lei Nᵒ 8.846/94;
- garante a segurança das partes envolvidas;
- auxilia na gestão de estoque e fluxos da empresa;
- serve como requisito e base para trocas e estornos;
- mantém a transparência das operações diante da Receita;
- evita ou serve de prova para acusações de sonegação fiscal.
Devo automatizar o processo?
A decisão de automatizar o processo de emissão de nota é só sua, mas sem dúvidas ela traz uma otimização e tanto no tempo gasto nessa tarefa, principalmente para quem tem uma demanda muito alta nesse sentido. Veja só:
Veja o fluxo de emissão NF-e da NF-e com o componente da TecnoSpeed e sem a solução.
Com um módulo de emissão implementado no seu ERP, a única coisa que você vai precisar fazer é inserir os dados da nota e, depois, imprimir o DANFE. Todo o processo de intermediário que envolve a geração do XML e a comunicação com a SEFAZ é automatizado.
Solução TecnoSpeed
A NFe TecnoSpeed é uma solução pronta para ser integrada ao seu software e realizar todas as etapas da emissão da NF-e apenas com uma integração rápida. Com ela você tem acesso a um sistema sempre atualizado, ganha tempo e segurança na hora de emitir notas fiscais e pode se preocupar com o que realmente importa: o crescimento do seu negócio!
E se você quiser saber mais sobre esse assunto, tirar outras dúvidas com relação aos documentos fiscais eletrônicos e trocar informações com quem entende do assunto, conheça e se conecte à nossa comunidade
