Descubra tudo sobre a obrigatoriedade do SPED Fiscal e os prazos de entrega para garantir a conformidade fiscal e evitar multas.
A obrigatoriedade do SPED Fiscal é uma exigência legal para empresas que operam com ICMS e IPI no Brasil. Conhecer quem deve entregar o SPED Fiscal e qual o prazo de entrega do SPED Fiscal ICMS IPI é fundamental para garantir a conformidade tributária, evitar multas e manter a regularidade fiscal da empresa.
Mas, afinal, o que é o SPED Fiscal? Criado através do Ajuste SINIEF 2/2009, o SPED Fiscal, também conhecido como EFD ICMS/IPI, visa à simplificação fiscal, eliminando a impressão e guarda de livros fiscais, além da GIA (Guia de Informação e Apuração) em alguns estados. Importante destacar que a obrigatoriedade do SPED Fiscal não é nacional, ficando a critério de cada estado definir através de seus regulamentos.
A EFD ICMS/IPI faz parte do Projeto SPED, que tem como objetivo a modernização da administração tributária e a digitalização dos documentos fiscais e contábeis, substituindo diversos livros e registros físicos. Neste artigo, você entenderá detalhadamente os critérios que definem a obrigatoriedade do SPED Fiscal, os prazos legais para envio do arquivo fiscal digital e as melhores práticas para cumprir essa obrigação sem riscos.
Quem está obrigado a entregar o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI, é um arquivo eletrônico que reúne todas as informações fiscais relativas ao ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços e ao IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados. A entrega desse arquivo é obrigatória para diversas empresas brasileiras, conforme as regras da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda Estaduais.
Estão obrigadas a entregar o SPED Fiscal as empresas que:
- Realizam operações ou prestações sujeitas ao ICMS e/ou IPI;
- Estão enquadradas em regimes de tributação que exigem escrituração digital;
- Possuem receita bruta anual acima dos limites estabelecidos pela legislação vigente em cada estado;
- Atuam em estados onde a entrega do SPED Fiscal é obrigatória para o segmento e porte da empresa.
Perfis SPED Fiscal
Para as empresas que se encaixam na obrigação, a SEFAZ do Estado costuma dividir as categorias em 3 perfis:
- Perfil “A”: apresentação dos registros deve ser de forma mais detalhada;
- Perfil “B”: informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal);
- Perfil “C”: utilizado para a apresentação de escriturações simplificadas.
Para verificar qual categoria sua empresa ou a do seu cliente se encaixa pode acessar o portal Consulta Contribuinte para verificar. A obrigatoriedade do SPED Fiscal visa facilitar o controle fiscal, reduzir fraudes e modernizar a relação entre as empresas e o fisco, por meio da digitalização das obrigações tributárias.
Prazo de entrega do SPED Fiscal
A entrega do SPED Fiscal geralmente deve ser realizada até o 15º ou 20º dia de cada mês, referente ao mês anterior. Por exemplo, o SPED Fiscal de janeiro deve ser enviado até o dia 15 ou 20 de fevereiro.
Os arquivos da EFD-ICMS/IPI possuem periodicidade mensal e devem conter informações relativas a um mês civil completo ou a sua fração, mesmo que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) ocorram em períodos inferiores a um mês, conforme a legislação específica de cada imposto.
Mas, atenção: o prazo de entrega do SPED Fiscal é definido pelas Administrações Tributárias Estaduais. Verifique a legislação estadual de onde a empresa reside para seguir o prazo corretamente.
Cumprir esse prazo é imprescindível para evitar penalidades que podem incluir multas significativas, além de complicações em fiscalizações e auditorias. O calendário fiscal deve ser acompanhado rigorosamente para garantir o envio correto e no prazo.
Prazo de retificação da EFD ICMS/IPI
A retificação da EFD pode ser realizada pelo contribuinte até o último dia do terceiro mês após o encerramento do mês da apuração, sem a necessidade de autorização da Secretaria da Fazenda. Após esse prazo, a retificação só será permitida com autorização expressa do fisco.
Nesses casos, deve ser utilizado o leiaute vigente no período de apuração, e o PVA da EFD ICMS/IPI a ser utilizado deve ser a versão mais atualizada na data da transmissão.
Em algumas Secretarias da Fazenda, é necessária autorização para retificar os arquivos EFD, independentemente do prazo de retificação ou do mês de referência a ser retificado. Além disso, dependendo do caso, pode ser exigido o pagamento de uma taxa.
Consequências do atraso na entrega do SPED Fiscal
O não cumprimento da entrega do SPED Fiscal pode resultar em multas em duas esferas tanto Estadual e Federal, já que o arquivo digital envolve tributos como ICMS e IPI que afetam ambas as esferas. Sendo então fundamental que as empresas realizem a entrega de suas obrigações fiscais dentro do prazo e acompanhem qualquer alteração na legislação.
O não cumprimento da obrigatoriedade do SPED Fiscal e seu prazo de entrega pode acarretar:
- Multas que variam conforme o tempo de atraso e a legislação aplicável;
- Suspensão ou impedimentos em processos fiscais e contábeis;
- Riscos à credibilidade fiscal da empresa perante órgãos públicos.
É importante ressaltar que cada estado define suas próprias regras e penalidades conforme as normas da Secretaria da Fazenda local. Portanto, o planejamento e a adoção de sistemas automatizados para geração e envio do SPED Fiscal são recomendados para evitar riscos e garantir eficiência.
Como garantir a conformidade com a obrigatoriedade do SPED Fiscal
Para assegurar o cumprimento das exigências da obrigatoriedade do SPED Fiscal, as empresas devem seguir algumas práticas essenciais:
- Verificar regularmente a legislação estadual e federal para confirmar a obrigatoriedade e eventuais mudanças nas regras;
- Utilizar sistemas integrados de gestão fiscal e contábil, que automatizam a geração do arquivo digital, minimizando erros manuais;
- Treinar a equipe responsável para manter-se atualizada sobre prazos e procedimentos;
- Monitorar o calendário fiscal e estabelecer processos internos claros para envio antecipado sempre que possível.
Essas ações ajudam a evitar multas, simplificam o processo fiscal e garantem a segurança das informações prestadas.
SPED Fiscal: como fazer para enviar?
A entrega do SPED Fiscal envolve um processo de geração, validação e envio do arquivo digital. Aqui está um passo a passo básico:
- Preencha a declaração da EFD ICMS/IPI com todas as informações fiscais do período;
- Após revisar cuidadosamente os dados, gere o arquivo no formato TXT;
- Valide o arquivo utilizando o Programa Validador e Assinador (PVA) específico do SPED Fiscal;
- Assine digitalmente o arquivo com seu certificado digital e envie-o para o Fisco.
O procedimento é simples, rápido e fundamental para garantir o cumprimento da obrigatoriedade fiscal.
Como a TecnoSpeed pode ajudar no envio do SPED Fiscal
Cumprir o prazo de obrigatoriedade do SPED Fiscal pode ser uma tarefa complexa para muitas empresas, especialmente quando os sistemas não estão integrados ou quando faltam processos claros.
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Assim, você ganha tempo e tranquilidade para focar no crescimento do seu negócio, deixando a parte fiscal sob controle.
