Sistema de Cobrança Automatizado no ERP: benefícios e como implementar com sucesso

Um sistema de cobrança automatizado é sinônimo de controle e eficiência para os seus clientes e um argumento de venda poderoso para a sua solução.

Se você ainda não está por dentro do conceito e das vantagens desse tipo de recurso, este artigo vai te ajudar a entender tudo isso. E mais: vai te mostrar os passos para implementar um sistema de cobrança automatizado no seu ERP.

Então, continue a leitura até o final para desvendar os detalhes desta oportunidade e usá-la para alavancar as vendas do seu sistema e os resultados da sua Software House!

O que é um sistema de cobrança automatizado?

Um sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta que dá conta dos processos de emissão, registro, envio e acompanhamento de cobranças sem ou com quase nenhuma intervenção manual/humana. 

Recursos de cobrança automáticos são features que podem tornar seu ERP valioso e indispensável. Dentro disso, podemos ter funcionalidades como integração com bancos, múltiplos meios de pagamentos, registro de boletos, conciliação bancária, relatórios financeiros, envio de lembretes para pagamento e muitas outras.

Esse tipo de sistema abre portas para a assertividade, a produtividade e a inovação, pois propicia a implementação de processos fluidos, ágeis, confiáveis ao automatizar rotinas repetitivas e/ou que envolvem diversos dados sensíveis e etapas.

Benefícios de um sistema de cobrança automatizado no ERP

A automação é uma solução que traz vantagens em muitos contextos e isso não é diferente quando o assunto é gestão de cobranças. Implementar um sistema de cobrança automatizado vai permitir que seu software tenha um papel central na rotina das empresas que o utilizam. 

Os clientes do seu software, por sua vez, vão poder usufruir de benefícios como:

Redução da inadimplência

A gestão de cobrança abrange desde a emissão de faturas até o acompanhamento de pagamentos e a adoção de medidas para recuperar valores em atraso. Portanto, esse gerenciamento exige organização, consistência e tato para garantir a efetividade da comunicação e das ações adotadas.

Com um sistema de cobrança automatizado, é possível obter e manter todos esses aspectos; e um dos resultados mais visíveis é a redução da inadimplência. Afinal, a automação evita pontas soltas na gestão de cobrança e permite controlar os recebíveis efetivamente. 

Esse recurso permitirá que seus clientes monitorem o status de pagamentos em tempo real, programem ações para prevenir atrasos — como envio automatizado da guia de pagamento e lembretes sobre o vencimento, por exemplo — e adotem rapidamente medidas assertivas para recuperação de possíveis valores pendentes.

Melhoria no controle financeiro

Implementar um sistema de cobrança automatizado otimiza os processos financeiros e garante um controle mais efetivo do fluxo de caixa e finanças da empresa. Todas as etapas da gestão de cobranças passam a acontecer com muito mais fluidez e segurança, e as empresas podem acompanhá-las de perto e em tempo real, diretamente da tela do seu sistema — através de dashboards, notificações e relatórios. 

Essa dinâmica otimizada e centralizada proporciona uma visão macro e sempre atualizada das entradas, saídas e pendências; a integração dos processos e dados financeiros e operacionais; e uma abordagem estratégica muito mais informada e assertiva. Assim, a saúde financeira da empresa do seu cliente se torna mais positiva, estável e escalável.

Economia de tempo e recursos

Automação traz agilidade, agilidade traz otimização, e otimização traz economia de tempo e recursos. 

Com um sistema de cobrança automatizado, as empresas reduzem drasticamente atividades manuais, diminuindo o esforço necessário para tarefas repetitivas e minimizando a necessidade de uma equipe robusta ou de inúmeras horas de trabalho na área financeira.

Isso significa que os usuários do seu ERP poderão:

• Enviar notificações de pagamento e lembretes aos seus clientes finais;
• Acelerar o fluxo de recebimentos;
• Configurar ações pré-definidas para lidar com inadimplências;

Tudo isso com muito menos esforço, equipe e tempo investido, mas com muito mais consistência e precisão.

Essa combinação de eficiência e otimização permite que empresas economizem em recursos humanos e financeiros enquanto constroem um ciclo de cobrança mais eficiente e sustentável.

Como implementar um sistema de cobrança automatizado no seu ERP

Agora que você já conhece os benefícios de um sistema de cobrança automatizado, que tal passarmos para o tópico de como implementar esse recurso cheio de vantagens e oportunidades?

Primeiros passos para implementar

Toda implementação de melhoria em um sistema tem como primeiro passo uma etapa de avaliação e planejamento. Na hora de implementar um sistema de cobrança automatizado na sua empresa, portanto, é fundamental começar avaliando as necessidades específicas do seu negócio e, principalmente, dos negócios que seu ERP atende. 

Dentro disso, você deve considerar pontos como:

• Volume de transações
• Formas de pagamento aceitas
• Prazos de pagamento que serão trabalhados
• Requisitos específicos dos setores em que seu sistema está inserido. 

A partir disso, é hora de refinar o escopo e pensar na integração com os bancos, em como as cobranças serão processadas, quais meios de comunicação serão utilizados, e quais personalizações poderão ser realizadas. 

De forma geral, quanto mais amplas e robustas forem as possibilidades contempladas no seu sistema, melhor para os seus clientes e para os resultados da sua empresa de software, consequentemente.

Em um cenário ideal, seu ERP deve ser capaz de se conectar com todos os bancos que seu cliente utiliza, facilitando pagamentos, transferências e reconciliações de maneira eficiente e transparente. Além de oferecer uma boa usabilidade e um suporte técnico acessível e confiável.

Por último mas não menos importante, temos a questão da segurança. É preciso adotar ou escolher uma solução que conte com medidas avançadas e atualizadas de segurança. 

Na prática, é necessário se certificar de que a plataforma esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e outras legislações cabíveis. Assim como contemplar a criptografia de informações sensíveis, o uso de autenticação de múltiplos fatores e a realização de auditorias regulares. 

Resumindo: a etapa inicial da implementação envolve uma análise cuidadosa de todos esses detalhes e o planejamento da maneira mais eficiente de dar conta deles. 

Se você não consegue projetar uma rota para superar esses desafios e cumprir esses requisitos, não precisa se preocupar… Aqui na TecnoSpeed, nós temos as soluções perfeitas para tornar seu ERP o sistema de cobrança automatizado que seu cliente precisa e merece!

Integração com o PlugBank da TecnoSpeed

O PlugBank é a central de soluções financeiras da TecnoSpeed. Com elas, adentrar o mercado financeiro e integrar recursos de pagamento e cobrança ao seu software fica muito mais fácil e eficiente.

Com a API de Contas a Pagar do PlugBank, a criação de um sistema de cobrança automatizado para o seu ERP fica muito mais simples. A API permite que você automatize as rotinas de contas a pagar dos seus clientes, para que eles façam pagamentos dentro do ERP. 

Nossa API de Pagamentos automáticos é completa, segura e certeira, oferecendo:

• Consultas de extrato facilitadas e centralizadas no seu sistema
• Processamento de dados via VAN (Rede de Valor Agregado)
• Registro instantâneo via Webservice
• Account hash (identificador único de cada conta cadastrada)
• Confirmação de pagamento via Webhook
• Atualizações automáticas
• Conciliação de extrato integrada
• Integração facilitada e rápida via API
• Suporte especializado em desenvolvedores

Resumindo: a API do PlugBank da TecnoSpeed é a escolha certa para deixar seu ERP pronto para atender às demandas da gestão financeira e de cobrança dos seus clientes! Você pode encontrar mais detalhes sobre o passo a passo da integração das nossas APIs, na nossa central de atendimento e documentação técnica.

Transforme seu ERP com automação financeira completa

Um sistema de cobrança automatizado é a chave para otimizar processos, reduzir inadimplências e trazer mais eficiência para a gestão financeira das empresas. Ao integrar essa funcionalidade ao seu ERP, você não apenas entrega um diferencial competitivo para seus clientes, mas também potencializa as vendas e o valor percebido do seu software.

Se você deseja oferecer aos seus clientes uma solução robusta, segura e alinhada às demandas do mercado, conheça a suite de APIs de Contas a Pagar do PlugBank, da TecnoSpeed. Com ela, você terá acesso a ferramentas completas para criar um sistema de cobrança automatizado que revoluciona a experiência de seus usuários.

Não perca tempo: leve seu ERP para o próximo nível de automação financeira e conquiste novos resultados para sua Software House!