Você sabe tudo sobre a folha de pagamento? Nesse artigo, esclarecemos as principais dúvidas sobre esse documento indispensável. Venha ver nosso guia.
A folha de pagamentos é um documento indispensável para empregadores e empregados. A legislação exige que as empresas emitam a folha de pagamentos e isso está descrito no artigo 225 do Decreto 3048/1999.
Neste artigo, vamos te explicar como fazer o cálculo, quais são os proventos e descontos que podem ser aplicados no holerite e outras informações importantes sobre o assunto. Boa leitura!
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é o documento que a sua empresa deve emitir todos os meses contendo os valores dos salários pagos aos funcionários.
Nesse documento deve constar todos os descontos ou valores a mais que incidem no pagamento dos colaboradores, como horas extras, faltas, atrasos e outras atividades.
Como funciona a folha de pagamento?
Existem diferentes formas de folha de pagamento, é importante adequá-la ao eSocial. | Imagem: Pexels.
Não existe um modelo padrão oficial que deve ser seguido, cada empresa pode elaborar o seu formato, mas a folha de pagamento deve conter, obrigatoriamente, alguns dados.
Na folha de pagamento registram-se dados importantes sobre a atividade dos colaboradores ao longo do mês, tudo traduzido em valores. O empregador deve colocar o salário acordado com o empregado e descontar o que seja necessário, como tributos, faltas e atrasos. Da mesma forma, deve-se acrescentar horas extras, comissões e outros bônus.
Para as empresas que contam com ajuda contábil, uma cópia da folha de pagamento deve ser enviada ao escritório. Também existe a possibilidade de contratar esse serviço caso você não queira ou não tenha tempo de fazê-lo.
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Por que a folha de pagamento é importante?
Manter uma folha de pagamento não é algo supérfluo, ela tem grandes vantagens para os colaboradores e também para a empresa. Vamos ver algumas?
Para o colaborador
A folha de pagamento é a garantia que o colaborador tem de que tudo o que lhe é devido será pago sem nenhum erro. No holerite constam informações importantíssimas, como benefícios, descontos, registro de horas extras, atrasos e faltas.
O holerite também serve para comprovar a renda em caso de financiamentos, créditos e programas governamentais.
Manter a folha de pagamento, além de todos esses benefícios, significa se preocupar com o futuro. O holerite comprova o pagamento do INSS, sendo um documento super importante para dar entrada no pedido de aposentadoria.
Para a empresa
A principal importância da folha de pagamento para a empresa é o controle financeiro. Com ela, os gestores conseguem ver exatamente quanto se está investindo em um colaborador, já que esse valor vai além do salário.
Além disso, a folha de pagamento é o que comprova o recolhimento de impostos e também do INSS. Estar em dia com as obrigações fiscais é fundamental.
Manter esse controle rígido também evita possíveis processos trabalhistas e, caso eles aconteçam, é melhor que tudo esteja documentado e de acordo com as leis trabalhistas e fiscais.
Obrigatoriedades da folha de pagamento
Como dissemos, não existe um modelo padrão de folha de pagamento. As empresas têm liberdade para fazer isso da forma que fica melhor na realidade de cada uma. Porém, os seguintes dados são indispensáveis:
- Nome completo do colaborador;
- Cargo;
- Frequência, incluindo a informação de horas contratadas e horas trabalhadas;
- Descontos de encargos;
- Proventos;
- Valor líquido que o colaborador irá receber;
- Forma e data de pagamento.
Como fazer a folha de pagamento?
Para preparar a folha de pagamento é importante estar de olho nos proventos e descontos. | Imagem: Pexels.
O primeiro passo é determinar qual é a classificação e a ocupação de cada colaborador. Isso é muito importante porque, dependendo da função e do cargo do funcionário, o cálculo pode variar.
Agora é a hora de analisar as horas trabalhadas de cada um dos colaboradores. É importante ter uma forma de controlar os horários do seu funcionário se o contrato é baseado em horas trabalhadas. Existem softwares e aplicativos bastante eficazes que podem fazer isso, mas o método fica a cargo de cada empresa.
Nesse cálculo devem entrar as horas trabalhadas, horas adicionais, horas extras, atrasos, faltas e o DSR – descanso semanal remunerado. Lembre-se também de verificar se as faltas podem ser justificadas, com atestados médicos, por exemplo.
Principais proventos
Os proventos são os valores pagos ao colaborador, o que se soma. Os principais são:
Salário
É o valor combinado entre empregado e empregador para a prestação dos serviços, respeitando o salário mínimo estipulado pelos órgãos oficiais. Ele pode ser pago mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente. No Brasil, o pagamento mensal é o mais comum.
Hora extra
O cálculo da hora extra também depende da categoria que o colaborador se encaixa. Consultar um contador é a melhor saída para ter certeza de qual o valor da hora extra de um funcionário, já que existem diversas categorias.
Para se ter uma ideia, quando uma pessoa trabalha em um domingo ou feriado, ela deve receber o dobro pelas horas trabalhadas. Aos sábados, esse valor chega a 50% e, durante a semana, a hora extra vale em torno de 25%.
Adicionais
São valores que podem ser acrescidos ao salário caso haja necessidade. Existem três tipos de adicionais – o noturno, de periculosidade e insalubridade. Veja abaixo o que cada um deles significa:
- Adicional noturno: se o colaborador trabalha entre 22h e 5h da manhã, ele deve receber 20% a mais na folha de pagamento;
- Adicional de periculosidade: o funcionário recebe um acréscimo de 30% se tiver exposição permanente a agentes químicos, inflamáveis ou explosivos. Significa que a pessoa está em constante perigo;
- Adicional de insalubridade: similar ao adicional de periculosidade, esse adicional diz respeito a atividades que colocam a saúde do colaborador em risco, podendo acrescentar 10, 20 ou 40% ao salário.
Férias
Pela CLT, as férias devem ser remuneradas, ou seja, o trabalhador não deixa de receber enquanto está de férias. Nesse valor, ainda é acrescido um terço do valor do salário.
Principais descontos
Os descontos, como o nome sugere, são os valores descontados na folha de pagamento. Esses são os mais comuns:
Faltas
Os dias de faltas são descontados na folha de pagamento e o cálculo deve ser proporcional ao valor do salário dividindo pela quantidade de dias. As faltas não justificadas podem ser punidas com esse desconto + o desconto do DSR.
Atrasos
Assim como o cálculo de faltas, os atrasos devem ser calculados proporcionalmente aos minutos (ou horas) que o colaborador esteve ausente.
IRRF
Essa sigla significa Imposto de Renda Retido na Fonte. É descontada uma porcentagem do salário do colaborador e essa alíquota varia de acordo com o valor desse salário. Pelo menos 7,5% são descontados e essa porcentagem pode chegar a 27,5%.
INSS
É o valor que o colaborador receberá quando se aposentar ou precisar se afastar por motivo de doença. Essa alíquota muda todos os anos e o empregador deve consultar o valor ao fazer o planejamento anual para aplicar em todos os meses da folha de pagamento.
Bônus: FGTS
Esse é um tributo descontado da empresa, então ele não interfere no salário recebido pelo empregado. A alíquota é de 8% sobre o salário bruto dos colaboradores convencionais e 2% sobre o salário dos jovens aprendizes.
Como realizar o cálculo
Você sabe como realizar o cálculo da folha de pagamento? | Imagem: Pexels.
O cálculo deve ser feito usando o salário acordado entre as duas partes e aplicando os proventos e descontos. Na folha de pagamento devem constar o salário bruto e o salário líquido.
Folha de pagamento para o eSocial
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas e vem sendo implantado por fases. Recentemente, a 3ª fase começou, e é nela que torna-se obrigatório o envio da folha de pagamento ao sistema.
As obrigatoriedades do eSocial são muitas e talvez a rotina da sua empresa não te permita parar, analisar e se preparar para cada uma delas. Nesses casos, contratar um software que automatiza todos esses processos pode ser uma ótima alternativa!
Agora um recado para as software houses:
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Agora que você já sabe todos os detalhes sobre a folha de pagamentos, fique por dentro também do cronograma de obrigatoriedades do eSocial, elas são importantíssimas para o seu negócio estar em dia com as questões fiscais.
