A rotina do departamento financeiro é repleta de desafios, especialmente se a integração da cobrança bancária não for efetuada de forma automática. Continue conosco neste artigo e entenda os motivos!
Introdução
Na atualidade é muito comum que as tarefas de todos os departamentos de uma empresa sejam numerosas e, por isso mesmo, precisam ser realizadas da melhor forma e no menor tempo possível.
Quando tratamos do setor financeiro em especial, a expressão tempo é dinheiro pode ser usada literalmente. As rotinas das contas a pagar e a receber são muito rígidas e cercadas de vários protocolos de segurança.
A integração de cobrança manual complica ainda mais num cenário repleto de detalhes, deixando os trabalhos do departamento financeiro muito mais complexos e custosos. Além disso, existe a possibilidade de que alguns dados estejam duplicados ou incompletos, comprometendo a efetividade da cobrança como um todo.
Dificuldades da integração manual (sem API)
Fazer a integração manual das cobranças pode gerar uma infinidade de dificuldades, separamos as três mais comuns:
Fazer o levantamento dos manuais de padronização das remessas;
Localizar no sistema do banco os layouts de arquivo que serão utilizados para remessa de uma cobrança bancária será o desafio inicial, caso não se utilize uma API para padronizar as remessas.
Dependendo do nível de conhecimento do operador dos sistemas utilizados, o processo poderá acarretar em um tempo considerável para ser executado.
Fazer o levantamento dos manuais de padronização dos retornos;
A mesma dificuldade sofrida durante a emissão da remessa se repetirá no momento dos retornos. Localizar no sistema do banco os layouts de arquivo que serão utilizados nos retornos, vai gerar outra perda de tempo precioso caso seja utilizada a integração manual das cobranças.
Fazer a implementação conforme especificação dos seguintes pontos:
- Impressão do título;
- Layout da remessa para registro junto ao banco;
- Layout do retorno para conciliação bancária;
- Implementação de métodos auxiliares para a cobrança (envio por e-mail, notificação ao pagador, portal para download dos boletos, etc.).
Tarefas complexas, demoradas e manuais, sujeitas a erros e a falhas humanas, sem a automação dos fluxos de trabalho da cobrança bancária, quando sem o uso de uma API financeira.
O que levar em consideração na cobrança bancária?
Vimos as três principais dificuldades quando temos uma integração de cobrança bancária manual, porém, podemos esmiuçar ainda mais alguns aspectos importantes destes processos:
Cada banco possui (em geral) 2 layouts para a remessa e 2 layouts para o retorno (CNAB 240 e CNAB 400).
Os CNABs, apesar de parecidos (em especial o CNAB 240) possuem muitas diferenças entre os sistemas de cada banco, especialmente a nível de posicionamento de informações e obrigatoriedade de campos.
Por essa razão, a implementação da “Remessa do Itaú no CNAB 240” dificilmente poderá ser aproveitada caso haja a necessidade de uso da “Remessa da Caixa CNAB 240”, por exemplo.
A nível de desenvolvimento, a estrutura da aplicação certamente pode ser aproveitada, porém, o mapeamento dos campos deve ser feito conforme especificação de cada banco.
Existem diferentes layouts de impressão que podem ser solicitados pelos clientes, e é importante considerar os tipos que serão mais utilizados. Dentre os principais citamos:
- Impressão “normal”;
- Impressão dupla;
- Impressão tripla;
- Formato de impressão reduzida, similar a um “carnê de IPTU”, por exemplo;
- Impressão com cabeçalho personalizado.
Características muito úteis para casos em que é preciso descrever no boleto detalhes que compõem a cobrança bancária. Como por exemplo, em caso de um condomínio, taxas de água, gás, multas e outros.
Tráfego dos boletos ao banco
A conciliação bancária é essencial para o departamento de contas a receber e quando ela é feita manualmente muitos erros podem ocorrer. A empresa precisa planejar também a forma como os boletos serão enviados ao banco e como eles vão ser conciliados.
As opções são:
- Utilizar uma estrutura de remessa “simples”, onde o correntista enviará manualmente as remessas ao banco, e no dia seguinte fará o download dos retornos para conciliar no sistema;
- Utilizar uma estrutura de tráfego automático ao banco, como um contrato de serviço de VAN, por exemplo;
- Implementar o envio dos boletos ao banco via comunicação direta. Nesta opção é importante considerar que a conciliação pode necessitar da implementação do fluxo de remessa para que aconteça de forma adequada, tendo então um registro “híbrido” (registro via WS e conciliação via remessa (CNAB).
Custo da cobrança bancária
É importante que a empresa leve em consideração também o custo que precisará ser investido para a implementação e manutenção do serviço de cobrança.
Apesar de que o layout das remessas e retornos sofrerem pouca alteração, é comum que clientes façam a troca de bancos com frequência, exigindo assim das empresas um grande número de bancos homologados à disposição dos clientes.
Ficou evidente também o custo de mão de obra humana, que será utilizada tanto no ato da emissão das remessas, quanto no retorno das cobranças bancárias. Além do tempo desprendido para revisões e correções.
Uma API financeira é um conjunto de códigos de programação que visam facilitar a integração entre sistemas. É justamente esta propriedade que vai ajudar a vida das rotinas de cobrança de uma empresa.
Com o uso deste recurso será possível criar uma ponte entre os softwares bancários e um ERP, automatizando boa parte dos processos e minimizando a preocupação com os diferentes layouts utilizados pelas instituições financeiras.
É possível se valer de várias usabilidades das APIs financeiras no cotidiano do setor de cobrança.
Conheça mais sobre a importância de usar apis financeiras, acesse e confira:
Conclusão
Você sabe que o dia a dia do departamento financeiro é repleto de desafios, especialmente se a integração da cobrança bancária não for efetuada de forma automática. Percebeu também que os processos manuais de integração de cobranças são complexos e demandam de muito esforço e atenção para serem executados corretamente.
Contudo, muitas empresas vivem outra realidade, uma em que as APIs financeiras entram em ação facilitando as rotinas do departamento de cobrança.
Minimizar o tempo gasto nas rotinas financeiras, evitar problemas com layouts bancários e potencializar a eficiência do departamento de cobrança, são objetivos que podem ser alcançados com a implantação de APIs financeiras.
Várias empresas já descobriram isso, e tornaram suas cobranças mais rápidas e precisas.
