Controle de notas fiscais: entenda a importância desse recurso para o seu ERP

Realizar o controle de notas fiscais é um desafio presente em inúmeros negócios, mas sua software house pode e deve ajudar nisso. Veja o porquê e como!

Falar em controle de notas fiscais é fundamental no contexto empresarial, considerando que praticamente todos os negócios têm obrigações tributárias e precisam realizar uma boa gestão desses documentos; e também no contexto dos desenvolvedores e das software houses, que podem e devem ajudar seus clientes nesse processo.

Atualmente, os documentos fiscais do Brasil são majoritariamente eletrônicos, fato que coloca a tecnologia em um papel central no planejamento e gestão tributária das organizações e cria a demanda de um ERP mais completo e seguro no mercado.

Diante disso, venha compreender o que é o controle de notas fiscais, a importância desse processo para seus clientes e porque e como você deve se preparar para ajudá-los nessa missão – é só continuar a leitura até o final!

O que é controle de notas fiscais?

O processo da gestão fiscal envolve diversos detalhes, etapas, modelos e, claro, burocracias, regras e obrigações. Portanto, o controle de notas fiscais é parte desse processo organizacional que toda empresa que emite notas fiscais precisa ter e manter.

As notas fiscais registram operações de compra e venda de mercadoria, prestação de serviços, cálculos tributários, cargas e fretes, exportações e outros processos. 

Assim sendo, estão conectadas com diversos setores e aspectos sensíveis dos negócios, como estoque, fluxo de caixa e gestão contábil, por exemplo.

E realizar o controle de notas fiscais significa justamente acompanhar e manter uma gestão completa e segura dessa documentação fiscal, integrada com as demais movimentações e rotinas da organização.

Importância do controle de notas fiscais

O controle de notas fiscais é importante por diversos motivos, como você já deve estar imaginando depois de entender do que esse processo trata. 

Em primeiro lugar, sem uma boa gestão dos documentos fiscais, será muito difícil acompanhar as entradas e saídas do negócio, identificar desvios ou oportunidades de otimização/economia e manter a saúde financeira por muito tempo.

Outro ponto é o cumprimento das obrigações tributárias junto à Receita Federal do Brasil, que exige declarações, realiza uma auditoria rigorosa das informações enviadas e cruza bancos de dados para identificar fraudes, omissões, erros e inconsistências. 

O controle de notas fiscais é essencial para manter as obrigações em dia e as multas e problemas com o Fisco longe. Além de ser importante para realizar eventuais consultas, correções e análises, pois com um processo confiável e organizado ganha-se tempo, praticidade e segurança, e diminui-se custos, erros e retrabalho. 

Dicas para ajudar seus clientes a fazerem o controle de notas fiscais

Sim, o controle de notas fiscais é uma demanda de boa parte – senão de todos – de seus clientes. E o seu papel é mostrar isso para ele e deixar bem claro que o seu ERP é a solução. 

Confira, a seguir, dicas para ajudar seus clientes a fazerem o controle de notas fiscais, dicas essas que servem também como argumentos de vendas para o seu software!

Estabelecer uma rotina de organização

O primeiro passo para conquistar o tão sonhado controle fiscal é definir e manter uma rotina de organização dos documentos envolvidos no processo. 

Essa rotina precisa ser otimizada ao máximo, para que haja fluxo e pouca latência, burocracia e lacunas que abram espaço para erros, atrasos ou perdas.

Ela também precisa contemplar as operações e demandas internas, como a realização de conferências de caixa e notas, por exemplo; e as obrigações estabelecidas pelo Fisco, como o envio dos XML das notas aos destinatários e armazenamento por 5 anos após a emissão.

A dica, portanto, é ter uma rotina completa e lógica, com datas e processos específicos para a realização desse controle e gestão, para que ele ocorra da forma mais eficiente possível.

Armazenar documentos fiscais eletrônicos em nuvem e no ERP

A guarda de documentos é uma etapa crucial do controle das notas fiscais e uma boa dica para ajudar seus clientes a ter um processo de armazenamento confiável e eficiente é aconselhá-los a armazenar suas notas e demais DF-e em nuvem e no seu ERP. 

Além de menores chances de perda por fatores físicos e externos, o acesso é facilitado, ganhando em mobilidade e modernidade, mas sem perder de vista a segurança.

Garantir a importação do XML sem erros no ERP

Outra grande questão no controle de notas fiscais são os erros e o retrabalho gerados pela repetitividade da tarefa de consulta, lançamento e conferência manual e individual das chaves de acesso das notas. 

Garantir a importação do XML sem erros é indispensável e isso é possível através de um processo automatizado e menos burocrático.

Um ERP que tenha esse tipo de recurso de importação e integração é a melhor solução para seus clientes, deixando-o se preocupar apenas com validações de segurança e outros processos analíticos que não podem ser digitalizados e automatizados.

Investir em um software para automatizar o controle de notas fiscais

Quando o assunto é controle, um processo automatizado é sem dúvidas mais confiável e eficiente. Isso porque ele conta com menos intervenção humana e etapas, ficando menos sujeito a fraudes e erros.

É por isso que investir em um software é essencial para os seus clientes cumprirem com essa demanda com excelência, segurança e facilidade. 

Dessa forma, eles não precisarão se preocupar com os prazos, atualizações ou padrões de configuração manual e suas soluções de software poderão dar conta de tudo isso para eles.

E aí, o seu ERP está pronto para auxiliar no controle fiscal de seus clientes? Se você precisar de ajuda para preparar seu ERP com um módulo fiscal completo para atender essa demanda, conte com a gente!

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Assim, você não precisa se preocupar com as regras complexas e atualizações constantes desse universo, e pode oferecer um controle de notas fiscais automatizado, completo e seguro aos seus clientes!