Principais erros no SPED Fiscal e como evitá-los

Evite erros no SPED Fiscal! Confira dicas para realizar a apuração correta e garantir a conformidade tributária.

O SPED Fiscal, também conhecido como EFD ICMS/IPI, foi criado através do Ajuste SINIEF 2/2009 já visando a simplificação fiscal, eliminando a impressão e guarda de livros fiscais, sendo assim  a sua obrigatoriedade não é nacional, ficando a critério de cada estado definir através de seus regulamentos prazos de entrega e envio dos dados e registros, a entrega envolve muitas informações e movimentações das empresas podendo assim, acontecer erros que impedem a entrega do arquivo. 

Os erros no SPED Fiscal podem gerar multas, problemas com a Receita Federal e até riscos para a operação da empresa. Neste artigo, vamos destacar os principais erros no SPED Fiscal e fornecer dicas de como evitá-los, para garantir que sua apuração seja feita da maneira mais eficiente e sem contratempos.

Os erros mais comuns na entrega do SPED Fiscal

O SPED Fiscal é um dos principais instrumentos utilizados pelos órgãos fiscalizadores para monitorar a conformidade tributária das empresas. Ele reúne, de forma organizada, toda a documentação necessária para o controle das obrigações fiscais, e, por isso, exige atenção redobrada aos detalhes e total conformidade com a legislação vigente. Para garantir a entrega correta e evitar problemas futuros, é fundamental conhecer bem a legislação aplicável, preencher os dados e valores com precisão, conferir as bases de cálculo, alíquotas e impostos, e verificar a relação entre as alíquotas e a origem dos produtos. Além disso, contar com um bom software de gestão fiscal ou com uma solução inovadora para simplificar a geração do SPED Fiscal  é essencial para minimizar erros e otimizar o processo.

O preenchimento adequado do SPED Fiscal vai muito além de simplesmente declarar os valores. Ele envolve um conjunto de ações, como a revisão minuciosa dos dados informados, a consistência entre os registros e a aderência às normas fiscais. Pequenos erros podem resultar em grandes problemas, como autuações e multas.

Para evitar complicações, é fundamental entender os principais erros no SPED Fiscal que podem ocorrer durante o preenchimento. A seguir, destacamos os erros mais comuns que as empresas cometem ao entregar o SPED Fiscal e que devem ser evitados a todo custo.

Erro 0200 SPED Fiscal – NCM dos produtos

O registro 0200 do SPED Fiscal é responsável pela descrição do produto e seus respectivos códigos NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul. A tabela de NCM sofre atualizações constantes, incluindo mudanças nas alíquotas de impostos, e não manter-se atualizado pode resultar em erros no SPED Fiscal.

É crucial monitorar as alterações na NCM, pois o uso incorreto de códigos desatualizados ou a inclusão de itens com descrições diferentes sob o mesmo código pode levar a inconsistências na validação do arquivo. No olhar do Fisco, essas falhas podem ser interpretadas como tentativa de evasão fiscal, o que pode gerar sérias consequências, como multas e sanções.

Erro C100 SPED Fiscal – Valores do documento fiscal

O registro C100 no SPED Fiscal apresenta os dados dos documentos fiscais e seus totalizadores, incluindo os valores totais do documento e os valores de impostos. Os erros no SPED Fiscal envolvendo o registro C100 geralmente surgem quando os valores informados na NF-e não são compatíveis com os valores declarados no SPED Fiscal, ou quando esses valores não correspondem entre si — como, por exemplo, o valor dos itens divergindo do total ou o total sendo diferente dos saldos de impostos.

A falta de correspondência entre os valores dos impostos e os totais das notas fiscais pode gerar erros durante a validação do arquivo, resultando em falhas no processo de submissão do SPED Fiscal. Caso haja discrepâncias, o Fisco pode realizar uma análise mais detalhada, o que pode gerar multas e juros sobre os valores não informados corretamente.

Erro C170 e C190 SPED Fiscal – Escrituração e apuração 

Os erros no SPED Fiscal envolvendo os registros C170 e C190 são bastante comuns e podem gerar sérios problemas fiscais. O registro C170 refere-se aos itens dos documentos fiscais, e o erro ocorre principalmente quando há falhas na inclusão dessas informações ou quando os dados são inseridos de maneira incorreta. Este registro é crucial para a apuração correta de tributos, como o ICMS, e, portanto, qualquer inconsistência pode comprometer toda a escrituração fiscal, resultando em autuações fiscais e possíveis multas.

Outros erros mais frequentes no registro C170 ocorrem quando há duplicidade ou incoerência nos valores informados para CST ICMS, CFOP e Alíquota de ICMS. Esses campos devem ser preenchidos corretamente, com cada combinação de valores sendo única para cada item. Caso contrário, o sistema pode identificar registros repetidos, gerando falhas na validação e dificultando o processo de apuração.

Por sua vez, o registro C190 também exige que as combinações de CST ICMS, CFOP e Alíquota de ICMS sejam preenchidas corretamente. Esse registro é utilizado para a escrituração das informações totais por código de operação e deve estar em total conformidade com os valores informados no registro C170. O erro ocorre quando há divergências entre as combinações de valores entre os dois registros ou quando são informados registros duplicados com as mesmas combinações. A consistência entre os registros C170 e C190 é essencial para garantir a correta apuração de impostos e evitar problemas durante a validação do arquivo.

Como evitar os erros no SPED Fiscal

Para evitar erros no SPED Fiscal, é importante adotar boas práticas e utilizar ferramentas e claro soluções inovadoras que garantam a praticidade e a conformidade com a legislação. Aqui estão algumas dicas fundamentais:

• Atualização constante das informações fiscais: Mantenha-se informado sobre as atualizações da NCM e outros códigos fiscais que impactam o SPED Fiscal. O uso de tabelas desatualizadas pode resultar em erros no SPED Fiscal e interpretações incorretas pelos órgãos fiscais.
• Validação rigorosa dos documentos fiscais: Utilize sistemas que realizam validações automáticas para garantir que os valores informados nas NF-e estejam compatíveis com os valores do SPED Fiscal. A conferência minuciosa de valores é essencial para evitar erros no registro C100 e C170.
• Uso de software de gestão integrado: Ferramentas como soluções e módulos inovadores de gestão fiscal podem ser fundamentais para garantir a correção na escrituração do SPED. Elas ajudam a organizar e validar os dados de forma integrada, minimizando os riscos de erro humano e aumentando a precisão na apuração de tributos como o ICMS.
• Revisão e auditoria periódica: Faça revisões regulares no processo de escrituração fiscal para identificar possíveis falhas antes de enviar o arquivo ao Fisco. Auditorias periódicas são uma forma de garantir que não há inconsistências nos registros e de evitar problemas com o Fisco.
• Treinamento contínuo da equipe: A equipe envolvida no preenchimento e envio do SPED Fiscal deve estar constantemente treinada e atualizada com as alterações na legislação tributária. Isso minimiza o risco de cometer erros no SPED Fiscal devido ao desconhecimento de mudanças recentes.

Consequências dos erros no SPED Fiscal

Os erros no SPED Fiscal podem trazer diversas consequências negativas para as empresas, principalmente no que diz respeito a multas e penalidades que podem ser aplicadas pelos órgãos fiscais. No âmbito federal, as obrigações acessórias, incluindo aquelas relacionadas ao SPED Fiscal, são regulamentadas pelo artigo 12 da Lei n° 8218, de 29 de agosto de 1991. Essa lei estabelece as condições e as multas que podem ser aplicadas a empresas que não cumprirem adequadamente as obrigações acessórias, como o envio incorreto ou fora do prazo de entrega dos arquivos do SPED.

As multas e infrações por essas falhas são variáveis, sendo determinadas de acordo com o tipo de infração, a quantidade de informações incorretas ou omissas, e a gravidade do erro. Dependendo da situação, as multas podem ser proporcionais ao valor do imposto apurado ou um valor fixo, conforme definido pela legislação vigente.

Além das multas, os erros no SPED Fiscal podem resultar em juros sobre os valores não pagos ou declarados incorretamente, o que gera um custo adicional para a empresa. O não cumprimento das obrigações fiscais também pode levar à rejeição do arquivo enviado ao Fisco, obrigando a empresa a retificar os dados e enviá-los novamente, o que implica em mais custos e atrasos no processo de regularização. Em casos mais graves, o Fisco pode realizar auditorias fiscais detalhadas, o que não só acarreta mais custos operacionais, mas também pode resultar em sanções mais severas.

Portanto, os erros no SPED Fiscal não só têm um impacto financeiro imediato, mas também podem afetar a credibilidade da empresa perante a Receita Federal e os fiscos estaduais, prejudicando sua capacidade de obter certidões negativas de débito e afetando sua reputação no mercado. Para evitar essas consequências, é fundamental que as empresas adotem boas práticas de conformidade tributária, garantindo que o preenchimento do SPED seja feito de forma correta, dentro dos prazos estabelecidos, e em conformidade com a legislação fiscal vigente.

Como a TecnoSpeed pode ajudar a evitar erros no SPED Fiscal

Gerar o arquivo SPED exige conhecimento profundo de contabilidade e apuração de impostos, com centenas de registros e campos a serem preenchidos. Cada detalhe conta, e um erro pode gerar sérios problemas fiscais para seus clientes.

Se a sua empresa precisa de ajuda para garantir que os erros nos registros do SPED Fiscal sejam evitados  e os dados preenchidos corretamente, conheça a Solução SPED Fiscal da TecnoSpeed. 

Nosso SPED Fiscal é uma API integrada que facilita o processo de escrituração. Após integração com seu software, ela armazena todos os registros de informações, valida a estrutura dos arquivos do SPED Fiscal e garante que o sistema esteja pronto para enviar os dados para a SEFAZ. Simples, rápido e sem complicação!

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