Você sabe o que é a Nota Fiscal de Contingência? Esse formato de emissão é utilizado em casos específicos e exige atenção. Entenda tudo aqui!
A emissão de Notas Fiscais sempre foi um processo com muitos detalhes envolvidos, regras em constante atualização e modelos específicos para diferentes situações, produtos e tipos de operação.
Com a transição das antigas notas em papel para os documentos fiscais em formato eletrônico, a tecnologia passou a ser uma aliada nesse processo de rotina dos negócios e a conexão à internet e sistemas online se tornou uma demanda para as emissões.
Porém, o que é feito quando um agente emissor não tem ou perde temporariamente o acesso à internet e precisa registrar alguma operação por meio de uma nota? Essa solução existe e se chama Nota Fiscal de Contingência. Vem entender como ela funciona!
O que é Nota Fiscal de Contingência e quando utilizá-la?
A validade de uma NF-e depende da autorização de uso concedida pela Secretaria de Fazenda de cada estado. Esse processo de autorização é feito eletronicamente, ou seja, online, em conformidade com o formato e toda a estrutura digital adotada para as emissões.
Fluxo de emissão da Nota Fiscal eletrônica.
É somente após a liberação da SEFAZ que a Nota é confirmada e o DANF-e, representação física e obrigatória da nota, pode ser acessado e disponibilizado, e a circulação da mercadoria pode ser feita sem maiores problemas com o Fisco.
Isso significa que toda compra, venda ou operação comercial demanda recursos de infraestrutura, hardware e software, e o mau funcionamento ou indisponibilidade de qualquer um desses recursos pode prejudicar significativamente os negócios.
E é aí que entra a Nota Fiscal de Contingência. Ela é um modelo de nota, ou melhor, um formato de emissão alternativo off-line. Ou seja, é indicado utilizá-la quando há algum tipo de problema técnico na autorização do documento em tempo real.
Modelo de nota emitida em contingência.
Esse problema técnico pode ser a falta de acesso à internet, o Portal da Sefaz não estar disponível (fora do ar por alguma atualização, sobrecarga ou questão de segurança, por exemplo), ou a comunicação com a Sefaz estar demorando mais do que o esperado – neste caso, falando de uma NFC-e, nem sempre o cliente pode ou quer aguardar.
A emissão em contingência funciona, portanto, como uma autorização condicional da operação e da Nota; ela permite a liberação da mercadoria, mas depende da posterior conclusão do processo de transmissão e autorização da SEFAZ, após a normalização do problema técnico.
Como fazer uma Nota Fiscal de contingência?
O processo de emissão em contingência pode ser feito a partir de três estruturas alternativas diferentes, conforme as orientações do Manual de Contingência – NF-e: o Formulário de Segurança para impressão de DANF-e (FS-DA), a Sefaz Virtual de Contingência (SVC) e o Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC).
Cada ferramenta tem suas indicações e particularidades de comando e estrutura, mas em termos de etapas contam com passos bem parecidos para a conclusão do processo de emissão, após a identificação de uma indisponibilidade na emissão normal:
- Gerar um novo XML, preenchendo o campo “tpEmis” conforme o tipo de emissão em contingência adotado – consulte no manual o código de cada operação;
- Inserir o motivo da entrada em contingência com data e hora, incluindo os minutos e segundos, do seu início;
- Assinar o arquivo com o certificado digital e transmiti-lo para a autoridade competente, nos casos de uso do EPEC ou SVC;
- Imprimir o DANF-e em papel comum e com a identificação de contingência – em duas vias em caso de uso do FS-DA;
- Armazenar a Chave de Acesso da NF-e, o DANF-e e demais dados do documento para regularização e possíveis esclarecimentos futuros;
- Transmitir a NF-e à SEFAZ de origem após a resolução dos problemas técnicos.
Há ainda o Manual de Contingência – NFC-e, com orientações específicas para esse tipo de nota e que vale a pena ser consultado caso este seja o modelo utilizado por você, sua empresa ou seus clientes.
Quais são os cuidados que devem ser tomados?
Ao emitir uma nota fiscal de contingência necessita de cuidado, trata-se de uma medida emergencial. | Imagem: Anna Shevets.
Vale lembrar que a emissão em contingência é uma alternativa emergencial e exclusiva para situações envolvendo algum problema de comunicação ou técnico. Então, é preciso tomar cuidado para não utilizar esse formato desnecessária e/ou excessivamente.
Isso porque ele não garante a segurança e a conformidade com a lei que o processo normal oferece, além de envolver um prazo limite para regularização e exigir medidas extras, como o armazenamento de cópias do DANF-e, para evitar problemas com o Fisco.
Principais riscos com o Fisco
- Notas emitidas em contingência devem ser encaminhadas para a SEFAZ quando a situação se normalizar. Porém, isso precisa acontecer em até 24h após a emissão para que o processo e a nota sejam válidos;
- Assim como na emissão em tempo real, há a possibilidade da nota ser rejeitada, gerando retrabalho e a necessidade de reportar e solucionar isso para o destinatário;
- Os documentos em contingência podem ser alvo de reclamações, denúncias e investigações junto ao Fisco, sendo necessário apresentar documentos comprobatórios do uso regular do seu direito de emissor;
- Além disso, pela operação não ser registrada em tempo real, há o risco de perda das informações da NF-e até que elas sejam repassadas à SEFAZ, representando um problema caso você precise prestar esclarecimentos ao Fisco.
Leve segurança para o seu software
Com relação ao último ponto, é possível reduzir significativamente os riscos de perda ou comprometimento de dados das NF-e em contingência ao contar com um software confiável e completo, que mantém suas operações registradas automaticamente e em segurança.
E a boa notícia para você, desenvolvedor, é que para isso você não precisa se especializar ou ter um time destinado só para essa missão. Integrando o módulo fiscal da TecnoSpeed aos seus softwares, você garante um sistema atualizado, seguro e pronto para seu cliente usar e emitir as notas que precisar, em contingência ou não. Conheça já nossas soluções!
Deu para entender o que é, como e quando utilizar a Nota Fiscal de Contingência? Lembre-se que ela é exceção e não regra, use-a com moderação e cuide para cumprir seu processo de forma completa e correta. E se tiver qualquer dúvida, conte com a gente!
