Conciliação automática: O guia completo para implementar no seu ERP

Entenda o que é a conciliação automática, como funciona e como implementá-la para otimizar a conciliação de pagamentos.

Manter o controle sobre todas as transações, taxas de adquirentes, chargebacks e cancelamentos de vendas pode ser uma tarefa complexa e demorada, especialmente quando realizada manualmente pelo seu sistema. 

A boa notícia é que a conciliação automática vem para simplificar esse processo, oferecendo eficiência, precisão e agilidade, integrando-se diretamente ao seu ERP.

Neste guia, você vai entender como funciona a conciliação automática, seus benefícios reais e o passo a passo para implementar no seu ERP ou sistema de gestão.

O que é conciliação automática?

Conciliação automática é o processo de comparar e validar dados de vendas registrados no sistema com os dados das adquirentes (Stone, Cielo, Rede, PagSeguro, etc.) de forma automatizada. Sem intervenção manual, sem planilhas intermináveis e sem retrabalho.

O sistema faz tudo: busca os dados, padroniza as informações, compara os registros e identifica divergências automaticamente, como cobranças indevidas de taxas. Isso facilita a auditoria e assegura que todas as transações sejam registradas corretamente.

Importância da conciliação automática para Software Houses

Seus clientes precisam de precisão financeira. Eles querem saber:

• Todas as vendas foram registradas?
• As taxas cobradas estão corretas?
• Há vendas canceladas não contabilizadas?
• Os valores recebidos batem com o previsto?

Quando seu software oferece conciliação de pagamentos automática, você se posiciona como protagonista na gestão financeira do cliente. 

Como funciona a conciliação automática?

O funcionamento da conciliação automática varia de solução para solução no mercado. Algumas exigem múltiplas etapas e configurações complexas.

Com o SpeedCheck da TecnoSpeed, esse processo é simplificado e a conciliação acontece em apenas 2 etapas claras e diretas. Vamos detalhar cada uma delas:

Etapa 1: Conferência dos dados

Com a API de conciliação de pagamentos da TecnoSpeed integrada, você recebe as informações das adquirentes de forma padronizada, independente da operadora.

Vale destacar que cada adquirente tem seu próprio formato de arquivo e estrutura de dados. A Stone envia em um padrão, a Cielo em outro, a Rede em outro diferente. Isso significa que sem padronização, você teria que desenvolver lógicas específicas para cada uma, o que se torna inviável.

Com a API Speedcheck, você recebe tudo no mesmo formato. Pronto para comparar. É nesta etapa que o sistema:

• Compara vendas registradas no ERP com dados das adquirentes.
• Valida se todas as transações foram capturadas.
• Verifica se as taxas aplicadas estão corretas.
• Identifica discrepâncias automaticamente.

Etapa 2: Auditoria de pagamentos

Através da integração com seu sistema, é possível realizar uma auditoria detalhada de vários aspectos das transações, incluindo:

Listagem das vendas:

• Todas as transações do período
• Vendas à vista e parceladas
• Diferentes bandeiras e adquirentes

Taxas cobradas:

• Taxa de administração
• Taxa de antecipação (se houver)
• Taxas extras ou inesperadas

Detalhamento de transações:

• Número de parcelas
• Chargebacks identificados
• Vendas canceladas
• NSUs (Número Sequencial Único)
• Códigos de autorização
• Datas de pagamento previstas vs. realizadas

O sistema cruza todos esses dados automaticamente. Divergências são sinalizadas para análise.

Principais benefícios práticos da conciliação automática

Implementar a conciliação automática é o passo natural para quem precisa escalar a conciliação de pagamentos sem perder controle, precisão e tempo. Confira abaixo o impacto prático no seu negócio e no dos seus clientes:

1. Economia de tempo e ganho de eficiência

Imagine o tempo que sua equipe ou a do seu cliente gasta baixando arquivos, importando para planilhas, fazendo conferências manuais.

A conciliação automática elimina significativamente esse trabalho. O que levava horas passa a levar minutos. Isso contribui para uma gestão financeira mais ágil e eficiente.

2. Redução drástica de erros

Um número copiado errado, uma linha pulada na planilha, um filtro mal aplicado. Esses erros podem resultar em pagamentos incorretos, divergências nos saldos ou até em problemas com clientes. 

A conciliação automática elimina a possibilidade de erros. O processo de verificação e reconciliação torna-se mais preciso e confiável.

3. Identificação de cobranças indevidas

Sabe quantas empresas pagam taxas incorretas sem perceber? Mais do que você imagina. Com auditoria automática, seu software identifica:

• Taxas acima do negociado.
• Cobranças duplicadas.
• Taxas de serviços não contratados.
• Chargebacks não reconhecidos.

4. Visibilidade financeira em tempo real

Não espere o fechamento do mês para saber se as contas batem.

Com conciliação automática, a reconciliação acontece diariamente. Seu cliente tem visibilidade constante do fluxo de caixa real.

Isso permite agir rapidamente caso haja algum erro ou discrepância.

5. Diferencial competitivo para seu software

Quando você oferece conciliação de pagamentos fácil e eficiente diretamente no ERP, não está apenas adicionando uma feature. A tecnologia resolve uma dor real, economiza dinheiro do cliente e agrega valor mensurável.

Software houses que implementam essa funcionalidade relatam maior retenção de clientes e redução de churn.

6. Melhoria na relação com clientes

Com a automatização da conciliação de pagamentos, você oferece mais transparência e confiança para seus clientes, que podem ter acesso a relatórios detalhados e precisos sobre suas transações. 

Isso ajuda a melhorar o relacionamento com os clientes, evitando problemas com pagamentos ou questionamentos sobre taxas.

Como implementar conciliação automática no seu sistema?

O primeiro passo é escolher uma API de Conciliação confiável. Não desenvolva do zero. O tempo e custo não compensam. Busque uma solução que ofereça:

• Integração com múltiplas adquirentes.
• Dados padronizados.
• Documentação clara.
• Suporte técnico.
• Histórico de transações.

A SpeedCheck da TecnoSpeed oferece exatamente isso, com integração simples, documentação completa e suporte especializado para desenvolvedores.

Implemente conciliação automática com SpeedCheck

Ofereça aos seus clientes a tranquilidade de uma gestão financeira precisa e automatizada.