Como é feito o controle de vendas no seu negócio? Manual ou digital? Separamos algumas dicas que irão te auxiliar nessas práticas fundamentais para sua empresa, confira tudo nesse artigo.
Vender é primordial para a operação comercial de um negócio. Não é à toa que existem tantas técnicas e métodos diferentes para ter sucesso nesse quesito e garantir a saúde financeira e o crescimento da empresa.
Neste artigo explicamos como fazer o controle de vendas, qual a importância de estabelecer esse processo dentro de um negócio e apresentamos alguns insights que podem surgir desse monitoramento. Boa leitura!
O que é controle de vendas?
O controle de vendas refere-se a todo o processo de monitoramento e gerenciamento de vendas de produtos ou serviços realizados por uma empresa.
Administrar as vendas traz inúmeros benefícios para os negócios e deve ser feita independentemente do porte da empresa, afinal, é dessa forma que empreendedores e gestores conseguem extrair várias informações decisivas para outras operações. Como, por exemplo, saber como está a saúde da empresa, se o planejamento financeiro está coerente com a realidade, identificar quais produtos estão em alta, quais estão parados no estoque, entre outros.
Se aprofundar nesses números é uma forma de tomar decisões mais assertivas, como elaborar promoções de produtos parados no estoque, acrescentar determinadas mercadorias no sortimento da loja, criar novos pacotes de serviços, etc.
Há várias formas de fazer o controle de vendas: manualmente, anotando as vendas em um caderno destinado a essa finalidade, utilizando planilhas ou com softwares de gestão de negócios com módulos para vendas.
Caderno de controle de vendas?
O caderno de controle de vendas foi um método amplamente utilizado por donos de negócios. A finalidade era monitorar as saídas para acompanhar diariamente como estava o caixa da empresa.
Com a ampliação e facilidade de acesso às tecnologias, o caderno foi sendo substituído por outros mecanismos de controle de vendas, que automatizaram processos e otimizaram o tempo destinado para a atividade.
No entanto, o caderno de controle de vendas ainda é muito útil para pessoas que estão começando a empreender e possuem poucas demandas ou variedade de produtos. Mesmo comercializando um só produto, vale a pena anotar para identificar sazonalidades e, futuramente, comparar com ações de marketing ou identificar sazonalidades de mercado.
Qual a importância do controle de vendas?
A transição do papel para o digital é fundamental para economizar tempo, facilitar na elaboração das estratégias de negócio e também, no controle de vendas.
Muitas vezes o controle de vendas é subestimado, sobretudo no início de um empreendimento. Porém, à medida que um negócio cresce, ele se mostra cada vez mais fundamental.
Fazê-lo de uma forma recorrente e organizada é vantajoso porque mostra como está o “presente” da empresa, mas traz insumos para tomada de decisões futuras.
Outra vantagem é consultar o histórico de vendas para identificar padrões de comportamento de clientes, se há crescimento em datas comemorativas, etc. Com esses dados em mãos, as decisões são balizadas por informações confiáveis, que trazem mais segurança para realizar mudanças. Veja, abaixo, alguns exemplos na prática!
1 – Correção de falhas
Erros na precificação de produtos, falta de pagamento e falhas no gerenciamento do estoque podem gerar muitos problemas para a empresa. É aí que entra a importância do controle de vendas, já que uma documentação minuciosa pode servir como alerta para situações que indicam desperdício de verba.
2 – Saúde financeira
É muito importante entender como está a saúde do negócio. Fazer o controle financeiro é uma forma de acompanhar a execução do planejamento da empresa e verificar se as estratégias que foram definidas estão seguindo o caminho previsto e se as metas estão sendo batidas.
3 – Aquisição de novos produtos
Fazendo um bom controle de vendas é possível saber quais produtos têm mais saída ou são vendidos mais rapidamente quando chegam às prateleiras, estabelecendo indicadores para aquisição de novas mercadorias ou fabricação.
No caso de serviços a lógica também se aplica, pois fica mais fácil elaborar orçamentos e entender se há sazonalidade para procura de determinadas atividades. Dessa forma, é possível fazer negociações melhores com fornecedores, antecipando, por exemplo, a compra de matéria-prima.
Como fazer o controle de vendas?
Como mencionamos no início do post, há formas diferentes de fazer o controle das vendas.
O método escolhido está diretamente ligado ao porte do negócio: iniciantes podem fazer o uso do bom e velho caderno de controle de vendas, mas, assim que for possível, aderir a outros métodos.
Os negócios com saídas mais frequentes e gama de produtos maior precisam automatizar esse monitoramento de alguma forma e podem utilizar planilhas, por exemplo. Já as operações mais robustas precisam de um sistema de gestão completo que faça a integração com outros setores da empresa, como controle de estoque e vendas.
Manual
O controle manual das vendas é mais custoso em termos de tempo de dedicação e mais sucessível à falhas de preenchimento, porém, traz as mesmas vantagens que os outros formatos.
Para fazer o controle manual das vendas, separe um caderno ou bloco de papel exclusivo para esta finalidade. Tenha uma folha para cada mês e coloque as informações essenciais em colunas, como nome do cliente (ou local da venda, caso você faça feiras livres ou deixe produtos em lojas colaborativas), especificação do produto (nome ou código), data da venda, data do pagamento e qual a forma de pagamento.
Ao fechar o mês de vendas, é interessante fazer uma somatória do valor vendido e do valor recebido, observar qual o método de pagamento mais utilizado e sinalizar os produtos mais vendidos. Assim há um pequeno resumo do mês fácil de encontrar que pode ser útil para planejar os próximos passos da empresa.
Planilhas
As planilhas permitem um controle de vendas mais robusto e automatizado. Nesse caso, é fundamental estabelecer as variáveis relevantes antes de criar o documento, para garantir que os dados tragam indicadores que serão úteis em ações práticas.
Outro ponto importante é definir os responsáveis pelo preenchimento e como será feita a fiscalização ou conferência, garantindo que os números utilizados sejam confiáveis.
Sistema de gestão
A grande vantagem em ter um sistema de gestão é integrar vários segmentos da empresa e extrair os dados de forma rápida e prática. Outro benefício é coletar mais informações, utilizar filtros para combinar dados diferentes e, assim, visualizar novas oportunidades ou gargalos. Assim, o controle de vendas fica muito mais fácil!
E vamos deixar uma dica especial: com o PlugDash fica muito mais fácil monitorar as métricas relacionadas à vendas. As informações mais importantes do seu ERP vão direto para o celular do seu cliente, deixando tudo mais prático e rápido para para o negócio dele e agregando valor à sua empresa!
