Descubra as melhores práticas para armazenamento de XML e integração com ERP. Segurança, automação e conformidade fiscal em um só lugar!
O armazenamento de XML da nota fiscal é obrigatório por lei. Ela determina que o contribuinte precisa guardá-la por 5 anos para apresentar à Receita Federal, se necessário, sob pena de multa. Mas, como armazenar XML?
Há algumas opções no mercado, desde dispositivos simples até a possibilidade de integração com um ERP. Para desenvolvedores de software e gestores técnicos, encontrar uma solução eficiente para guardar, organizar e integrar os arquivos XML com um ERP pode ser um grande desafio.
Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para armazenamento XML, abordando desde a guarda segura dos arquivos até a integração com sistemas de gestão (ERP) para automatizar processos e garantir conformidade fiscal.
Por que é preciso garantir o armazenamento de XML?
O armazenamento correto dos arquivos XML de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) vai muito além de uma mera organização. Ele é um requisito legal e operacional, impactando diretamente a conformidade fiscal da empresa e a eficiência dos processos internos.
Quando o armazenamento de XML não é feito corretamente, a empresa pode enfrentar problemas como perda de documentos, dificuldades na contabilidade e até penalidades fiscais. Além disso, sem um sistema estruturado para a guarda e recuperação desses arquivos, o ERP pode perder desempenho e a equipe contábil pode ter dificuldades na gestão tributária.
Principais razões para armazenar XML corretamente
- Obrigação fiscal: A legislação exige a guarda dos arquivos XML por até 5 anos, sob risco de multas em caso de fiscalização.
- Facilidade na gestão contábil: O armazenamento de XML adequado permite que os arquivos sejam facilmente acessados pelo ERP e pelo contador, simplificando declarações e auditorias.
- Automação de processos: Um sistema estruturado para armazenar XML possibilita a integração com APIs e Webhooks, reduzindo o trabalho manual e eliminando erros.
- Segurança e integridade dos dados: Com um armazenamento de XML seguro, seja local ou em nuvem, os arquivos ficam protegidos contra perda, corrupção de dados e acessos não autorizados.
- Melhor desempenho do ERP: Armazenar XML corretamente evita sobrecarga no banco de dados do ERP, garantindo mais velocidade e eficiência operacional.
Opções para armazenamento de XML
Existem duas principais formas de armazenar XML de Nota Fiscal, cada uma com vantagens e desafios. Veja as particularidades de cada uma e escolha a melhor para seu sistema.
Armazenamento local (servidores físicos e bancos de dados)
Muitas empresas optam por armazenar os XMLs localmente, em bancos de dados ou servidores físicos. Embora essa abordagem possa garantir controle interno, ela tem desvantagens como risco de falha, perda de dados e dificuldade de escalabilidade.
Vantagens:
- ✅ Controle sobre os arquivos.
- ✅ Acesso rápido e interno.
Desvantagens:
- ❌ Risco de falhas no hardware.
- ❌ Dificuldade de acesso remoto.
- ❌ Alto custo de manutenção e backup.
Armazenamento em nuvem (Cloud Storage e SaaS)
O armazenamento na nuvem é a opção mais recomendada para desenvolvedores que buscam segurança, escalabilidade e integração simplificada com ERPs.
Vantagens:
- ✅ Segurança avançada e criptografia.
- ✅ Backup automático e alta disponibilidade.
- ✅ Acesso remoto e escalabilidade.
Desvantagens:
- ❌ Dependência de conexão com a internet.
- ❌ Custo variável conforme uso.
Melhores práticas para guarda de XMLs
Para garantir a segurança, integridade e conformidade fiscal no armazenamento de XMLs, siga estas boas práticas:
- Backup regular: Utilize soluções automatizadas para realizar backups periódicos dos XMLs. Prefira armazenamentos redundantes, como nuvem e servidores locais, garantindo que os arquivos possam ser recuperados em caso de falha, corrupção de dados ou exclusão acidental.
- Criptografia: Proteja os XMLs contra acessos não autorizados utilizando criptografia de ponta a ponta (AES-256). Além disso, implemente certificados digitais para garantir a autenticidade dos documentos e impedir alterações não autorizadas nos arquivos.
- Acesso controlado: Defina permissões de acesso dentro do ERP para garantir que apenas usuários autorizados possam visualizar, modificar ou exportar XMLs. Utilize modelos como RBAC (Role-Based Access Control) para restringir acessos conforme a função do usuário e registre logs de atividades para auditoria e rastreabilidade.
- Automação: Utilize APIs e Webhooks para capturar, armazenar e organizar automaticamente os XMLs no ERP. A automação evita erros manuais, melhora a eficiência operacional e garante que todos os documentos estejam sempre atualizados, eliminando riscos de documentos extraviados ou desatualizados.
Automatização do armazenamento de XML
O arquivo XML é necessário em diversas etapas de uma empresa, como controle de estoque, fluxo de caixa e emissão de documentos de transporte. Com tantos XMLs, é inviável que o contribuinte faça esse processo manualmente.
Além disso, é comum que as pessoas arquivem os documentos em dispositivos como um pendrive, que não garantem nenhuma segurança pela facilidade de perda e pela dificuldade de acesso. O recomendável é armazenar XML de nota fiscal na nuvem, afinal, estamos falando de documentos digitais.
Por isso, a opção para o seu cliente é automatizar esse processo. Sua software house pode contribuir para essa atitude fazendo a implementação do armazenamento XML com o seu ERP. Vamos ver como fazer isso?
Como implementar o armazenamento de XML?
Permitir que seu cliente faça o armazenamento das notas no seu ERP oferece ótimas oportunidades de conquistar o mercado. Isso porque os processos automatizados facilitam muito o dia a dia do seu cliente, que precisa emitir um volume grande de notas fiscais.
Portanto, a tecnologia entra para ajudar todos aqueles envolvidos na emissão e utilização das NFes, usando inteligência artificial e rastreabilidade. Com isso, seu cliente consegue ter os documentos fiscais organizados e prontos para consulta.
Só que implementar o armazenamento de XML envolve uma série de etapas que precisam ser seguidas com muito cuidado para garantir a eficiência da implementação.
Afinal, qualquer erro nesse processo pode prejudicar o seu cliente. Então, vamo ver agora as principais etapas para implementar com o seu ERP e garantir a segurança do usuário.
Etapas para implementar o armazenamento XML
Primeiro, é preciso garantir consulta rápida e eficiente aos arquivos armazenados. Agilizar esse processo é vantajoso também para as transportadoras e contabilidades, que podem precisar desses arquivos. Se a consulta é facilitada pelo armazenamento seguro, a burocracia acaba diminuindo.
Depois, os desenvolvedores precisam criar as ferramentas que permitam o download seguro do documento XML. A ideia é que o sistema faça a consulta da NFe na SEFAZ e, a seguir, o download para a nuvem. Como estamos falando de arquivos digitais, é importante garantir a segurança desse processo na nuvem.
A próxima etapa é permitir a importação do documento da SEFAZ para o ERP de forma rápida e automática. A partir do certificado digital, as notas fiscais emitidas com o CNPJ do seu cliente vão direto para a plataforma. Assim, ele não perde tempo realizando esse procedimento manualmente e pode focar em atividades mais importantes.
Por fim, claro, é preciso fazer o armazenamento do arquivo e uma ferramenta de pesquisa eficiente. Isso significa que o cliente deve achar rapidamente as notas dentro do sistema com opções de busca automática.
Cada uma dessas etapas exige um grande esforço, afinal, esse não é um trabalho fácil para os desenvolvedores.
A equipe precisará entender todos os processos de uma gestão contábil para desenvolver um sistema como esse. Além disso, será necessário contratar novos especialistas no assunto para evitar erros. Mesmo assim, falhas podem acontecer e prejudicar muito o seu cliente. Afinal, o armazenamento do XML é uma exigência da lei.
Uma ótima opção nesse caso é adotar uma plataforma já pronta para integrar com seu ERP e realizar todo o processo de emitir e armazenar o XML de nota fiscal.
Como integrar o armazenamento de XML com um ERP?
A integração entre armazenamento XML e ERP é essencial para otimizar processos e evitar a perda de documentos fiscais. Abaixo estão as principais formas de realizar essa integração.
API de recebimento e armazenamento de XML
A API recebe os XMLs de NF-e/NFC-e automaticamente e os armazena em um banco de dados ou na nuvem.
- Tecnologias recomendadas: RESTful API, JSON, Webhooks.
- Exemplo de fluxo:
1️⃣ ERP captura XML automaticamente.
2️⃣ API armazena XML em um banco de dados ou cloud storage.
3️⃣ Usuário acessa os arquivos diretamente no ERP.
Webhooks para atualização automática de XMLs
Os webhooks permitem que o ERP seja atualizado sempre que um novo XML for armazenado, garantindo que a empresa sempre tenha acesso à versão mais recente do documento.
Benefícios: Sincronização automática, menor latência e menor carga no sistema.
Banco de dados otimizado para XML
Em casos onde o armazenamento de XML local ainda seja necessário, pode-se usar um banco de dados relacional (MySQL, PostgreSQL) ou NoSQL (MongoDB) com otimização para XML.
Dica: Utilize índices e compressão para reduzir o consumo de armazenamento.
A seguir, vamos ver uma alternativa para você integrar ao seu ERP e garantir mais segurança na hora de armazenar o XML de nota fiscal:
PlugNotas garante um armazenamento de XML seguro
O PlugNotas da TecnoSpeed é uma API de emissão e gestão de documentos fiscais confiável e eficiente para armazenar o XML de nota fiscal. É um módulo desenvolvido especialmente para software houses que desejam garantir o armazenamento XML de forma segura para os seus clientes.
A funcionalidade pode ser integrada diretamente ao seu ERP. Assim sua equipe de desenvolvedores não precisa se preocupar em desenvolver uma forma de armazenar XML no software, ela já vem pronta. Nós fazemos todo o trabalho para você.
Vantagens do PlugNotas
Com essa plataforma, o seu cliente não só pode armazenar o XML de nota fiscal na nuvem por 5 anos, como fazer todo o processo de emissão da NFe, desde consulta, download e distribuição desses documentos.
Assim, você simplifica a vida do seu usuário e da sua equipe. De um lado, seu cliente não precisa incluir os dados manualmente para a emissão da nota, economizando tempo e esforço. De outro, sua equipe não precisa gastar horas de trabalho desenvolvendo uma solução do zero.
É uma situação ganha-ganha para todos os lados. Sem falar que o PlugNotas deixa o seu sistema muito mais robusto e preparado para atender as necessidades do cliente, aumentando a confiança que ele tem no seu produto.
Perguntas frequentes (FAQ) sobre armazenamento de XML
❓ Por quanto tempo preciso armazenar XML de Nota Fiscal?
📌 A legislação exige a guarda dos XMLs por 5 anos, podendo ser solicitados a qualquer momento pela fiscalização.
❓ É seguro o armazenamento de XML na nuvem?
📌 Sim! Soluções de armazenamento em nuvem contam com criptografia, backups automáticos e alta disponibilidade.
❓ Como automatizar o armazenamento de XML no ERP?
📌 A melhor forma é integrar APIs de recebimento de XMLs e utilizar webhooks para sincronização automática.
