Descubra a melhor maneira de armazenar o XML de nota fiscal com o seu ERP. No post mostramos como ajudar o seu cliente a automatizar todo o processo.

Armazenar o XML de nota fiscal é obrigatório por lei. Ela determina que o contribuinte precisa guardá-la por 5 anos para apresentar à Receita Federal se for necessário, sob pena de multa. Mas como armazenar o XML de nota fiscal? 

Há algumas opções no mercado, desde dispositivos simples até a possibilidade de integração com um ERP. Para quem é desenvolvedor, isso é importante, porque os clientes costumam utilizar muito o módulo de notas fiscais. 

Ao longo do post, vamos ver como fazer a integração do armazenamento XML com o seu ERP. Continue lendo. 

Automatização do armazenamento do XML

O arquivo XML é necessário em diversas etapas de uma empresa, como controle de estoque, fluxo de caixa e emissão de documentos de transporte. Com tantos XML, é inviável que o contribuinte faça esse processo manualmente. 

Além disso, é comum que as pessoas arquivem os documentos em dispositivos como um pendrive, que não garantem nenhuma segurança pela facilidade de perda e pela dificuldade de acesso. O recomendável é armazenar o XML de nota fiscal na nuvem, afinal, estamos falando de documentos digitais. 

Por isso, a opção para o seu cliente é automatizar esse processo. Sua software house pode contribuir para essa atitude fazendo a implementação do armazenamento XML com o seu ERP. Vamos ver como fazer isso?

Como implementar o armazenamento XML 

Permitir que seu cliente faça o armazenamento das notas no seu ERP oferece ótimas oportunidades de conquistar o mercado. Isso porque os processos automatizados facilitam muito o dia-a-dia do seu cliente, que precisa emitir um volume grande de notas fiscais. 

Portanto, a tecnologia entra para ajudar todos aqueles envolvidos na emissão e utilização das NFes, usando inteligência artificial e rastreabilidade. Com isso, seu cliente consegue ter os documentos fiscais organizados e prontos para consulta. 

Só que implementar o armazenamento XML envolve uma série de etapas que precisam ser seguidas com muito cuidado para garantir a eficiência da implementação.

Afinal, qualquer erro nesse processo pode prejudicar o seu cliente. Então, vamo ver agora as principais etapas para implementar com o seu ERP e garantir a segurança do usuário.  

Etapas para implementar o armazenamento XML

Primeiro, é preciso garantir consulta rápida e eficiente aos arquivos armazenados. Agilizar esse processo é vantajoso também para as transportadoras e contabilidades, que podem precisar desses arquivos. Se a consulta é facilitada pelo armazenamento seguro, a burocracia acaba diminuindo.

Depois, os desenvolvedores precisam criar as ferramentas que permitam o download seguro do documento XML. A ideia é que o sistema faça a consulta da NFe na SEFAZ e, a seguir, o download para a nuvem. Como estamos falando de arquivos digitais, é importante garantir a segurança desse processo na nuvem.

A próxima etapa é permitir a importação do documento da SEFAZ para o ERP de forma rápida e automática. A partir do certificado digital, as notas fiscais emitidas com o CNPJ do seu cliente vão direto para a plataforma. Assim, ele não perde tempo realizando esse procedimento manualmente e pode focar em atividades mais importantes. 

Por fim, claro, é preciso fazer o armazenamento do arquivo e uma ferramenta de pesquisa eficiente. Isso significa que o cliente deve achar rapidamente as notas dentro do sistema com opções de busca automática.

Cada uma dessas etapas exige um grande esforço, afinal, esse não é um trabalho fácil para os desenvolvedores. 

A equipe precisará entender todos os processos de uma gestão contábil para desenvolver um sistema como esse. Além disso, será necessário contratar novos especialistas no assunto para evitar erros. Mesmo assim, falhas podem acontecer e prejudicar muito o seu cliente. Afinal, o armazenamento do XML é uma exigência da lei. 

Uma ótima opção nesse caso é adotar uma plataforma já pronta para integrar com seu ERP e realizar todo o processo de emitir e armazenar o XML de nota fiscal. 

A seguir, vamos ver uma alternativa para você integrar ao seu ERP e garantir mais segurança na hora de armazenar o XML de nota fiscal. 

Plugstorage para armazenar o XML de nota fiscal

O Plugstorage da TecnoSpeed é uma gerenciador de documentos fiscais confiável e eficiente para armazenar o XML de nota fiscal. É um módulo desenvolvido especialmente para software houses que desejam garantir o armazenamento XML de forma segura para os seus clientes. 

A funcionalidade pode ser integrada diretamente ao seu ERP. Assim sua equipe de desenvolvedores não precisa se preocupar em desenvolver uma forma de armazenar XML no software, ela já vem pronta. Nós fazemos todo o trabalho para você.

Vantagens doPlugstorage

Com essa plataforma, o seu cliente não só pode armazenar o  XML de nota fiscal na nuvem por 5 anos, como fazer todo o processo de emissão da NFe, desde consulta, download e distribuição desses documentos. 

Assim, você simplifica a vida do seu usuário e da sua equipe. De um lado, seu cliente não precisa incluir os dados manualmente para a emissão da nota, economizando tempo e esforço. De outro, sua equipe não precisa gastar horas de trabalho desenvolvendo uma solução do zero. 

É uma situação ganha-ganha para todos os lados. Sem falar que o Plugstorage deixa o seu sistema muito mais robusto e preparado para atender as necessidades do cliente, aumentando a confiança que ele tem no seu produto. 

Integração

Para fazer a integração, é fácil. Você pode escolher integrar o Plugstorage ao seu ERP via API ou monitoramento de arquivos. Agora, se você já utiliza o NFe TecnoSpeed, a integração é nativa.

Em caso de dúvidas, nossa equipe de suporte está sempre preparada para ajudar você no processo de integração e de utilização da plataforma para armazenar o XML de nota fiscal. 

Conheça o Plugstorage e veja como podemos facilitar a sua vida e a do seu cliente.