Pensar em soluções de automação de pedidos externos e estoque virtual não só ajuda na redução de custos, como traz muitos outros benefícios para seus clientes. Veja aqui.
Independente do tamanho da empresa, quantidade de vendas mensais ou o ramo escolhido, sobreviver no mundo atual não é fácil. Com o acesso à internet e redes sociais à disposição, os clientes estão cada vez mais exigentes, e atender suas demandas de forma ágil e eficiente deixou de ser uma escolha para se tornar requisito essencial. É preciso priorizar a automação!
Para as empresas que trabalham com um time de vendedores externos, executar todo o trabalho manual de aprovação e digitalização de pedidos é perda de tempo e deve ficar no passado. A palavra de ordem do século XXI é produtividade. E de que forma podemos alcançá-la? Com tecnologia.
A automação também deve ser implementada para administrar o estoque do seu negócio. Ter o controle do estoque em planilhas ou outras soluções que precisam ser preenchidas manualmente aumentam o risco de ruptura e isso pode acarretar diversos problemas. A solução disso pode estar no estoque virtual, forma de controlar todas as entradas e saídas de forma automatizada.
A seguir, vamos mostrar os benefícios que a automação de pedidos externos e controle de estoque pode levar para toda a empresa. Confira!
Como reduzir custos com a automação de pedidos externos?
Com a automatização é possível aumentar a produtividade e ainda reduzir custos. Veja como! | Imagem: Prexels
Sempre que um processo é feito manualmente, ele acaba envolvendo mais pessoas, tarefas e tempo antes de ser concluído. E com as vendas externas não seria diferente.
Em um processo manual, os vendedores externos devem preencher os pedidos à mão, levá-los até o pessoal responsável pela aprovação para só então serem digitalizados.
Com a automação de pedidos externos não só essas tarefas se tornam automáticas como muitas outras também! Por exemplo, condições de pagamento, histórico de compras dos clientes ou bloqueio de vendas quando não houver estoque, entre outros.
E onde entra a redução de custos? Sempre que processos são automatizados, o número de pessoas necessárias para realizá-los diminui bastante, podendo ser treinadas e realocadas para outras áreas ou atividades.
Além disso, no caso das vendas externas, por exemplo, o uso de automação faz com que todo o gerenciamento de pedidos seja realizado em bem menos tempo, tornando todo o processo mais produtivo.
E menos gastos e mais produção, significa mais lucro. Neste caso, este dinheiro extra pode ser revertido em benefícios para os consumidores ou promoções e descontos nos produtos.
E com o estoque virtual, é possível minimizar custos?
De acordo com a Neogrid, empresa especializada em gestão de cadeia de suprimentos, a ruptura de estoque pode chegar a 10% no varejo, resultando em um prejuízo significativo. Ter um estoque virtual pode diminuir essa perda, além de reduzir custos e tornar os processos mais ágeis e confiáveis.
Mas, antes de entender melhor como a utilização de um estoque virtual pode impactar positivamente no caixa da empresa, é preciso conhecer mais a fundo esse sistema de automação.
Tudo o que você precisa saber sobre estoque virtual! | Imagem: Prexels
Estoque virtual: o que é?
O estoque virtual é a gestão automatizada dos produtos que estão disponíveis para serem comercializados. E-commerces podem ser muito beneficiados pela solução, mas isso também se aplica a lojas físicas. Ter um sistema de automação que dá baixas automáticas quando ocorre uma venda poupa esforços desnecessários e também minimiza erros.
Para que serve o estoque virtual?
A principal função do estoque virtual é manter o estoque atualizado sem a necessidade de monitoramento manual. O sistema de estoque virtual deve ser conectado ao sistema de vendas, alguns sistemas, inclusive, têm as duas soluções integradas, como por exemplo os ERPs.
Em suma, o estoque virtual é a forma de automação mais fácil e confiável de controlar quais produtos estão disponíveis, quais entraram e quais saíram, tudo de forma automática, sem a necessidade de preenchimento manual a cada produto que entra e sai.
No vídeo abaixo, você compreende ainda mais do que se trata o estoque virtual. Veja:
Como o estoque virtual ajuda a reduzir custos?
A possibilidade de erros é muito menor em sistemas de automação, como os usados por estoques virtuais. Se a pessoa responsável por administrar o sistema seguir todos os passos, dando entrada e saída das mercadorias, o risco de ruptura é diminuído.
Geralmente, esse trabalho é muito simples, já que as mercadorias entram no sistema quando a Nota Fiscal é emitida e saem quando uma venda é realizada, então o processo é automático quase que por completo.
Considerando o que foi ressaltado acima, a redução de custos é certa. Minimizando prejuízos e aumentando a margem de lucro, todo o investimento feito com o estoque virtual acaba valendo muito a pena.
6 vantagens da automação de pedidos externos
Como dissemos acima, a automação de pedidos é a melhor forma de responder às novas exigências dos consumidores e ainda ajudá-los na redução de custos. Mas se você como empresário ainda não ficou convencido deste benefício, saiba que incluir um aplicativo de vendas externas no seu software pode agregar valor a seu produto e destacá-lo da concorrência por muitos outros motivos. Por exemplo:
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Maior confiabilidade de informações
A automação de pedidos é imediata, sem envolver preenchimento manual, e-mails, telefonemas e afins. Ou seja, o que o cliente pediu no momento da venda será inserido no sistema e posteriormente entregue corretamente. Essa é a melhor forma de evitar quantidades ou produtos errados, que geram gastos extras com devolução, por exemplo.
Outro benefício que um aplicativo de vendas externas completo proporciona é a atualização do histórico de cliente. Todo o processo de venda será registrado no sistema, e os vendedores e gestores podem acessá-la e conferi-la de onde estiverem, sempre que necessário.
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Rapidez na separação e entrega de produtos
Um aplicativo de vendas externas garante muito mais agilidade nos processos. Assim que um vendedor faz a inclusão do pedido no sistema, os demais funcionários da empresa imediatamente recebem a informação e já podem prosseguir com suas atividades, como separar a encomenda e encaminhar a entrega.
Empresas que trabalham sem um software de gestão integrado a uma solução de automação de pedidos, geralmente, se perdem quando chegam muitas vendas de uma vez. Em datas como Black Friday ou Natal, por exemplo, em que os comércios acabam vendendo um volume maior de produtos, estes problemas de organização podem acarretar em falta de estoque e demora na entrega.
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Melhor controle de estoque
Um sistema de automação atualiza o volume do estoque de forma automática sempre que uma venda é finalizada. Ou seja, durante uma venda externa, o vendedor pode conferir quais quantidades dos produtos estão disponíveis naquele momento, evitando possíveis cortes de pedidos, por exemplo.
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Cadastro atualizado na palma das mãos
Imagine só, marcar uma reunião com um cliente em determinada hora, mas por conta do trânsito só chegar meia hora mais tarde. Esta situação por si só já é bastante ruim, não é mesmo? Agora imagine não ter o e-mail ou telefone do cliente em mãos para avisá-lo do atraso. Pior ainda! Ter acesso ao cadastro dos clientes diretamente do celular é essencial para o comércio que trabalha com vendas externas.
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Criador de rotas inteligentes
Inúmeros fatores podem atrapalhar a performance das vendas externas, como trânsito, alagamentos, diferentes visitas em um mesmo dia, preço alto do combustível, transporte público muito cheio… Se seu software ainda não possui uma solução de automação de criação de rotas inteligentes, talvez esta seja uma boa ideia.
Muitas medidas podem ser tomadas para aumentar a produtividade de um dia fora do escritório. Evitar os horários de pico para agendar as reuniões é uma delas. Mas um bom planejamento de rota de vendas consegue mostrar graficamente que empresas ficam próximas umas das outras e quais clientes podem ser agendados no mesmo dia.
Lembre-se, tempo é dinheiro. Quanto mais gastos seus clientes conseguirem reduzir com a sua ajuda, mais satisfeitos eles ficarão com os produtos que você desenvolve.
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Facilidade nas tomadas de decisão
Quanto mais informações forem inseridas no sistema de automação de pedidos, mais fácil será para os gestores do comércio analisarem uma série de detalhes a fim de criar novas estratégias de venda. A partir do uso de relatórios, é possível analisar quais produtos vendem mais, promover campanhas e promoções, investir em novos itens, entre outros.
Conheça as vantagens do estoque virtual
Além das vantagens já citadas anteriormente de minimizar prejuízos e reduzir os custos, o estoque virtual garante outros benefícios – tanto para o empresário e clientes, quanto para os fornecedores. Confira as principais delas:
Organização
Manter todos os ativos de uma empresa organizados resulta em agilidade, mais clareza e maior possibilidade de lucros. Com um estoque em dia gerenciado virtualmente, fica mais fácil organizar todos os processos e produtos.
Antecipação de demandas
É mais fácil prever demandas de abastecimento antes que produtos zerem no estoque. A tomada de decisões é mais certeira quando é possível prever quais produtos precisam de reposição e quando ela precisa ser feita, pensando na logística de entrega e, quando necessário, fabricação de produtos.
Satisfação dos clientes
Quando o estoque não é atualizado com frequência, ou é atualizado de forma errada, o cliente pode ser pego de surpresa por não ter o produto que deseja. Isso pode causar vários transtornos, como estorno de pagamento e, muitas vezes, taxas bancárias.
Um cliente insatisfeito pode não voltar a comprar em sua empresa e até mesmo ser porta-voz de relatos negativos sobre o seu negócio. Com o estoque virtual, esses riscos são drasticamente menores.
Melhor relacionamento com fornecedores
Tendo em vista a vantagem de poder antecipar demandas, o empresário ou gestor consegue fazer encomendas com antecipação, respeitando os prazos estipulados pelos fornecedores. Isso ajuda a criar e manter uma relação saudável entre as duas partes.
Relação realista entre compra/fabricação e venda
Tendo clareza da quantidade de cada mercadoria em estoque, é mais fácil entender quais e quantos produtos precisam de reposição, considerando a frequência que eles são vendidos e quanto tempo demoram para serem repostos.
Automatize já!
Viu só quantas vantagens? Investir em automação pode ser o passo que faltava para alavancar o crescimento do seu negócio e lucrar muito mais.
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