Você sabe como fazer one-on-one? Sabe qual é o local, a frequência e a duração ideais para realização dessa prática? Vamos descobrir!
No artigo anterior, descobrimos o que é one-on-one e quais as vantagens desta prática para a sua empresa. Conhecendo essas vantagens, você já deve estar querendo fazer one-on-ones na sua empresa, certo?
Essa prática de gestão de pessoas, que consiste em uma conversa informal entre um líder e um liderado, melhora expressivamente o seu relacionamento com sua equipe e, consequentemente, os seus resultados.
Neste artigo, vamos te explicar como fazer one-on-one: a duração, local e frequência ideais para a prática. Além disso, vamos apresentar 7 dicas essenciais para alcançar bons resultados com one-on-ones, e 2 atitudes que você deve evitar a todo custo.
Prefere vídeo? Assista esse conteúdo, apresentado pelo diretor do PlugMobile, Leonardo Galdioli:
Como fazer one-on-one?
Para fazer one-on-one, não existem muitas regras, é um conceito bastante amplo e flexível. No entanto, estabelecer e manter um processo de one-on-one realmente proveitoso custará bastante tempo e esforço.
Primeiro, você deve definir a duração, o local e a frequência com que vai realizar one-on-ones, sempre tendo em mente o tamanho da sua equipe e sua disponibilidade.
Qual é a duração do one-on-one?
Geralmente, o one-on-one tem duração total de 30 minutos, podendo extrapolar em um ou dois minutos para conclusão de um assunto.
Nos primeiros 10 minutos, deixe o colaborador falar, respondendo apenas o que ele solicitar, mas sem adicionar considerações muito extensas. Se necessário, estimule-o com perguntas.
Já nos 10 minutos seguintes, é sua vez de falar. É a hora de responder cada consideração, dúvida, queixa ou pedido do colaborador, inclusive as feitas em sessões anteriores que ficaram pendentes
Nos últimos 10 minutos, ambos são livres para falar o quanto for necessário, fazendo considerações finais sobre os assuntos abordados e propondo ações para o futuro.
Onde fazer o one-on-one?
É possível realizar um one-on-one em absolutamente qualquer lugar com privacidade suficiente. Uma mesinha de café um pouco isolada na empresa, uma sala de reunião, ou até fora da empresa.
Lembre-se que one-on-one não é uma reunião formal, e por isso não é muito recomendado executá-la em sua sala particular ou algum lugar que possa intimidar o colaborador.
Qual é a frequência ideal?
Bem, isso depende da sua disponibilidade e, principalmente, do tamanho da sua equipe. As frequências mais comuns são: semanal, quinzenal ou mensal. Fazer o one-on-one toda semana é o ideal.
Pode parecer que a frequência semanal tomará muito do seu tempo, mas é exatamente isso que se espera de um líder: que você dedique bastante tempo para sua equipe. Teste e verá os resultados!
7 dicas para fazer one-on-one
Viu só como não é difícil fazer one-on-one? Aqui na TecnoSpeed, muitos gestores aplicam esta prática e relatam bons resultados.
Para extrair o máximo de informações e ter o melhor aproveitamento possível do seu one-one-one, confira as dicas a seguir:
1. Marque na sua agenda
Reserve uma data e um horário específicos para fazer o one-on-one, pois seu colaborador poderá preparar para a reunião. Se possível, repita este horário e dia da semana, para acostumar o colaborador com a cadência deste compromisso.
2. Comece com uma frase
É importante que você tenha uma frase padrão, que indique o início “oficial” do one-on-one. Isso porque, ao chamá-lo para a reunião, é normal que vocês comecem a conversa de com assuntos aleatórios.
Por isso, é importante que você tenha uma “frase gatilho”, que simbolize o início do one-on-one. Escolha algo bem natural, como “E aí, o que você me diz?” e utilize sempre essa frase.
3. Respeite a vez dele
O principal objetivo do one-on-one é ouvir. Guarde suas perguntas e considerações para sua vez de falar, respondendo apenas se ele solicitar.
4. Espere 5 segundos para começar a falar
Depois que o seu colaborador acabar de falar, é importante que você espere um pouquinho, por volta de 5 segundos, para começar a falar. Dica estranha, mas tem fundamento!
Essa estratégia considera a tendência humana de desconforto com o silêncio. Nestes 5 segundos de espera, a linha de raciocínio do seu colaborador irá continuar, e em busca de algo para quebrar o silêncio, ele provavelmente se lembrará de mais coisas.
As vezes, é nessa “prorrogação” que o colaborador diz as coisas mais importantes.
5. Faça anotações
Durante todo o one-on-one mas principalmente nos primeiros 10 minutos, anote. Anote as perguntas, respostas, considerações, reclamações e as ações que você vai tomar após a reunião.
6. Mais alguma coisa?
No final, sempre pergunte se o seu colaborador tem mais algo a dizer, pois as melhores informações podem vir nesse momento.
Isso é importante porque, em alguns casos, o colaborador pode não encontrar o contexto ou oportunidade para abordar um assunto específico durante seus primeiros 10 minutos.
7. Dica bônus: 101 perguntas
Principalmente nos seus primeiros one-on-ones, você pode ficar em dúvidas sobre o que perguntar ao colaborador. Por isso, uma publicação do Blog do Lui Holleben sugere 101 questões importantes que você pode perguntar ao colaborador.
Acesse a lista: http://luiholleben.com/people/101-perguntas-1-1s/
2 dicas do que NÃO fazer no one-on-one
Em relação ao one-on-one, existem algumas atitudes que podem reduzir sua credibilidade, desengajar o colaborador e até mesmo chateá-lo.
Por isso, elencamos duas atitudes que você deve evitar a qualquer custo.
1. Não remarque
Evite ao máximo re-marcar um one-on-one agendado com o colaborador. Essa atitude passa a mensagem de que você tem tarefas mais importantes do que ele.
É claro que podem acontecer imprevistos, mas se for o caso, deixe seus motivos bem explicados e claros para o colaborador.
2. Não permita interrupções
Interromper a reunião que pode incomodar muito o colaborador e acabar com a produtividade do one-on-one. Tire o som do celular e dispense outras pessoas interrompendo caso não seja de extrema urgência.
3. Não disperse
Durante toda a duração do one-on-one, preste total atenção ao colaborador. Concentre-se, faça-se presente e não perca o foco.
Se você já sabe que costuma dispersas enquanto faz anotações no notebook, com notificações por exemplo, use um caderno!
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